Impostazioni dell'evento

Le impostazioni sono il posto in cui un evento si modifica dopo che esiste. Quasi tutto quello che il pubblico vede arriva da questa sola schermata: il nome, la copertina, le date, chi lo organizza, dove si svolge e se vende biglietti tramite Sway.

Per aprirla, vai su Backstage, clicca il tuo evento, poi Impostazioni nella barra laterale di sinistra.

Scheda Principale

Rinomina un evento o cambia la copertina

1. Apri la scheda Principale.
2. Clicca l'immagine sotto Nome e immagine dell'evento, scegli un file, poi ritaglialo in 16:9. Da computer puoi anche trascinare un file direttamente sul rettangolo.
3. Modifica Nome dell'evento, e Tipo di evento se è cambiato.
4. Clicca Salva modifiche.

L'indicazione sotto l'immagine enuncia la regola: 16:9. JPG, PNG o WebP. Max 10 MB. Tipo di evento propone Festival, Rave, Party, Concerto e Altro.

Un'immagine che hai scelto non viene caricata finché non salvi, e viene controllata automaticamente durante il caricamento. Un rifiuto è spiegato nel messaggio che prende il posto della conferma, e non viene scritto niente; scegli un'altra immagine e salva di nuovo.

Visibilità

Il blocco Visibilità sta in alto a destra nella scheda Principale. Porta il badge di stato, Pubblica evento / Ritira e Programma.

La pubblicazione ha dei requisiti e una procedura sua. Consulta Pubblica un evento.

Organizzatori

La scheda Organizzatori elenca i promoter accreditati sulla pagina pubblica. Ognuno è un chip che puoi rimuovere con la ✕.

Per aggiungere un promoter che gestisci già:

1. Clicca Aggiungi un organizzatore.
2. Cerca, spunta uno o più promoter, poi clicca Salva.
3. Clicca Salva modifiche in fondo alla scheda.

Qui sono elencati solo i promoter di cui sei Manager o Admin, e vengono mostrati cinque risultati alla volta, quindi scrivi per restringere. Se il promoter che vuoi non è in quell'elenco, appartiene a qualcun altro, e la procedura che ti serve è la prossima.

Per coinvolgere un promoter che non gestisci:

1. Clicca Invita un altro promoter.
2. Cerca il promoter per nome e selezionalo.
3. Facoltativamente spunta Dai accesso in sola lettura (viewer) a questo evento. Senza questo, l'invito riguarda solo l'accredito pubblico.
4. Facoltativamente scrivi un messaggio, poi clicca Invia invito.

A quel punto non è collegato niente. Il promoter compare come chip grigio con il contorno tratteggiato e un punto ambra; passandoci sopra vedi il suo stato, il livello di accesso e la data di invio. Il promoter viene accreditato pubblicamente, e ottiene l'accesso che gli hai offerto, solo quando uno dei suoi admin accetta. Fino ad allora l'evento ha un organizzatore in meno di quanti la scheda sembri mostrare, il che conta se quell'invito è l'unica cosa che ti separa dalla pubblicazione.

La ✕ su un chip in attesa revoca l'invito, dietro una conferma Revoca invito.

Un invito può essere rifiutato subito, con una motivazione:

• Nessuno gestisce ancora questo promoter. Va rivendicato prima di poter essere invitato. La pagina esiste ma non ha proprietario. Indirizzali prima a rivendicarla.
• Questo promoter co-organizza già questo evento.
• C'è già un invito in attesa per questo promoter.
• Questo promoter è stato invitato di recente. Riprova tra 24 ore.
• Troppi inviti inviati. Riprova più tardi. Questo tetto appartiene al promoter che stai invitando, non a te: scatta a tre inviti in attesa su tutti gli eventi, o cinque inviati nelle ultime 24 ore. Può farlo scattare un altro organizzatore che sta corteggiando lo stesso promoter.

Rimuovere un organizzatore. La ✕ su un promoter che gestisci prepara la rimozione, e Salva modifiche la applica. La ✕ su un promoter che ha accettato un invito apre invece Rimuovi co-organizzatore e si applica subito: perde lo stato pubblico di co-organizzatore e i suoi admin perdono l'accesso all'evento all'istante.

