Formulare

Ein Formular ist ein Gespräch, das deine Seite mit den Menschen führt, die ihr folgen. Ein Casting, eine Gästelisten-Anfrage, eine Bewerbung für eine Residency, eine Umfrage am Morgen nach der Nacht. Die Fragen schreibst du in Backstage; beantwortet werden sie auf sway.events/f/deine-adresse, ein Bildschirm nach dem anderen.

Eine Frage pro Bildschirm ist der Kern der Sache, keine Dekoration. Ein Formular, das zwölf Dinge auf einer Seite fragt, verlangt zwölf Entscheidungen auf einmal, und die Leute schließen es. Dieselben Fragen über mehrere Bildschirme verteilt tragen je eine Entscheidung, und deutlich mehr Menschen kommen bis zum Ende.

Vier Arten von Seiten führen Formulare: Veranstalter, Künstler, Location und Crew.

Formulare öffnen

1. Öffne Backstage und klicke auf die Seite.
2. Klicke auf Forms unter Marketing in der linken Seitenleiste. Bei einer Crew steht die Zeile unter Content.

Du landest in der Bibliothek: alle Formulare dieser Seite, zuletzt bearbeitete zuerst, mit drei Zahlen daneben.

Die drei Zahlen

Jedes Formular wird an drei verschiedenen Dingen gemessen, und zwei davon zu verwechseln ergibt eine Zahl ohne Bedeutung.

Die Abschlussquote teilt Sent durch Started, niemals durch Seen. Durch die Aufrufe zu teilen ergibt einen Prozentsatz, der jedes Mal fällt, wenn du den Link teilst: es liest sich, als würde das Formular schlechter werden, während es mehr Traffic bekommt.

Ein Formular anlegen

1. Klicke oben rechts in der Bibliothek auf New form.
2. Gib ihm einen Namen. Die öffentliche Adresse wird beim Tippen daraus abgeleitet und lässt sich danach ändern.
3. Wähle einen Start from. Vier stehen bereit: Blank, Casting call, Guestlist request und After the night. Eine Vorlage ist ein Satz bereits geschriebener Fragen, und die erste Änderung löst sie auf.
4. Wähle eine Colour. Sie färbt die Fortschrittsleiste, die ausgewählten Antworten und den Schein hinter der Seite.
5. Klicke auf Create the form.

Du landest direkt im Editor, auf einem Draft. Ein Entwurf hat bereits eine öffentliche Adresse, aber sie antwortet nicht gefunden, bis du veröffentlichst: ein zu früh geteilter Link soll wie ein Tippfehler aussehen, nicht wie eine Vorschau.

Die Fragen bauen

Der Tab Questions besteht aus drei Spalten: die Schritte links, der gewählte Schritt in der Mitte und eine Live-Vorschau rechts.

Schritte

Ein Schritt ist ein Bildschirm. Er trägt einen Titel, optional eine Zeile Kontext, ein Symbol und eine oder mehrere Fragen.

• Add a step am Fuß der Liste. Bis zu 20.
• Ziehe einen Schritt am Griff, um ihn umzuordnen.
• Dupliziere einen Schritt, um seine Fragen zu kopieren. Die Kopie bekommt neue Frage-Ids, damit bereits gesammelte Antworten nie überschrieben werden.
• Lösche einen Schritt. Der letzte lässt sich nicht löschen; ein Formular braucht mindestens einen.

Stelle nach Möglichkeit eine Frage pro Schritt. Zwei oder drei gehören nur dann zusammen, wenn sie wirklich ein Gedanke sind: Vorname und Nachname, Stadt und Land. Einen Nachnamen auf einen eigenen Bildschirm zu setzen ist Inszenierung, nicht Fokus.

Fragetypen

Fünfzehn Typen, im Auswahlmenü danach gruppiert, was sie sammeln.

Jede Frage trägt einen Wortlaut, optional eine Hilfezeile und einen Schalter Required. Einige Typen tragen mehr:

• Slider nimmt Minimum, Maximum, Schrittweite, Einheit und je ein Label an beiden Enden, damit eine Skala von 0 bis 10 Nie bis Jede Woche lesen kann.
• Rating läuft von 2 bis 10 und zeichnet Sterne, Herzen oder Blitze.
• One choice, Several choices und Dropdown nehmen eine Optionsliste. Several choices kann zusätzlich mindestens oder höchstens eine bestimmte Anzahl verlangen.
• Several choices und One choice lassen sich per Buchstabentaste wählen: A, B, C die Liste hinunter.
• Statement fragt nichts. Es ist der Bildschirm, der vor einer Einwilligungsbox die Regeln erklärt oder noch zwei Fragen sagt. Er kann nicht als Required markiert werden, weil es nichts zu beantworten gibt.

