Bestellungen

Bestellungen sind der Nachweis jedes Kaufs zu einer Veranstaltung: wer gekauft hat, was gekauft wurde, was bezahlt wurde und welche Tickets daraus entstanden sind. Hier wird auch eine Erstattung ausgelöst.

Es gibt zwei Bildschirme. Die Liste zeigt alle Bestellungen, zehn auf einmal. Eine Zeile anzuklicken öffnet den Detailbildschirm für diese eine Bestellung, und der ist der, der handeln kann.

Die Zeile in der Seitenleiste hängt nicht am Schalter Sway Tickets, sie bleibt also auch bei einer Veranstaltung verfügbar, die gerade nicht über Sway verkauft.

Die Bestellliste öffnen

1. Öffne Backstage, dann klick auf deine Veranstaltung.
2. Klick in der linken Seitenleiste auf Bestellungen, unter der Überschrift Tickets & Shop.

Wenn dein Konto die Veranstaltung, aber nicht ihre Bestellungen öffnen darf, sagen dir die beiden Bildschirme das unterschiedlich. Die Liste ist dabei wenig hilfreich: Sie zeigt eine allgemeine Überschrift Ein Fehler ist aufgetreten, und der Satz darunter sagt, dass die Bestellungen nicht geladen werden konnten. Es ist dieselbe Meldung, die ein Netzwerkfehler erzeugt, sie sagt dir also gar nicht, dass eine Berechtigung fehlt. Der Bestell-Detailbildschirm ist deutlich und antwortet mit Zugriff verweigert und einer Zeile, die sagt, dass dir die nötigen Berechtigungen zum Ansehen dieser Bestellung fehlen.

So oder so muss jemand, der die Veranstaltung administriert, sie vergeben, siehe Berechtigungen. Lesezugriff reicht, um Bestellungen zu durchstöbern und zu öffnen. Eine ID oder eine Adresse aus der Liste zu kopieren und jede Aktion auf dem Detailbildschirm außer den beiden Beleg-Schaltflächen brauchen die höhere Stufe.

Die Liste lesen

Ein grünes N ✓ neben der Ticketzahl ist die Zahl der am Einlass bereits gescannten. In der Spalte Rabatt zeigt ein Prozent-Code seinen Prozentwert unter dem Code; ein Code mit festem Betrag zeigt dort einen Strich, da es keinen Prozentwert zu nennen gibt. Der vollständig abgezogene Betrag steht auf der Bestellung selbst.

Ein Käufer, der Trinkgeld gegeben hat, zeigt es in einer zweiten Zeile unter dem Betrag, zum Beispiel + 5,00 € Trinkgeld. Das Trinkgeld gehört dir, ist aber kein Ticketumsatz: Gesamt lässt es außen vor. Unter dem Seitentitel zählt die Zeile Trinkgeld: 45,00 € aus 9 Bestellungen das Trinkgeld der ganzen Veranstaltung zusammen. Siehe Trinkgeld und Spenden.

Status und Herkunft

Status ist eines von Bezahlt, Abgeschlossen, Erfolgreich, Ausstehend, Erstattet, Fehlgeschlagen, Storniert oder Abgelaufen.

Zwei Pillen verändern dieses Bild:

• Eine Pille Frei ersetzt den Status vollständig. Die Bestellung war ein kostenloses Gästelisten-Ticket, gratis ausgegeben, es gab also nie eine Zahlung, die gelingen oder scheitern konnte.
• Eine Pille Vorverkauf oder Privater Code sitzt neben dem Status, statt ihn zu ersetzen. Woher eine Bestellung kam, ist eine andere Frage als wohin sie kam, deshalb wird beides gezeigt. Gewöhnliche öffentliche Verkäufe tragen keine Herkunftspille.

Eine Zeile mit einer Rechnungsanfrage trägt ebenfalls eine eigene Pille, siehe Rechnungsanfragen, weiter unten.

Eine Käufer-E-Mail aufdecken

Adressen sind standardmäßig maskiert, damit niemand im Vorbeigehen eine Kundenliste von deinem Bildschirm ablesen kann.

1. Klick auf das Augensymbol in der Spaltenüberschrift E-Mail. Sein Tooltip lautet E-Mails zeigen.
2. Lies, was du brauchst, und klick dann erneut darauf, jetzt E-Mails verbergen.

Die Wahl gilt, solange du auf der Seite bleibst, und setzt sich beim nächsten Besuch zurück.