L'ultimo organizzatore non si può rimuovere. Con un solo chip rimasto, la sua ✕ è disattivata e riporta Deve restare almeno 1 organizzatore. Aggiungi prima il sostituto, salva, poi togli il vecchio.

Locali

Stessa forma di Organizzatori, con Aggiungi un locale. Si può collegare qualunque luogo presente su Sway, non solo quelli che gestisci. Quello che da qui non puoi fare è creare un luogo con un nome: questa schermata ne collega uno esistente o trasforma un indirizzo in un luogo, e un posto con un nome nuovo si crea dal modulo di creazione evento o da Backstage.

Un solo selettore decide che cosa stai dando: Locale o Indirizzo, in cima al pannello. Locale cerca esattamente come il modulo di creazione evento, sulle stesse due fonti - i luoghi già su Sway e i posti che la mappa conosce - in un solo insieme di righe identiche; scegli quello giusto, e se non è ancora su Sway la sua pagina viene creata per te. Indirizzo prende solo un indirizzo, per un evento senza alcun luogo con un nome: una festa di strada, un campo, un indirizzo privato. Scrivilo e sceglilo tra i suggerimenti: Sway sostituisce quello che hai scritto con l'indirizzo postale completo che ha trovato, che diventa il nome del luogo oltre che la sua posizione. Se lì esiste già un luogo con un nome, ti viene proposto quello, con Usa questo locale per collegarlo al suo posto; non dare seguito alla proposta tiene l'indirizzo, per quando sono davvero posti diversi.

Un luogo aggiunto qui esiste appena lo aggiungi. Solo il collegamento fra l'evento e il luogo aspetta Save changes. Quindi quando Sway ha dovuto creare la pagina - da un indirizzo, o da un posto che conosceva solo la mappa - aggiungerlo e pentirsene dopo lascia quella pagina su Sway.

Nemmeno l'ultimo luogo si può rimuovere. La sua ✕ è disattivata e riporta Deve restare almeno 1 locale.

Dettaglio posizione sta sotto i chip, per quello che un indirizzo non dice: Area 3, Hall 2, un piano, un ingresso, un punto di ritrovo.

Generi

Aggiungi un genere apre lo stesso tipo di selettore. I generi sono l'eccezione: aggiungerne o toglierne uno viene scritto subito e non aspetta Salva modifiche.

Link biglietti e Sway Tickets

La scheda Link biglietti contiene l'indirizzo a cui vengono mandati gli acquirenti, e l'interruttore che decide a chi appartiene.

• Sway Tickets attivo. Il link viene compilato per te ed è bloccato, e sotto compare una riga Pagina di checkout dedicata con l'indirizzo della pagina biglietti Sway dell'evento, pronta da copiare.
• Sway Tickets disattivo. Il campo è tuo. Incolla l'indirizzo della biglietteria che usi.

Quando il link punta alla tua biglietteria, Sway lo etichetta in uscita perché la visita compaia nelle statistiche di quella piattaforma: utm_source=sway.events dalla pagina dell'evento sul sito, utm_source=sway-app dall'app mobile, entrambi con utm_medium=referral e utm_campaign=event-page. Un link che ha già dei tag UTM viene inviato così come l'hai incollato.

Con Sway Tickets attivo, la scheda porta anche lo stato dei tuoi pagamenti:

• Nessun account di pagamento collegato. Collega un promoter con un account Stripe attivo nella scheda Pagamenti.
• Un avviso a parte quando il promoter collegato ha un account Stripe che non può ancora incassare, con un link Vai alle impostazioni Stripe →.

In pratica i due significano la stessa cosa: chi compra arriva al checkout e il pagamento fallisce.

Una volta che l'evento ha venduto biglietti l'interruttore si congela e la scheda riporta Bloccato: sono stati venduti biglietti per questo evento.

Timetable

L'interruttore Timetable pubblica sulla pagina evento un programma palco per palco. Attivarlo aggiunge la scheda Palchi e rende obbligatoria la data di fine su Date. Lo stesso interruttore compare sulla scheda Date, ed è la stessa impostazione.

