Ordini

Ordini è il registro di ogni acquisto fatto su un evento: chi ha comprato, cosa ha comprato, quanto ha pagato e quali biglietti ne sono usciti. È anche dove si emette un rimborso.

Ci sono due schermate. L'elenco mostra ogni ordine, dieci alla volta. Cliccare una riga apre la schermata di dettaglio di quel singolo ordine, che è quella che può agire.

La riga della barra laterale non è legata all'interruttore Sway Tickets, quindi resta disponibile su un evento che al momento non vende tramite Sway.

Apri l'elenco degli ordini

1. Apri Backstage, poi clicca il tuo evento.
2. Nella barra laterale di sinistra, clicca Ordini, sotto il titolo Biglietti e shop.

Se il tuo account può aprire l'evento ma non i suoi ordini, le due schermate te lo dicono in modo diverso. L'elenco non aiuta: mostra un titolo generico Si è verificato un errore, e la frase sotto dice che non è stato possibile caricare gli ordini. È lo stesso messaggio prodotto da un guasto di rete, quindi non ti dice davvero che manca un permesso. La schermata di dettaglio di un ordine è esplicita, e risponde Accesso negato con una riga che dice che non hai i permessi necessari per vedere quell'ordine.

In entrambi i casi deve concederlo qualcuno che amministra l'evento, consulta Gestisci permessi. L'accesso in lettura basta per sfogliare gli ordini e aprirli. Copiare un id o un indirizzo dall'elenco, e ogni azione sulla schermata di dettaglio a parte i due pulsanti della ricevuta, richiedono il livello superiore.

Leggi l'elenco

Un N ✓ verde accanto al conteggio dei biglietti è il numero di quelli già scansionati all'ingresso. Nella colonna Sconto, un coupon percentuale mostra la sua percentuale sotto il codice; un coupon a importo fisso mostra lì un trattino, dato che non c'è nessuna percentuale da dichiarare. L'importo totale detratto sta sull'ordine stesso.

Chi ha aggiunto una mancia la mostra su una seconda riga sotto l'importo, per esempio + 5,00 € di mancia. La mancia è tua, ma non è un incasso dei biglietti: Totale la lascia fuori. Sotto il titolo della pagina, la riga Mance: 45,00 € su 9 ordini somma le mance di tutto l'evento. Vedi Mance e donazioni.

Stato e origine

Stato è uno tra Pagato, Completato, Riuscito, In attesa, Rimborsato, Fallito, Annullato o Scaduto.

Due pillole cambiano quel quadro:

• Una pillola Omaggio sostituisce del tutto lo stato. L'ordine era un biglietto omaggio di guestlist, emesso gratuitamente, quindi non c'è mai stato un pagamento che potesse riuscire o fallire.
• Una pillola Prevendita o Codice privato sta accanto allo stato invece di sostituirlo. Da dove arriva un ordine è una domanda diversa da dove è arrivato, quindi vengono mostrate entrambe. Le normali vendite pubbliche non portano nessuna pillola di origine.

Anche una riga con una richiesta di fattura porta la sua pillola, vedi Richieste di fattura, più sotto.

Rivela l'email di chi compra

Gli indirizzi sono mascherati di default, così una lista clienti non si può leggere dal tuo schermo passando di lì.

1. Clicca l'icona a occhio nell'intestazione della colonna Email. Il suo tooltip riporta Mostra email.
2. Leggi quello che ti serve, poi cliccala di nuovo, adesso Nascondi email.

La scelta dura finché resti sulla pagina e si azzera alla visita successiva.

Muoviti tra le pagine

L'elenco carica dieci ordini alla volta e recupera i dieci successivi dal server, quindi il conteggio sotto la tabella è il totale reale dell'evento, non il numero a schermo. Usa i pulsanti freccia in basso a destra, oppure Precedente e Successivo su un telefono.

Esporta in CSV

1. Clicca Esporta CSV in alto a destra nell'elenco.
2. Il file si scarica subito. Nessuna finestra, nessuna opzione.

Le sette colonne sono il riferimento dell'ordine, lo stato, l'email di chi compra, l'importo, la mancia, la valuta e la data. L'importo segue la stessa base netta della colonna Totale, e la mancia resta fuori, in una colonna a parte.

Apri un ordine

Clicca una riga qualunque dell'elenco. La schermata di dettaglio si intitola Dettagli ordine ed è disposta come una colonna larga di schede con un pannello di azioni a destra.

La scheda di riepilogo

Informazioni generali porta l'ID ordine, lo Stato, la Email acquirente dietro il suo interruttore a occhio, l'orario Creato il, l'Importo totale, la Valuta e il Metodo di pagamento.