Durch die Seiten blättern

Die Liste lädt zehn Bestellungen auf einmal und holt die nächsten zehn vom Server, der Zähler unter der Tabelle ist also die echte Gesamtzahl der Veranstaltung, nicht die Zahl auf dem Bildschirm. Nutz die Pfeilschaltflächen unten rechts oder Zurück und Weiter auf dem Telefon.

Nach CSV exportieren

1. Klick oben rechts in der Liste auf CSV exportieren.
2. Die Datei lädt sofort herunter. Kein Dialog, keine Optionen.

Die sieben Spalten sind die Bestellreferenz, der Status, die Käufer-E-Mail, der Betrag, das Trinkgeld, die Währung und das Datum. Der Betrag folgt derselben Nettogrundlage wie die Spalte Gesamt, und das Trinkgeld bleibt draußen, in einer eigenen Spalte.

Eine Bestellung öffnen

Klick auf eine beliebige Zeile der Liste. Der Detailbildschirm ist mit Bestelldetails betitelt und als breite Spalte aus Karten mit einem Aktionspanel rechts angelegt.

Die Übersichtskarte

Allgemeine Infos trägt die Bestell-ID, den Status, die E-Mail Käufer hinter ihrem eigenen Augen-Schalter, die Zeit unter Erstellt am, den Gesamtbetrag, die Währung und den Zahlungsanbieter.

Wenn der Käufer beim Kauf einen Namen angegeben hat (das Feld ist optional), zeigt eine Zeile Name Käufer ihn neben der E-Mail, und der gedruckte Beleg führt ihn ebenfalls.

Wenn kein Rabattcode genutzt wurde, lautet eine zweite Zeile Berechnet:, gefolgt von der aus den Positionen neu aufgebauten Summe. Sie ist eine Gegenprobe zu dem Betrag, den der Zahlungsanbieter tatsächlich abgebucht hat. Wenn ein Rabattcode genutzt wurde, zeigt die Karte stattdessen die Zwischensumme vor Rabatt durchgestrichen mit dem gezahlten Betrag darunter.

Über diesen Feldern erscheint ein Banner, wenn es etwas zur Bestellung zu sagen gibt:

Dieses letzte Banner ist eine Anzeige. Es meldet eine Erstattung; es führt keine aus.

Die Produktaufschlüsselung

Bestellte Produkte listet, was gekauft wurde, eine Zeile pro Ticketart, mit Anz., Tickets gesamt (höher als die Menge, wenn ein Kauf mehrere Tickets ergibt), Stückpreis und dem Zeilen-Gesamt.

Die Fußzeile ist das Geld in voller Länge: Zwischensumme (Tickets), dann Gebühren, dann, wenn ein Rabattcode greift, Zwischensumme (vor Rabatt) und die Zeile Rabatt, und schließlich das tatsächlich abgebuchte Gesamt.

Hat der Käufer Trinkgeld gegeben, trägt die Fußzeile vor dem Gesamt eine Zeile Trinkgeld, oder Spende bei der Bestellung einer gemeinnützigen Organisation, und das Gesamt enthält es. Deine Einnahmen: lässt es außen vor: Das ist der Ticketumsatz, derselbe Betrag wie in der Liste.

Mit den Tickets arbeiten

Die Karte Tickets listet jedes Ticket, das die Bestellung ergeben hat, mit seiner kurzen ID, seinem Produkt, seinem Inhaber und seinem Status. Namen und E-Mail-Adressen der Inhaber sind maskiert, bis du auf das Augensymbol in der Überschrift Inhaber klickst.

Ticket-Status sind Gültig, Gescannt, Erstattet, Storniert und Getauscht. Ein getauschtes Ticket nennt darunter die Person, an die es ging. Ein Ticket, das über den Weiterverkauf kam, trägt ein Badge Weiterverkauf neben seiner ID.

Am Ende jeder Zeile steht der QR-Button, daneben ein ⋮-Menü mit dem Rest. Alle brauchen die höhere Berechtigungsstufe:

• QR-Code ansehen öffnet den Code, den der Türscanner liest.
• E-Mail erneut senden schickt das Ticket erneut an seinen Inhaber. Es ist nicht verfügbar, wenn das Ticket keine Inhaber-E-Mail hat, und der Tooltip sagt das dann und fordert dich auf, zuerst einen Empfänger zu setzen.
• Inhaber-E-Mail bearbeiten korrigiert die Adresse auf einem einzelnen Ticket. Der Dialog lehnt alles ab, was keine gültige Adresse ist, und die Änderung wirkt, sobald du speicherst.
• Ticket stornieren macht dieses eine Ticket ungültig.

