Gästeliste

Die Gästeliste ist der eine Bildschirm einer Veranstaltung, auf dem dasselbe Formular zwei verschiedene Aufgaben erledigt. Welche du bekommst, hängt vom Schalter Sway Tickets unter Einstellungen → Allgemein ab.

• Sway Tickets an. Das Formular gibt echte Freitickets aus: eine Bestellung, einen scannbaren QR-Code und eine Ticket-Mail pro Gast. Das Panel ist mit Freitickets ausstellen überschrieben.
• Sway Tickets aus. Dasselbe Formular setzt Namen auf eine Einlassliste und sonst nichts. Keine Bestellung, kein QR-Code, keine E-Mail. Das Panel ist mit Gäste hinzufügen überschrieben, und eine Warnung oben im Panel sagt, dass für diese Veranstaltung keine Gästelisten-Tickets ausgegeben oder verschickt werden können, mit einem Link In den Einstellungen aktivieren →.

Alles außerhalb des Panels verhält sich in beiden Fällen identisch: die Tabelle, der Check-in-Zähler und die beiden Exporte.

Die Gästeliste öffnen

1. Öffne Backstage, dann klick auf deine Veranstaltung.
2. Klick auf Tickets, unter Tickets & Shop in der linken Seitenleiste, und dann auf den Tab Gästeliste.

Der Zähler neben dem Suchfeld zählt Zeilen, nicht Tickets: Eine Zeile kann mehrere Personen abdecken. Die Check-in-Zahl daneben zählt andersherum - Personen, etwa 12 von 180 eingecheckt -, denn eine Zeile mit fünf Tickets sind fünf Personen am Einlass.

Hinzufügen, Einchecken, Widerrufen und Entfernen brauchen alle die Berechtigung, die Gästeliste dieser Veranstaltung zu verwalten. Ohne sie öffnet sich die Seite trotzdem, und jedes Bedienelement ist deaktiviert. Siehe Berechtigungen verwalten.

Einen Gast auf die Einlassliste setzen

Nutz das, wenn die Veranstaltung nicht über Sway Tickets verkauft.

Klick auf Gäste hinzufügen, rechts in der Werkzeugleiste: Das Formular fährt von rechts herein.

1. Füll Vorname aus.
2. Füll optional Nachname und E-Mail aus.
3. Setz Anzahl: wie viele Personen dieser Name am Einlass abdeckt, bis zu 20.
4. Wähl Eingeladen von, wenn jemand Bestimmtes sie mitbringt - siehe unten.
5. Klick auf Zur Gästeliste hinzufügen.

Die Zeile erscheint unten in der Tabelle mit dem Status Gelistet. Es wird nichts erstellt und nichts verschickt.

Vorname trägt ein Sternchen, aber das Formular ist großzügiger als das: Ein Name oder eine E-Mail reicht, und ein Absenden mit keinem von beidem meldet Ein Name oder eine E-Mail ist nötig. Wenn du nur eine Adresse angibst, wird diese Adresse zum Namen, der in der Liste steht.

Einem Gast ein Freiticket ausgeben

Nutz das, wenn die Veranstaltung über Sway Tickets verkauft.

Klick auf Gäste hinzufügen, rechts in der Werkzeugleiste: Das Formular fährt von rechts herein.

1. Füll E-Mail aus. Es ist in diesem Modus das Pflichtfeld, weil das Ticket an jemanden adressiert sein muss.
2. Füll optional Vorname und Nachname aus. Sie personalisieren das Ticket.
3. Wähl einen Ticketart oder lass es auf Gästeliste (gratis, automatisch erstellt).
4. Setz Anzahl, bis zu 20 pro Gast.
5. Lass Ticket per E-Mail an den Gast senden an, um es jetzt zuzustellen, oder schalt es aus, um die Tickets zu erzeugen, ohne etwas zu verschicken.
6. Wähl Eingeladen von, wenn jemand Bestimmtes diese Tickets verteilt.
7. Klick auf Tickets ausstellen.

Die Erfolgsmeldung zählt Tickets, nicht Gäste. Ein Gast mit einer Menge von 3 meldet drei ausgegebene Freitickets, nicht eines. Wenn ein Teil eines Stapels fehlschlägt, meldet die Meldung stattdessen die beiden Zahlen getrennt.

Ein Absenden mit leerem E-Mail meldet Für ein Ticket ist eine gültige E-Mail nötig. Die gewählte Art bleibt nach einer erfolgreichen Ausgabe ausgewählt, eine Reihe einzelner Gäste auf derselben Art muss also nicht neu gewählt werden.