Nach einem Kontakt fragen

Das ist die Verbindung zwischen Formular und CRM. Unter jeder Frage, die einen liefern kann, bietet Save the answer as das Kontaktfeld an, das sie füllt:

Du entscheidest, wonach gefragt wird. Ein Formular kann nur nach einer Adresse fragen, nach Name und Telefon, oder nach gar nichts davon.

• Full name wird am ersten Leerzeichen geteilt: das erste Wort wird zum Vornamen, der Rest zum Nachnamen.
• Zwei Fragen können nicht dasselbe Kontaktfeld beanspruchen. Der Editor bietet ein bereits vergebenes Feld nicht mehr an.
• Marketing consent ist das einzige Feld, das entscheidet, ob der Kontakt abonniert ist. Ohne Einwilligungsfrage wird der Kontakt ohne Marketing-Status angelegt: es hält fest, dass diese Person geantwortet hat, und behauptet nicht, sie habe um E-Mails gebeten.

Die Vorschau

Die rechte Spalte ist die echte öffentliche Seite, keine Nachbildung, und folgt dem Schritt, den du bearbeitest. Schalte sie mit den beiden Knöpfen darüber zwischen Desktop und Phone um.

Einstellungen

Fünf Karten, und sie beantworten fünf verschiedene Fragen.

Name und Adresse

Der Name ist das, was die Bibliothek zeigt und was der erste Bildschirm standardmäßig sagt. Die Public address ist das Ende des Links: sway.events/f/casting-dj-2026.

Eine Adresse ist über ganz Sway eindeutig: Kleinbuchstaben, Ziffern und Bindestriche, 3 bis 60 Zeichen. Sie wird beim Tippen geprüft, und das Feld sagt dir, ob sie frei, vergeben oder unbrauchbar ist. Ändere sie, wann du willst, aber denke daran: die alte hört mit dem Speichern auf zu funktionieren.

Aussehen

Die Colour, ein Cover image und die Worte auf dem ersten und letzten Bildschirm: der Eröffnungstitel, der Knopf, der das Formular startet, sowie Titel und Text des Dankeschön-Bildschirms. Lass eines davon leer und das Formular greift auf etwas Sinnvolles zurück.

Verhalten

• Show the progress bar setzt Zähler und Leiste nach oben, damit die Leute wissen, wie weit sie sind.
• One answer per email address weist eine zweite Einsendung von einer Adresse ab, die bereits eine geschickt hat.
• Label on the send button ersetzt Send.
• Send people here after they answer ersetzt den Dankeschön-Bildschirm durch eine Weiterleitung. Nur https://-Adressen.

Wann es offen ist

• Opens und Closes sind optionale Daten. Vor dem Öffnungsdatum sagt die Seite, das Formular sei noch nicht offen; nach dem Schlussdatum, es sei geschlossen.
• Stop after ist eine Obergrenze. Sobald so viele Antworten als Sent gezählt wurden, schließt sich das Formular selbst.

Ein von Hand geschlossenes Formular bleibt geschlossen, was die Daten auch sagen. Der angezeigte Grund ist immer der, den du gewählt hast.

Kontakte

Auf einer Veranstalter-, Künstler- oder Location-Seite gehen die erfassten Kontakte in das CRM genau dieser Seite, und die Karte sagt das. Es gibt nichts zu wählen.

Auf einer Crew schon: siehe Die Formulare einer Crew.

Der Consent sentence ist die Zeile, die auf dem letzten Schritt neben dem Senden-Knopf steht, und er wird zusammen mit der Einwilligung gespeichert. Schreibe den Satz, den du im Protokoll haben willst.

Veröffentlichen

Publish steht oben rechts im Editor, neben dem Status.

• Ein Formular ohne Frage kann nicht veröffentlicht werden. Der Knopf weigert sich und sagt es.
• Speichere zuerst. Der Knopf ist deaktiviert, solange es ungespeicherte Änderungen gibt, denn eine alte Version der Fragen zu veröffentlichen ist der eine Fehler, der sich nicht mehr zurücknehmen lässt, sobald jemand geantwortet hat.
• Close the form nimmt es aus dem Betrieb, ohne die Antworten anzurühren.
• Ein geschlossenes Formular lässt sich wieder öffnen, und ein veröffentlichtes zurück in den Entwurf setzen. Zurück auf Entwurf nimmt die öffentliche Seite offline; die Antworten bleiben.