Das Stornieren verlangt, dass du Stornieren in das Bestätigungsfeld tippst, bevor die Schaltfläche nutzbar wird. Es bewegt kein Geld.

Welche der vier du tatsächlich bekommst, hängt vom Status des Tickets ab. QR-Code ansehen ist immer da. E-Mail erneut senden und Inhaber-E-Mail bearbeiten verschwinden bei Tickets, die bereits erstattet, storniert oder getauscht sind. Ticket stornieren ist strenger als beide: Es erscheint nur, solange das Ticket Gültig ist, es verschwindet also auch in dem Moment, in dem das Ticket gescannt wird. Ein Ticket, das durch die Tür war, lässt sich von diesem Bildschirm aus gar nicht mehr stornieren.

Die Aktivitätsspur

Aktivität führt zwei Historien zu einer Zeitleiste zusammen, die jüngste zuerst: die eigenen Ereignisse der Bestellung (erstellt, aktualisiert, Erstattung verarbeitet, storniert) und jede E-Mail, die Sway dazu verschickt hat. Jede E-Mail zeigt ihre Art, ob sie Gesendet, Ausstehend, In Bearbeitung oder Fehlgeschlagen war, welches Ticket sie betraf und, wenn sie fehlschlug, den Grund.

Eine Bestellung erstatten

Erstattungen werden hier ausgelöst, über das Panel Bestellaktionen rechts auf dem Bestell-Detailbildschirm. Nirgendwo sonst im Admin geht das.

Die Schaltfläche Bestellung erstatten erscheint nur, solange die Bestellung Bezahlt oder Abgeschlossen ist und noch etwas erstattbar ist. Sonst sagt das Panel, dass keine Aktionen verfügbar sind, und nennt den aktuellen Status.

1. Klick auf Bestellung erstatten.
2. Wähl mit den drei Schaltflächen oben im Dialog, wie viel zurückgehen soll:
   • Alles erstatten gibt den vollen verbleibenden Ticketbetrag zurück.
   • Nach Betrag nimmt eine Zahl, die du tippst. Noch erstattbar darunter ist die Obergrenze, aber mehr als sie zu tippen holt deine Zahl nicht auf sie zurück. Bestätigen ist schlicht deaktiviert, bis du die Zahl selbst senkst. Null wird auf dieselbe Weise abgelehnt.
   • Nach Tickets lässt dich einzelne Tickets ankreuzen und gibt zurück, was diese gekostet haben.
3. Prüf die Übersicht. Sie listet den Ticketpreis, den Rabatt, falls es einen gab, die Servicegebühren (nicht erstattbar) durchgestrichen und An Kunden erstattet, was die Zahl ist, die tatsächlich dein Konto verlässt.
4. Klick auf Bestätigen.

Sway schreibt dem Käufer innerhalb einer Minute. Die E-Mail nennt den erstatteten Betrag, sagt, ob die Bestellung jetzt ganz oder teilweise erstattet ist, nennt die Tickets, die nicht mehr gelten (alle, die ausgewählten oder keine nach einer Teilerstattung per Betrag), und erinnert daran, dass Servicegebühren nicht erstattet werden. Die Erstattung erscheint in der Spur Aktivität und im Banner auf der Übersichtskarte, und die E-Mail kommt als Rückerstattungsbestätigung in die Spur: Ausstehend, bis sie raus ist, dann Gesendet. Ein fehlgeschlagener Versand wird von selbst wiederholt; Fehlgeschlagen mit dem Grund zeigt die Spur erst, wenn alle Versuche aufgebraucht sind. Eine Bestellung ohne Käuferadresse bekommt keine E-Mail.

Sway lehnt eine Erstattung ab, wenn TicketSwap ein Ticket der Bestellung hält: Solange ein Ticket zum Weiterverkauf angeboten wird, lässt sich nichts erstatten, und nach einem Weiterverkauf geht nur noch Nach Tickets ohne das weiterverkaufte Ticket durch (eine Bestellung, die auf TicketSwap selbst gekauft wurde, erstattet TicketSwap, nicht du hier).

Was eine Teilerstattung zurücklässt

Einen Teil einer Bestellung zurückzugeben schließt sie nicht ab. Die Bestellung bleibt Bezahlt und die Schaltfläche bleibt verfügbar, du kannst also später erneut erstatten, bis zu dem, was übrig ist.