Descrizione

Markdown, con Modifica e Anteprima. Lineup, concept, dettagli pratici.

Quali schede vedi

La barra delle schede è costruita a partire dal tuo evento e dal tuo accesso, quindi due organizzatori la vedono raramente uguale.

Una scheda può stare nella barra senza aprirsi: una URL in grigio porta il tooltip Passa a Starter per sbloccare questa funzione.

Come funziona il salvataggio tra le schede

Non c'è un pulsante Salva in fondo a un modulo. Appena cambi qualcosa compare in basso una barra con Hai modifiche non salvate, e Scarta accanto a Salva modifiche. Ti segue mentre scorri, quindi non devi mai cercarla. La stessa barra serve Principale, Date, Palchi, URL e Avvisi di vendita: una sola regola su ogni scheda.

Lasciare una scheda con qualcosa da salvare non butta via niente: prima chiede una finestra di dialogo, e lo stesso vale per chiudere o ricaricare la scheda del browser.

Principale, Date e Palchi sono tre viste di un solo modulo. Passare dall'una all'altra non cambia niente di quello che hai scritto. Tutte e tre scrivono per intero le impostazioni condivise dell'evento: l'interruttore Timetable, il link ai biglietti e lo stato di Sway Tickets, Dettaglio posizione, i palchi e le giornate di un festival.

Il resto appartiene a una sola scheda. Solo Principale scrive il nome dell'evento, la copertina, Tipo di evento, la descrizione, gli organizzatori e i luoghi. Solo Date scrive l'inizio, la fine e il Fuso orario. E siccome un salvataggio riuscito ricarica l'evento dal server, un nuovo nome scritto su Principale e poi salvato da Date viene silenziosamente sostituito da quello memorizzato. Salva Principale da Principale.

Scheda Date

Imposta l'inizio e la fine

Inizio, fine e fuso orario stanno insieme in una sola scheda, Quando si svolge.

1. Apri la scheda Date.
2. Compila Data e ora di inizio: una data, poi un campo orario che puoi digitare o scorrere.
3. Compila Data e ora di fine, oppure lascialo vuoto. È indicato come (facoltativo), e (obbligatorio con la timetable attiva) una volta che la timetable è attiva. Cancella, accanto all'etichetta, lo svuota.
4. Controlla Fuso orario. Tutto quello che sta sopra viene letto in quel fuso, e ogni opzione mostra il suo scarto attuale.
5. Salva dalla barra in basso.

Sotto i campi, una riga ripete quello che hai impostato: l'intervallo completo e quanto dura, così un evento che finisce alle 06:00 del mattino dopo si vede invece di doverlo dedurre. Se la fine cade prima dell'inizio, lo dice al suo posto.

Quando il tuo fuso orario è diverso da quello dell'evento, una seconda riga dà l'inizio nel tuo. L'indicazione sotto Fuso orario dice il resto chiaramente: Ogni data qui sopra è letta in questo fuso orario, compreso l'orario di apertura porte visto dagli acquirenti. È il campo da controllare per primo su un evento creato da un altro paese, perché al momento della creazione viene memorizzato il fuso orario di chi lo ha creato.

Che aspetto ha il blocco. In cima alla scheda compare un banner che riporta Le vendite sono iniziate: le date dell'evento non si possono più modificare, le caselle di data e ora di inizio e fine diventano grigie e Salva modifiche è disattivato. Nell'interfaccia non c'è modo di forzarlo.

Tre controlli della scheda non diventano grigi: il selettore Fuso orario, l'interruttore Timetable e Gestisci giorni. Restano cliccabili, ma con Salva modifiche disattivato questa scheda non memorizza niente, quindi un fuso orario che cambi qui non viene conservato.

Un'unica eccezione ristretta: se attivi Timetable e l'evento non ha proprio nessuna data di fine, i campi della data di fine e Salva modifiche restano usabili così puoi fornire quella che la timetable richiede. La data di inizio resta bloccata.