Sobald es live ist, steht Copy the link in der Zeile der Bibliothek und in der Einstellungskarte. Dieser Link gehört in eine Bio, eine Story oder einen Newsletter.

Antworten lesen

Der Tab Answers listet jede Antwort, die neueste zuerst.

Zwei Sorten stehen beschriftet in derselben Liste:

• Sent ist eine fertige Antwort.
• Started ist jemand, der etwas getippt und nicht zu Ende gebracht hat. Seine Antworten bis zum Abbruch sind gespeichert, und sie sind die Substanz der Statistik: abgebrochen bei Schritt drei ist eine Zeile, die du öffnen und lesen kannst.

Filtere zwischen All, Sent und Started. Klicke eine Zeile an, um das vollständige Antwortblatt zu öffnen: wer geantwortet hat, wie lange es gedauert hat, woher die Person kam, und jede Frage in der Reihenfolge, in der das Formular sie gestellt hat.

Export as CSV steht in der Werkzeugleiste und im Zeilenmenü der Bibliothek. Eine Spalte pro Frage, dazu die Metadaten der Antwort, und Auswahlantworten als Options-Beschriftungen statt als interne Werte.

Statistik lesen

Der Tab Statistics beantwortet die einzige Frage, die bei einem mehrstufigen Formular zählt: welche Frage vertreibt die Leute.

Wähle oben einen Zeitraum. Darunter:

• Seen, Started, Sent und die mittlere Zeit bis zum Abschluss. Der Durchschnitt steht unter dem Median, weil eine einzige Person, die den Tab eine Stunde offen gelassen hat, den Durchschnitt verschiebt und den Median nicht.
• Where people stop ist der Trichter: eine Zeile pro Schritt, wie viele ihn erreicht haben, wie viele weitergekommen sind, und wie lange sie im Schnitt darauf verbracht haben. Der Schritt mit den meisten Abbrüchen wird in einem Satz über dem Diagramm benannt.
• Day by day zeichnet die drei Zahlen über den Zeitraum.
• Where they came from und Devices sagen, welcher Post funktioniert hat und worauf geantwortet wurde.
• Question by question fasst die Antworten selbst zusammen: ein Balken pro Option bei einer Auswahl, ein Durchschnitt mit Tiefst- und Höchstwert bei einer Zahl, eine Ja- und eine Nein-Zahl bei einer Einwilligung, und die jüngsten Antworten bei Freitext.

Die Zusammenfassungen pro Frage lesen nur fertige Antworten. Sonst würde ein halb ausgefülltes Formular jede Verteilung zur ersten Frage hin verzerren, und genau die beantwortet jeder.

Die Formulare einer Crew

Eine Crew führt Formulare wie jede Seite, unter Content in ihrer Seitenleiste. Eines ist anders: wo die Kontakte landen.

Eine Crew hat kein eigenes CRM. In der Karte Contacts des Formulars wählt eine Crew deshalb eine der Seiten, die sie führt, und die erfassten Kontakte werden dort abgelegt. Angeboten werden nur Seiten, auf die du persönlich Kontakte schreiben darfst, damit ein Formular nie in eine Seite erfasst, die du nicht öffnen kannst.

Wähle nichts und das Formular erfasst keinen Kontakt. Die Antworten werden so oder so gespeichert.

Events nutzen die Formulare des Veranstalters

Die Zeile Forms eines Events öffnet die Bibliothek des Veranstalters. Baue das Formular dort, benenne es nach dem Event und teile den Link über die Kanäle des Events.

Hat das Event keinen Veranstalter, ist die Zeile ausgegraut: es gibt keine Bibliothek zu öffnen und kein CRM, in das erfasst werden könnte.

Wer was darf

Beide gehen an Inhaber, Admin und Manager, dieselben Rollen, die schon die CRM-Berechtigungen halten. Ein Betrachter oder ein Redakteur bekommt keine von beiden, mit Absicht: die Antworten eines Formulars sind Adresse, Telefonnummer und Worte eines Menschen, also dieselben personenbezogenen Daten, die das CRM schützt.

Auf einer Crew kommen die Berechtigungen aus den Rollen der Crew und nicht von der Seite: ein Mitglied sieht die Formulare der Crew, wenn seine Rolle Forms trägt.

Die Grenzen

Ein Formular, das an eine davon stößt, ist ein Formular, das niemand zu Ende bringt. Die Obergrenzen sind da, damit so etwas nicht aus Versehen entsteht.