Welche Tickets aufhören zu funktionieren, hängt davon ab, wie du erstattet hast:

• Nach Tickets macht nur die von dir ausgewählten Tickets ungültig. Der Rest bleibt gültig und lässt sich weiterhin am Einlass scannen.
• Alles erstatten und Nach Betrag, sobald der gesamte Ticketwert zurückgegeben ist, machen jedes Ticket der Bestellung ungültig und setzen sie auf Erstattet.
• Nach Betrag unter dem vollen Wert lässt jedes Ticket gültig. Das Geld ist zurück beim Käufer, und er kann trotzdem hereinspazieren. Nutz Nach Tickets, wenn es darum geht, jemanden am Eintritt zu hindern.

Die Erstattungs-E-Mail an den Käufer folgt derselben Regel: Sie nennt die Tickets, die nicht mehr gelten, oder sagt ihm, dass seine Tickets gültig bleiben.

Trinkgeld, das der Käufer gegeben hat, geht mit Alles erstatten zurück, und die Übersicht führt es als Trinkgeld erstattet. Eine Erstattung Nach Tickets gibt nur die Tickets zurück: Das Trinkgeld bleibt auf der Bestellung, die Bezahlt bleibt, bis ein Alles erstatten es ebenfalls zurückgibt. Nach Betrag funktioniert genauso: Die Tickets gelten nicht mehr, sobald ihr Wert zurück ist, und die Bestellung bleibt Bezahlt, solange das Trinkgeld darauf liegt.

Einen Beleg oder eine Bestätigung erneut verschicken

Dasselbe Panel trägt zwei weitere Blöcke.

Unter E-Mail verschickt Bestätigung erneut senden die Bestellbestätigung erneut an den Käufer. Es ist nur vorhanden, wenn die Bestellung eine Käuferadresse hat und weder erstattet noch storniert wurde, da es danach nichts Nützliches mehr zu bestätigen gibt.

Unter Export & Druck lädt PDF-Beleg herunterladen eine Belegdatei herunter, und Beleg drucken öffnet den Druckdialog deines Browsers auf einem in der Seite angelegten Beleg. Beide gibt es nur auf Französisch und Englisch. Betreibst du den Admin in einer anderen Sprache, fallen sie zurück, und nicht einmal auf dieselbe: Das heruntergeladene PDF kommt auf Französisch, die gedruckte Seite auf Englisch. Keines von beiden braucht die höhere Berechtigungsstufe: Wer die Bestellung öffnen kann, kann einen Beleg daraus ziehen.

Ein Beleg ist keine Rechnung. Ein Käufer, der eine braucht, nutzt Rechnung benötigt? aus der Bestätigungs-E-Mail oder Meine Bestellungen; siehe Rechnungsanfragen, weiter unten.

Käufer, die ihre Tickets verloren haben

Ein Käufer, der seine Tickets nicht mehr findet, braucht dich nicht. Sway hat dafür eine öffentliche Seite, Meine Tickets finden, erreichbar über Tickets verloren? im Footer der Sway-Website. Es muss nichts aktiviert werden: Sie funktioniert für jede Bestellung, bei jedem Event.

Der Käufer gibt die beim Bezahlen verwendete E-Mail-Adresse ein und klickt auf Meine Tickets finden. Die Seite antwortet immer Schau in dein Postfach, egal ob zu dieser Adresse eine Bestellung passt oder nicht. Sie zeigt nie eine Bestellung oder ein Ticket auf dem Bildschirm. Was gefunden wird, geht per E-Mail an die Adresse der Bestellung, und nur dorthin. Gastkäufer ohne Sway-Konto sind abgedeckt, weil die Suche über die in der Bestellung gespeicherte Käufer-E-Mail läuft.

Was verschickt wird

• Bestellungen: bezahlte und kostenlose Bestellungen. Tickets, die Gültig oder schon Gescannt sind, zählen; erstattete und stornierte nicht.
• Events: nur kommende oder laufende. Ein Event gilt zu seiner Endzeit als beendet, oder acht Stunden nach seinem Beginn, wenn es keine Endzeit hat. Für ein beendetes Event wird nichts verschickt, der Käufer muss den Support einschalten.
• Personalisierte Tickets: eine Ticket-E-Mail pro Inhaber, mit allen Tickets dieses Inhabers.
• Noch nicht personalisierte Tickets: die Bestell-E-Mail mit dem Link zum Personalisieren und Herunterladen.
• Übertragene Tickets und Gästelisten-Tickets: gehen an die eigene Adresse des Inhabers, sodass ein Gast, der ein Gästelisten-Ticket verloren hat, es mit der Adresse zurückbekommt, an die es ausgestellt wurde.

