Ontwerp je eigen evenementtickets op Sway, wettelijke vermeldingen inbegrepen

Organisatoren op Sway kunnen nu het pdf-ticket van hun evenementen ontwerpen. Je uploadt je ontwerp, Sway legt er een beveiligde zone overheen met de QR-code en de vermeldingen die een ticket moet tonen, en jij zet die zone waar die bij het ontwerp past. Elke koper krijgt een ticket dat eruitziet als jouw evenement, en niets van wat je aanpast kan de scan aan de deur of de wettelijk verplichte informatie breken.

Drie A4-opmaken om mee te starten

Elk ticket blijft een A4-pagina: het print op elke printer thuis en opent op elke telefoon hetzelfde. Je kiest de opmaak die past bij het ontwerp dat je al hebt:

• A4 met je ontwerp: je ontwerp vult de pagina, de beveiligde zone is een band die je kunt verplaatsen.
• A4 postkaart: je affiche vult de pagina en de zone zweeft als een kaart die je overal kunt neerzetten.
• A4 klassiek met je voorwaarden: een witte pagina met de beveiligde zone als kop, je ontwerp in het midden en je eigen voorwaardentekst onderaan.

Nog geen ontwerp? Laat De affiche van het evenement gebruiken als er geen ontwerp is aan staan, dan neemt het ticket de eigen affiche van het evenement, vervaagd, als achtergrond.

Jouw ontwerp, de beveiligde zone van Sway

De editor toont je ontwerp met de zone erover. Sleep de zone om ze te plaatsen: de grootte staat vast en ze blijft altijd binnen de pagina. Het werkt hetzelfde met een muis op een laptop als met een vinger op een telefoon.

De zone draagt wat een ticket moet bewijzen: de QR-code, het evenement, de datum en de locatie, het tickettype, de betaalde prijs inclusief servicekosten, de naam van de houder, het ticketnummer en de organisator. Een gratis ticket, een uitnodiging van de gastenlijst en een ticket gekocht met een kortingscode zeggen dat ook, in plaats van een catalogusprijs te drukken die niemand betaalde.

Je kiest hoe de zone eruitziet over je ontwerp, Licht, Donker of Glas, en de accentkleur. Als een kleur de tekst op de zone moeilijk leesbaar zou maken, past Sway ze aan in plaats van een onleesbaar ticket te drukken.

Eén sjabloon voor alle evenementen

Een promotor kan zijn ontwerpen als sjablonen opslaan op de promotorpagina en op al zijn evenementen gebruiken. Stel er een in als standaard en elk evenement dat naar die promotor wordt uitbetaald, drukt ermee af tot het een eigen ontwerp krijgt.

De koppeling is live: pas je het sjabloon aan, dan veranderen ook de tickets van alle evenementen die het volgen. Een evenement kan ook loskoppelen van het sjabloon en zijn huidige look als eigen ontwerp houden, om het voor één avond aan te passen.

Een ontwerp per tickettype en per taal

Een vip-ticket kan er anders uitzien dan een gewoon ticket: elk tickettype kan een eigen ontwerp hebben, de andere volgen dat van het evenement. Je kunt ook een versie per taal toevoegen, bijvoorbeeld een affiche met vertaalde tekst. Een koper krijgt de versie in de taal waarin hij kocht, en ook de labels van de beveiligde zone volgen die taal.

Controleer het voor je verkoopt

Test-pdf opent het huidige ontwerp gevuld met voorbeeldgegevens en de echte titel, datum en locatie van je evenement, zodat je het kunt printen en op papier bekijken voor de verkoop opent. De QR-code zegt dat het geen ticket is.

Als je in je eigen programma ontwerpt, geeft Sjabloon downloaden de lege pagina van elke opmaak met de beveiligde zone gemarkeerd waar je ze hebt neergezet: SVG voor Figma en Illustrator, PNG, PDF, PSD met lagen voor Photoshop, Photopea en Canva, of een ZIP met alles en de afmetingen. Ontwerp op de ontwerplaag, exporteer de pagina, upload ze.

Gemaakt om gescand te worden, en om binnen de regels te blijven

Een eigen ticket is alleen nuttig als het aan de deur werkt. Daarom blijven een paar dingen altijd gelijk, wat het ontwerp ook is:

• Eén code per ticket. De QR-code wordt door Sway gedrukt, zwart op een wit vlak met marge, in een formaat dat elke scanner leest. Een ontwerp met nog een QR-code wordt bij het uploaden geweigerd.
• De echte prijs. Het ticket vermeldt wat de koper betaalde, servicekosten inbegrepen, zoals de consumentenregels over de doorverkoop van tickets vragen.
• De organisator. De promotor die het ticket verkoopt staat erop, met bedrijfsnaam en nummer als het een bedrijf is.
• Het Sway-logo. Het Sway-logo, zwart of wit naargelang de zone, staat op elk ticket. Promotors met een plan met white-label ticketing (Studio en Roster) krijgen tickets zonder.
• Moeilijker te kopiëren. Optionele microtekst tegen kopiëren herhaalt de naam van de houder en het ticketnummer in heel klein lettertype achter de tekst van de zone. Een fotokopie of screenshot maakt die vlekkerig, wat het deurpersoneel helpt als een afdruk twijfelachtig lijkt.

Aan de slag

Open je evenement in Backstage, ga naar Tickets en dan naar het tabblad Ontwerp. Sjablonen van de promotor staan onder de Instellingen van de promotorpagina, op het tabblad Ticketsjablonen. De hele editor staat stap voor stap beschreven in de documentatie over ticketontwerp.

Nieuw bij Sway? Maak je promotorpagina aan, zet je eerste evenement in de verkoop en verstuur tickets die bij je avond passen.