Il blocco può mancare quando non dovrebbe. Si regge su una sola domanda che la pagina fa al server mentre si carica: questo evento ha un ordine pagato? Farla richiede il permesso di vedere gli ordini dell'evento, e un rifiuto non viene mai segnalato. La pagina prosegue come se non fosse stato venduto niente. Un membro che può modificare le impostazioni ma non può vedere gli ordini si ritrova quindi senza banner, con i campi data modificabili e l'interruttore Sway Tickets vivo su un evento che vende da settimane.

C'è un indizio affidabile, perché è lo stesso permesso a mettere Avvisi di vendita nella barra delle schede. Su un evento con Sway Tickets attivo, una scheda Avvisi di vendita che manca significa che non puoi vedere gli ordini, il che significa che il blocco su questa schermata non è affidabile. L'assenza del banner non è la prova che non sia stato venduto niente: chiedi a qualcuno che può aprire gli Ordini dell'evento prima di cambiare una data.

Gestisci le giornate di un festival

Con Timetable attivo, in fondo alla scheda compare una scheda Gestisci giorni.

1. Clicca Aggiungi giorno.
2. Compila Nome del giorno, Inizio e Fine. Tutti e tre sono obbligatori, ed entrambi gli orari devono cadere dentro l'inizio e la fine dell'evento.
3. Clicca Aggiungi.
4. Riordina con i pulsanti ↑ e ↓ della riga, oppure trascinandone la maniglia. La matita modifica, il cestino rimuove.
5. Salva dalla barra in basso.

Le giornate sono quelle che la schermata lineup propone quando assegni un artista a una giornata.

Scheda Palchi

Visibile solo mentre Timetable è attivo. I palchi sono le sale, i tendoni o i piani su cui è distribuita la tua lineup.

1. Apri la scheda Palchi.
2. Clicca Aggiungi palco, scrivi un Nome del palco, clicca Aggiungi.
3. Riordina con i pulsanti ↑ e ↓, oppure trascinando la maniglia. Le righe sono numerate, e quell'ordine è l'ordine che usa la timetable pubblica.
4. Salva dalla barra in basso.

Finché non ne aggiungi uno, la scheda propone uno spazio vuoto che apre il pannello. Una volta che i palchi esistono, la schermata lineup li propone come menu a discesa invece che come campo di testo libero, ed è questo a impedire che la stessa sala venga scritta in tre modi.

Scheda URL

Due indirizzi, e un codice QR.

URL permanente è l'indirizzo a cui l'evento risponde sempre. Non cambia mai e non si può rimuovere. Il pulsante accanto lo copia.

URL personalizzato è un indirizzo breve e leggibile che scegli tu, mostrato con una pillola Attivo o Inattivo una volta che esiste.

1. Apri la scheda URL.
2. Scrivi l'indirizzo che vuoi. Le maiuscole diventano minuscole mentre scrivi, tutto quello che sta fuori da a-z, 0-9 e il trattino viene eliminato, e i trattini doppi si riducono a uno.
3. Aspetta che il controllo sotto il campo dichiari l'indirizzo libero. Il pulsante della barra di salvataggio resta disattivato finché non lo fa.
4. Salva dalla barra in basso, come su ogni altra scheda.

Tre regole non vengono annunciate finché non le infrangi: l'indirizzo deve iniziare con una lettera, finire con una lettera o una cifra ed essere lungo da 3 a 80 caratteri. Quindi 2026-tour e nye- vengono entrambi rifiutati, pur usando soltanto i caratteri che il campo accetta.

Appena l'indirizzo personalizzato è Attivo, Sway collega l'evento con quello ovunque: le schede evento su una pagina promoter, artista, luogo o città, il link che copia un ambassador e i link personali inviati da una prevendita. La pagina dell'evento dichiara anche quell'indirizzo come canonico: chi arriva dall'URL permanente vede comunque la pagina, e i motori di ricerca sanno quale dei due indicizzare.

Una scheda QR code compare sotto una volta che esiste un indirizzo personalizzato: punta all'URL personalizzato, quindi sopravvive a una rinomina successiva. E Vedi le statistiche URL in Insights → ti porta ai click che ha raccolto.