Wer sie eingeladen hat

Eingeladen von listet die Promoter der Veranstaltung auf, dann Jemand anderes…, das ein freies Feld öffnet - für eine Künstlerin, einen Sponsor, die Location oder wen auch immer, der Einladungen verteilt. Eine Option „niemand" gibt es nicht - eine Einladung kommt immer von jemandem -, also steht das Feld von vornherein auf dem ersten Promoter, und eine Nacht mit nur einem Promoter verlangt keine Entscheidung. Wer Jemand anderes… wählt und das Feld leer lässt, bekommt den Stapel zurück: Gib an, wer einlädt, oder wähl einen Veranstalter.

Die Auswahl erscheint unabhängig von der Zahl der Promoter: Auch eine Nacht mit einem einzigen Promoter gibt ihren Künstlerinnen Tickets. Bei einer Koproduktion ist sie das Einzige, was sagt, aus wessen Liste ein Gast kommt.

Die Wahl gilt für den ganzen Stapel, eingefügte Liste inklusive, und sie überlebt zwischen den Stapeln: einmal den Promoter wählen, seine Liste in drei Durchgängen einfügen - alle drei landen unter demselben Namen. Änder sie vor dem Stapel, der jemand anderem gehört.

Der Name steht unter dem Gast in der Tabelle und geht in beide Exporte.

Welche Ticketart genutzt wird

Gästeliste (gratis, automatisch erstellt) fällt auf die erste kostenlose, rein interne Ticketart der Veranstaltung zurück und legt eine namens Gästeliste ohne Kapazitätsgrenze an, wenn die Veranstaltung keine hat. Sie erscheint nie im öffentlichen Verkauf.

Stattdessen kann jede andere Art gewählt werden, versteckte und interne eingeschlossen; die Liste zeigt den Preis und bei allem, was nicht öffentlich ist, die Sichtbarkeit. Ein Freiticket auf einer bezahlten Art kostet den Gast nichts, verbraucht aber den Bestand dieser Art genau wie ein Verkauf. Ein Gast, dessen gewählte Art aufgebraucht ist, taucht in der Fehlschlag-Zahl wieder auf.

Freitickets wecken die Verkaufsalarme

Ein Freiticket ist eine echte Bestellung: Jede ausgegebene Einladung meldet sich bei den Verkaufs-Alerts der Veranstaltung genau wie ein Verkauf - vierzig Einladungen, vierzig Alarme oder ein überfüllter Digest. Zwei Schalter unter Einstellungen → Verkaufs-Alerts → Seiteneinstellungen stoppen das:

• Gästelisten-Einladungen einbeziehen - aus, und die Einladungen schweigen auf beiden Kanälen, Push und Telegram, während sich eine echte 0-€-Anmeldung weiterhin meldet.
• Kostenlose Bestellungen einbeziehen - aus, und nichts zu 0 € meldet sich mehr, Einladungen und kostenlose Anmeldungen gleichermaßen.

Beide sitzen auf der Veranstaltung, nicht auf der Promoter-Seite, und nur Manager dürfen sie ändern. Option für Option in den Veranstaltungseinstellungen.

Mehrere Gäste auf einmal hinzufügen

Mehrere hinzufügen (Liste einfügen) öffnet ein Textfeld unter den Feldern. Ein Gast pro Zeile, Werte durch Kommas getrennt.

Die Spaltenreihenfolge ist in den beiden Modi nicht dieselbe. Prüf die Überschrift des Panels, bevor du einfügst, und lies den Hinweis unter dem Feld, der die Reihenfolge nennt und sagt, welcher Wert Pflicht ist.

Sway Tickets an, unter Freitickets ausstellen. Die Reihenfolge ist E-Mail, Vorname, Nachname, Menge, und nur die E-Mail ist Pflicht:

[email protected], Ada, Lovelace, 2
[email protected], Grace, Hopper
[email protected]
[email protected], , , 4

Ada bekommt zwei Tickets, Grace eines, Kat eines unter ihrer Adresse, Mo vier.

Sway Tickets aus, unter Gäste hinzufügen. Die Reihenfolge ist Name, E-Mail, Menge, und nur der Name ist Pflicht:

Ada Lovelace, [email protected], 2
Grace Hopper
Kat Johnson, , 3

Kats leerer mittlerer Wert hält ihre Menge an der dritten Position. Einen Wert auszulassen ist in Ordnung; sein Komma auszulassen verschiebt alles danach.

Eine eingefügte Liste ersetzt die Felder darüber. Solange das Feld irgendeinen Inhalt hat, werden Vorname, Nachname, E-Mail und Anzahl ignoriert und nur die eingefügten Zeilen genutzt. Ticketart und Ticket per E-Mail an den Gast senden sind die Ausnahme: Sie gelten für den ganzen Stapel.

