Découvrez Swapy, l'assistant IA qui connaît votre événement

Swapy est l'assistant IA intégré au Backstage de Sway. Sur un événement, il répond à vos questions à partir de ce que Sway mesure et de ce que votre équipe lui a appris. Il rédige aussi vos campagnes e-mail et relit celles déjà envoyées, explique le fonctionnement de Sway d'après la documentation, et aide les nouveaux venus à créer ou revendiquer une page.

Swapy est l'assistant IA intégré au Backstage de Sway. Posez-lui une question sur un événement : il répond à partir de ce que Sway mesure et de ce que votre équipe lui a appris. Il rédige et relit vos campagnes e-mail, partage un lien avec votre équipe de porte, et ne dit jamais combien de billets restent. Vous confirmez chaque fait qu'il apprend, et il n'envoie rien tout seul.

Ce que Swapy fait sur un événement

Posez une question sur un événement : Swapy cherche ce dont il a besoin, puis répond en une ou deux phrases. Il lit la programmation, les types de billets, les commandes payées, la guestlist, l'équipe, ainsi que l'historique de l'organisateur, du lieu et des artistes bookés. Il peut aussi comparer l'événement aux éditions précédentes du même nom.

Avec moins de trois événements passés, Swapy dit que l'historique est trop mince pour en tirer une médiane. Il n'invente pas de tendance.

Il distingue deux sortes d'informations. Un chiffre mesuré par Sway et une phrase tapée par un collègue ne se valent pas, et la réponse indique laquelle des deux il a utilisée.

Avant que vous ne tapiez quoi que ce soit, le panneau propose six questions tirées de votre événement : un artiste sans horaire de passage, un nom que quelqu'un a renseigné, une question posée par votre équipe et restée sans réponse.

Lui apprendre ce que Sway ne mesure pas

Sway connaît vos ventes de billets. Il ignore le numéro de téléphone du photographe et l'heure du load-in. L'onglet Entraîner comble ce manque. Écrivez ce que vous savez, par exemple « Alex est le photographe, joignable au +32 470 00 00 00. Le load-in est à 16 h », puis cliquez sur Extraire les faits. Chaque fait arrive sous En attente de vous. Vous confirmez ceux qui sont justes et rejetez les autres.

Rien n'est cité à personne avant votre confirmation. Un fait erroné, c'est un bénévole qui appelle le mauvais numéro à 2 h du matin : Swapy n'applique donc jamais sa propre extraction.

Vous pouvez aussi importer une boîte mail. Déposez un export .eml ou .mbox, comme l'échange avec le tour manager, le rider ou la confirmation d'hôtel, et Swapy en tire des faits en attente que vous relisez de la même façon. Un fichier à la fois, jusqu'à 10 Mo. Le fichier est lu une fois puis écarté : seuls les faits que vous confirmez sont conservés.

Deux réglages affinent encore les réponses. Demandé, jamais répondu liste les questions auxquelles Swapy n'a pas su répondre, avec le nombre de fois où chacune est revenue : vous savez quoi lui apprendre ensuite. Les Règles de la maison sont des consignes permanentes, jusqu'à 2 000 caractères, par exemple « Après 22 h, appeler le responsable production, jamais l'organisateur ».

Le partager avec l'équipe de la porte

Les personnes à l'entrée ont rarement une raison d'ouvrir l'admin. Partager cet assistant leur donne un lien qui ouvre la conversation seule. Choisissez un nom de lien de 3 à 48 caractères, activez Lien actif, enregistrez, puis copiez le lien.

Le lien n'est pas un mot de passe. Celui qui l'ouvre doit quand même se connecter à Sway et disposer d'une permission sur l'événement. Les autres sont invités à demander l'accès, et la page reste hors des moteurs de recherche.

Des campagnes écrites et relues

Dans l'éditeur d'e-mails d'une page organisateur, lieu ou artiste, un onglet Assistant se place à côté de Code. Demandez en langage courant « écris une annonce pour vendredi » ou « raccourcis-moi ça », et la campagne est réécrite pendant que l'aperçu suit.

Swapy peut relire des campagnes déjà envoyées, trois à la fois, et reprendre leur palette, leur bouton, leur structure et leur ton. Il réutilise l'apparence, jamais les mots. Choisissez l'événement dans la liste À propos de : il reçoit la vraie date et le vrai lien de billetterie au lieu de les inventer. Les liens Sway partent balisés de paramètres de suivi, de sorte que les visites apparaissent sous cette campagne dans Insights.

Annuler se trouve à côté de chaque modification. Swapy ne rédige que des brouillons : Enregistrer, Envoyer maintenant et Programmer restent à vous. Il faut la permission d'envoyer des e-mails sur cette page. Le détail figure dans la documentation e-mail.

Des questions sur Sway lui-même

Swapy lit aussi la documentation de Sway, sur chaque assistant et dans votre langue, et renvoie vers la page qu'il a utilisée. Demandez « Comment créer un code de réduction ? » ou « Où connecter Stripe ? » : vous obtenez les étapes de la page écrite.

Il lit également les CGU, la politique de confidentialité et le règlement des concours. Il cite la clause avec la version dont elle provient et renvoie vers la page. Il ne transforme jamais une clause en conseil sur votre situation : pour cela, écrivez à [email protected].

De l'aide pour créer ou revendiquer une page

Dans Backstage, il n'y a pas d'événement dont parler : Swapy répond donc sur votre compte, c'est-à-dire les pages que vous possédez, un brouillon d'événement en attente, une revendication en cours d'examen. Il peut chercher les pages d'artistes, de lieux et d'organisateurs qui existent déjà sur Sway, la question à poser avant de créer quoi que ce soit.

Trois règles dictent la plupart de ses réponses. Une page d'artiste, de lieu ou d'organisateur peut être créée ou revendiquée. Un événement ne se revendique jamais. Un crew ne se crée pas : il arrive avec un abonnement Studio. Swapy ne crée rien lui-même : chaque réponse se termine par un bouton qui ouvre l'écran chargé du travail.

Pour commencer

Ouvrez Swapy depuis l'outil rapide à droite de n'importe quel écran d'admin, en plein écran depuis l'en-tête du panneau, ou dans un onglet dédié. Toute personne disposant d'une permission sur l'événement peut poser des questions. Ouvrir Entraîner, confirmer des faits, importer une boîte mail et partager le lien demandent la permission Entraîner l'assistant de l'événement, sous IA de l'événement dans les permissions d'équipe de l'événement. Les détails sont dans la documentation de l'assistant. Vous préparez un premier événement ? Commencez par une page organisateur.

Ce que Swapy ne fera pas

• Il ne dit jamais combien de billets restent. Ni le stock, ni une estimation, ni une allusion. Ce chiffre est retiré des données que Swapy lit. Le tableau de bord l'affiche.
• Il ne devine pas. Quand rien dans ce qu'il détient ne répond à la question, la réponse commence par « Pas dans la base. » et la question rejoint votre liste.
• Il ne montre à chacun que ses propres données. Une personne qui a accès à la guestlist obtient la guestlist, et demander le chiffre d'affaires ne renvoie rien.
• Il n'envoie rien. Il n'invente pas non plus de tarifs, de programmation, d'horaires de fin ou de jauges : il vous pose la question.
• Il ne donne pas de conseil juridique. Il cite la clause et s'arrête là.