Nichts wird neu erzeugt. Links, die schon im Postfach des Käufers liegen, bleiben gültig.

Wenn der Käufer eine andere E-Mail verwendet hat

Unter dem Formular öffnet Andere E-Mail verwendet oder kein Zugriff auf das Postfach? eine Suche über die Zahlungsdaten. Der Käufer wählt, wie er bezahlt hat: Kredit- oder Debitkarte, Apple Pay, Google Pay, Bancontact, iDEAL oder PayPal.

• Karte, Apple Pay, Google Pay, Bancontact und iDEAL brauchen die letzten vier Stellen (der Karte oder der IBAN) plus das Kaufdatum oder den Bestellbetrag in €. Ohne eines von beiden lässt sich das Formular nicht absenden.
• PayPal braucht die PayPal-E-Mail oder die Transaktions-ID.

Das Ergebnis ist dasselbe: Die Tickets gehen per E-Mail an die Adresse der Bestellung. Gratis-Ticket und Weiß ich nicht lassen sich so nicht suchen. Sie führen zu Support kontaktieren, in der Kategorie Verlorene Tickets des Support-Formulars.

Schutzmaßnahmen

Jede Antwort ist identisch, die Seite taugt also nicht, um herauszufinden, wer Tickets gekauft hat. Eine Sicherheitsprüfung schützt das Formular, und wiederholte Versuche sind begrenzt. Aktuelle Limits, die sich ändern können:

Ein Käufer, der ein Limit überschreitet, sieht dieselbe Antwort Schau in dein Postfach und bekommt nichts. Er sollte warten und zuerst den Spam-Ordner prüfen.

Rechnungsanfragen

Sway stellt nie eine Rechnung für ein Ticket aus. Der Veranstalter verkauft es direkt über sein eigenes Stripe-Konto und stellt die Rechnung selbst aus, wenn ein Käufer eine braucht, mit seinem eigenen Rechnungs- oder Buchhaltungstool.

Ein Käufer, der ein Ticket bezahlt hat, kann eine Rechnung über die Bestätigungs-E-Mail anfragen, über die Ticketseite, zu der sie führt, oder über Meine Bestellungen. Die Anfrage enthält einen Firmen- oder Organisationsnamen, optional eine USt-IdNr., eine Rechnungsadresse, die E-Mail-Adresse für die Rechnung und optional eine Referenz. Der Käufer kann sie korrigieren, solange sie noch offen ist.

Jedes Mitglied der Veranstaltung, das Bestellungen verwalten darf, bekommt daraufhin eine Benachrichtigung, Rechnung angefragt, im Tab Zu erledigen der Glocke.

Über der Liste zeigt ein Banner N Rechnungsanfragen zum Ausstellen, solange noch welche offen sind, mit einer Schaltfläche, die die Liste auf genau diese Bestellungen eingrenzt. Wie die Pillen Frei und Vorverkauf (siehe oben) trägt eine Zeile mit einer Anfrage ihre eigene Pille Rechnung angefragt.

Die Bestellung zu öffnen zeigt eine Karte Rechnungsanfrage mit allem, was der Käufer geschickt hat, und eine Schaltfläche, um es zu kopieren. Zwei Aktionen stehen dabei, beide brauchen die höhere Berechtigungsstufe:

• Als ausgestellt markieren, sobald du die Rechnung tatsächlich mit deinem eigenen Tool an die vom Käufer angegebene E-Mail-Adresse geschickt hast, oder per E-Rechnung. Das friert die Anfrage ein: Der Käufer kann sie nicht mehr korrigieren, und sie verschwindet aus der Zählung N Rechnungsanfragen zum Ausstellen.
• Wieder öffnen, um eine versehentlich markierte Anfrage wieder zu öffnen, oder um den Käufer sie vor einer erneuten Ausstellung noch einmal korrigieren zu lassen.

Sway trägt die Anfrage nur zwischen Käufer und dir weiter: Sway stellt die Rechnung nie selbst aus, speichert sie nicht und verschickt sie nicht. Sway löscht die Angaben 30 Tage, nachdem du eine Anfrage als ausgestellt markierst, oder ein Jahr, nachdem niemand auf eine Anfrage reagiert hat.

Wo der Rest liegt