Eliminare l'URL personalizzato rimuove l'indirizzo, dietro una finestra che dichiara Questa azione è irreversibile. Tutto quello che è già stato stampato o pubblicato con quell'indirizzo smette di funzionare. L'URL permanente non viene toccato.

Scheda Pagamenti

Questa scheda compare solo una volta che Sway Tickets è stato attivato e salvato. Prima non è proprio nella barra, quindi girare l'interruttore non basta: salva la scheda Principale, e la scheda si aggiunge alla barra.

Riceve i soldi esattamente un promoter. La scheda lo dice: Si può collegare un solo promoter per i pagamenti. Per cambiarlo, scollega prima quello attuale. La tabella elenca i promoter collegati all'evento su cui puoi agire, con il loro account Stripe, e può essere collegata al massimo una riga alla volta.

Per scegliere chi viene pagato:

1. Apri la scheda Pagamenti.
2. Trova il promoter nella tabella.
3. Clicca Collega questo promoter.

Si può collegare solo un promoter che ha già un account Stripe; gli altri mostrano Nessun account Stripe nella colonna Stripe e non offrono nessun pulsante. Il promoter collegato si sposta nella riga in cima, contrassegnata Riceve i pagamenti, con Scollega come unica azione.

Vengono segnalate tre situazioni, ognuna con una soluzione diversa:

Una volta che l'evento ha venduto un biglietto, Scollega è disattivato e passandoci sopra riporta Bloccato: sono stati venduti biglietti per questo evento. Il denaro già dovuto deve mantenere una destinazione.

Collegare Stripe avviene sulla pagina promoter, non qui. Consulta Collega i pagamenti.

Scheda Mance

Disponibile con Sway Tickets attivo, per chiunque possa modificare le impostazioni dell'evento. Decide se agli acquirenti di questo evento viene proposta una mancia facoltativa al pagamento.

In Mancia al pagamento, tre scelte:

• Come seguito dal nome del promoter che incassa segue l'interruttore di quel promoter, Offrire una mancia in tutti i miei eventi. Ogni evento parte da qui.
• Attiva propone la mancia in questo evento, qualunque cosa abbia scelto il promoter.
• Disattivata la nasconde in questo evento, qualunque cosa abbia scelto il promoter.

La modifica vale non appena fai clic, senza pulsante di salvataggio: scegliere di nuovo l'opzione precedente la annulla. Sotto, un blocco dice cosa vedono ora gli acquirenti: Proposta agli acquirenti, Non proposta, oppure Non disponibile per questo account di pagamento quando il promoter che incassa non ha un account Stripe o ne ha uno con sede fuori dall'Unione europea. In quel caso Attiva resta grigia, e Vai ai pagamenti apre la scheda Pagamenti quando manca l'account.

Cosa vede l'acquirente, i rimborsi e le tasse sono in Mance e donazioni.

Scheda Avvisi di vendita

Disponibile con Sway Tickets attivo, per chiunque possa vedere gli ordini dell'evento. Ricevi un avviso quando una vendita di biglietti viene convalidata per questa pagina.

La scheda ha tre parti, e non hanno la stessa portata.

Avvisami con push è solo tua. Attivarla manda a te una notifica nell'applicazione quando si vende un biglietto su questo evento. Si salva appena la giri, senza un pulsante a parte.

Telegram è condiviso da tutta la pagina: gli avvisi vanno alle chat collegate qui, per tutti, non solo per te.

Impostazioni pagina è anch'esso condiviso, e solo i manager possono cambiarlo. Chi non è manager vede i valori con una nota che riporta Solo i manager possono modificare queste impostazioni.

Un invito in guestlist è un ordine da €0, quindi Includi ordini gratuiti lo nasconde già - e con esso ogni registrazione gratuita vera. Disattiva invece Includi inviti guestlist: gli omaggi che emetti restano silenziosi su entrambi i canali, push e Telegram, mentre una registrazione gratuita vera continua ad annunciarsi.