Leerzeilen werden übersprungen. Eine Menge über 20 wird auf 20 zurückgeholt, und ein Absenden ist auf 200 Gäste begrenzt. Im Freiticket-Modus wird eine Zeile ohne jede E-Mail vor dem Versand verworfen, während eine Adresse, die der Server ablehnt, in der Fehlschlag-Zahl wieder auftaucht - ein Teilergebnis lohnt sich also zu lesen, statt es abzutun.

Was ein Gast bekommt

Eine Freiticket-Bestellung erscheint unter Bestellungen wie jede andere, mit einer Summe von null und als Freiticket markiert. Es fließt kein Geld, also ist kein Auszahlungskonto beteiligt.

Leute am Einlass einchecken

Eine Zeile ist nicht immer eine Person, deshalb ist die Spalte Check-in ein Zähler zwischen Minus und Plus, etwa 3/5: Drei der fünf Personen dieser Zeile sind drin. Eine Zeile mit einem einzigen Ticket zeigt 0/1 und funktioniert genauso.

Jedes + lässt eine weitere Person dieser Zeile ein, − nimmt eine zurück. Die Zahl links wird grün, sobald überhaupt jemand drin ist; das /5 dahinter erst, wenn die ganze Zeile da ist - eine vollständige Zeile ist also durchgehend grün. Der Zähler neben dem Suchfeld steigt um die Zahl der Personen, und der Name wird erst durchgestrichen - und die Zeile blasser -, wenn die ganze Zeile angekommen ist.

Ein gescanntes Ticket checkt seinen Gast von selbst ein. Egal welcher Scanner den QR-Code liest - die Sway-App, der Web-Scanner oder ein Scan, der später aus dem Offline-Betrieb synchronisiert wird -, der Zähler der Zeile bewegt sich von allein. Niemand muss einen Gast abhaken, der gescannt hat.

Erneut senden, widerrufen und entfernen

Die Aktionen einer Zeile hängen von ihrem Status ab.

• Erneut senden verschickt die Ticket-Mail erneut. Es wird nur bei Zeilen mit Ausgestellt angeboten, und nur solange Sway Tickets an ist. Es ist auch der Weg, auf dem ein Gast, der mit ausgeschaltetem Mail-Schalter ausgestellt wurde, sein Ticket zum ersten Mal bekommt.
• Widerrufen storniert das Freiticket: Die QR-Codes lassen sich nicht mehr scannen, der vom Freiticket gehaltene Bestand kehrt zur Ticketart zurück, und die Zeile wird Widerrufen. Tickets, die bereits gescannt wurden, behalten den genutzten Einlass. Widerrufen bleibt verfügbar, auch wenn Sway Tickets später ausgeschaltet wird, ein Freiticket lässt sich also immer abwickeln.
• Entfernen löscht die Zeile, hinter einer Bestätigung Gast entfernen. Es wird nur bei Zeilen mit Gelistet und Widerrufen angeboten. Ein ausgegebenes Freiticket muss widerrufen werden, bevor es entfernt werden kann.

Einen widerrufenen Gast zu entfernen löscht die Zeile aus dieser Liste, nicht die Bestellung dahinter. Diese Bestellung bleibt unter Bestellungen, mit ihren bereits ungültigen Tickets.

Ausgeben und erneut senden sind beide ratenbegrenzt, weil beides echte E-Mail in deinem Namen verschickt. Ein langer Schwall wird mit einer Meldung abgelehnt, die dich um Langsamkeit bittet; warte ein paar Minuten und mach weiter.

Die Liste exportieren

TXT exportieren und CSV exportieren sitzen in der Werkzeugleiste über der Liste und sind ausgegraut, solange die Liste leer ist. Beide laden sofort herunter, benannt nach der Veranstaltungs-ID.

• Die TXT-Datei ist ein Name pro Zeile, mit der einladenden Person in Klammern dahinter, wo eine Zeile diese Zuordnung trägt. Dieses Formular setzt dieses Feld nicht.
• Die CSV-Datei hat zwei Spalten, überschrieben mit Guest Name und Guest Of. Beide Überschriften sind fest englisch, in welcher Sprache du den Admin auch nutzt.

Die Tabelle lesen

Zeilen, deren Gäste alle da sind, und widerrufene Zeilen werden blasser dargestellt, sodass sich auch eine volle Liste am Einlass quer über einen Tisch hinweg auf einen Blick lesen lässt.

Bis der erste Gast hinzugefügt ist, zeigt die Seite einen leeren Zustand, der dich einlädt, mit der Schaltfläche Gäste hinzufügen einen hinzuzufügen.