Cadenza e finestra sono file di pulsanti, non menu a discesa: l'opzione che non hai scelto resta leggibile accanto a quella che hai scelto. Sotto, una riga dice quanto fanno insieme le quattro impostazioni - Ricevi un avviso raggruppato al massimo ogni 10 minuti, registrazioni gratuite incluse. Leggi quella riga invece di ricomporre le impostazioni sopra di essa.

Cambiare una delle quattro alza in basso la barra Impostazioni avvisi non salvate, come su ogni altra scheda. Avvisami con push è l'eccezione: è solo tua e si salva nel momento in cui la attivi.

Scheda Rivendita

Disponibile con Sway Tickets attivo. Permette a chi ha comprato di rivendere i propri biglietti tramite TicketSwap SecureSwap invece che sui social, e il biglietto rivenduto resta valido.

Attiva Consenti la rivendita per questo evento, scegli il Servizio di rivendita e clicca su Salva. A differenza della maggior parte delle schede, questa ha un proprio pulsante Salva e non fa comparire la barra Hai modifiche non salvate.

Con TicketSwap SecureSwap selezionato, un riquadro informativo intitolato Come funziona la rivendita su TicketSwap riassume le regole:

• Come funziona. Chi ha un biglietto lo mette in vendita su TicketSwap dal link nella pagina dei suoi biglietti. Quando viene venduto, Sway annulla il codice a barre originale ed emette al nuovo acquirente un biglietto nuovo, così entra solo uno dei due.
• Commissioni. TicketSwap applica la propria commissione di servizio sulla rivendita: 5% al venditore e 7% all'acquirente. Ricevi una quota tramite la dashboard partner di TicketSwap.
• Cosa non viene mai rivenduto. Inviti, biglietti gratuiti e tipi di biglietto del back-office. La rivendita si chiude alla fine dell'evento, oppure 12 ore dopo l'inizio se l'evento non ha un orario di fine.
• Blocchi. Finché un biglietto è in vendita, non può essere rimborsato, ceduto a qualcun altro né scaricato. Una volta rivenduto, il suo ordine può essere rimborsato solo biglietto per biglietto, escluso quello rivenduto: la schermata dell'ordine rifiuta Rimborsa tutto e un rimborso Per importo con un messaggio.
• Nominare TicketSwap. TicketSwap richiede che tu lo nomini come partner di rivendita. Sway lo aggiunge automaticamente all'email di conferma dell'ordine, come riga sotto la descrizione nella pagina pubblica dell'evento (non fa parte della tua descrizione, quindi l'editor non la mostra né la modifica), e di nuovo nella pagina dell'evento quando tutti i tipi di biglietto sono esauriti. Aggiungilo tu stesso alle FAQ del tuo evento.

Zona pericolosa

Visibile solo agli Admin. Contiene una sola azione: Elimina questa pagina.

1. Apri la scheda Zona pericolosa.
2. Clicca Elimina questa pagina.
3. Scrivi il titolo dell'evento esattamente come compare, maiuscole e punteggiatura comprese. La finestra ti mostra la stringa esatta da scrivere.
4. Clicca Elimina questa pagina.

Il pulsante di conferma resta inerte finché quello che hai scritto non corrisponde al titolo carattere per carattere. È l'unica protezione, ed è voluto.

Un evento che ha venduto biglietti non si può eliminare. Il pulsante è disattivato e una riga sotto riporta Questo evento non si può eliminare perché sono stati venduti biglietti. Anche togliere la pubblicazione è bloccato una volta che esistono ordini, quindi un evento andato storto dopo l'apertura delle vendite si annulla e si comunica, non si fa sparire.

Con accesso in sola lettura

Se il tuo ruolo sull'evento concede la visualizzazione ma non la modifica, ogni scheda si apre lo stesso e ogni valore resta leggibile, con tutti i controlli disattivati. Zona pericolosa non compare proprio, perché richiede Admin.

Ruoli e funzionalità si impostano sulla schermata Permissions dell'evento, descritta in Gestisci permessi.

Dall'app mobile

I dettagli di un evento, la sua lineup e la sua timetable si possono modificare anche dal telefono: Modifica un evento (app mobile). Gli indirizzi personalizzati, i pagamenti e gli avvisi di vendita restano solo sul web.