Quando l'acquirente ha indicato un nome all'acquisto (il campo è facoltativo), una riga Nome acquirente lo mostra accanto all'email, e anche la ricevuta stampata lo riporta.

Quando non è stato usato nessun coupon, una seconda riga riporta Calcolato: seguito dal totale ricostruito dalle righe d'ordine. È un controllo incrociato rispetto all'importo che il fornitore di pagamento ha davvero addebitato. Quando è stato usato un coupon, la scheda mostra invece il subtotale prima dello sconto barrato, con sotto l'importo pagato.

Sopra quei campi compare un banner quando c'è qualcosa da dire sull'ordine:

Quell'ultimo banner è una lettura. Riporta un rimborso; non ne esegue uno.

Il dettaglio dei prodotti

Prodotti ordinati elenca cosa è stato comprato, una riga per tipo di biglietto, con Qtà, Biglietti totali (più alto della quantità quando un acquisto produce più biglietti), Prezzo unitario e il Totale di riga.

Il piè di pagina è il denaro per intero: Subtotale (biglietti), poi Commissioni, poi, quando si applica un coupon, Subtotale (prima dello sconto) e la riga Sconto, e infine il Totale davvero addebitato.

Quando chi compra ha aggiunto una mancia, il piede riporta una riga Mancia prima del Totale, o Donazione sull'ordine di un ente senza scopo di lucro, e il Totale la include. I tuoi guadagni: la lascia fuori: è l'incasso dei biglietti, la stessa cifra dell'elenco.

Lavora sui biglietti

La scheda Biglietti elenca ogni biglietto prodotto dall'ordine, con il suo id breve, il suo prodotto, il suo Titolare e il suo stato. Nomi e email di chi detiene il biglietto sono mascherati finché non clicchi l'icona a occhio nell'intestazione Titolare.

Gli stati dei biglietti sono Valido, Scansionato, Rimborsato, Annullato e Scambiato. Un biglietto scambiato nomina sotto la persona a cui è andato. Un biglietto arrivato per rivendita porta un badge Rivendita accanto al suo id.

In fondo a ogni riga c'è il pulsante QR, e accanto un menu ⋮ con il resto. Tutte richiedono il livello di permesso superiore:

• Vedi QR code apre il codice che legge lo scanner all'ingresso.
• Reinvia email manda di nuovo il biglietto a chi lo detiene. Non è disponibile quando il biglietto non ha un'email associata, e il tooltip lo dice e ti chiede di impostare prima un destinatario.
• Modifica email titolare corregge l'indirizzo su un singolo biglietto. La finestra rifiuta tutto quello che non è un indirizzo valido, e la modifica ha effetto appena salvi.
• Annulla biglietto invalida quel singolo biglietto.

L'annullamento ti chiede di scrivere Annulla nella casella di conferma prima che il pulsante diventi usabile. Non muove nessun denaro.

Quali delle quattro ottieni davvero dipende dallo stato del biglietto. Vedi QR code c'è sempre. Reinvia email ed Modifica email titolare spariscono dai biglietti già rimborsati, annullati o scambiati. Annulla biglietto è più severo di entrambi: compare solo mentre il biglietto è Valido, quindi sparisce anche nel momento in cui il biglietto viene scansionato. Un biglietto che è passato dall'ingresso non si può proprio annullare da questa schermata.

La traccia delle attività

Attività unisce due storie in un'unica cronologia, dalla più recente: gli eventi propri dell'ordine (creato, aggiornato, rimborso elaborato, annullato) e ogni email che Sway ha mandato a riguardo. Ogni email mostra il suo tipo, se è stata Inviata, In attesa, In elaborazione o Fallita, quale biglietto riguardava e, quando è fallita, il motivo.

Rimborsa un ordine

I rimborsi si emettono qui, dal pannello Azioni ordine a destra della schermata di dettaglio dell'ordine. In nessun altro punto dell'admin si può fare.

Il pulsante Rimborsa ordine compare solo mentre l'ordine è Pagato o Completato e c'è ancora qualcosa di rimborsabile. Altrimenti il pannello dice che non ci sono azioni disponibili e nomina lo stato attuale.

1. Clicca Rimborsa ordine.
2. Scegli quanto restituire, con i tre pulsanti in cima alla finestra:
   • Rimborsa tutto restituisce l'intero importo residuo dei biglietti.
   • Per importo prende una cifra che scrivi tu. Residuo rimborsabile sotto è il tetto, ma scrivere più di quello non riporta la tua cifra a quel livello. Conferma resta semplicemente disattivato finché non abbassi tu il numero. Lo zero viene rifiutato allo stesso modo.
   • Per biglietti ti permette di spuntare i singoli biglietti e restituisce quello che sono costati.
3. Controlla il riepilogo. Elenca il prezzo del biglietto, lo sconto se ce n'è stato uno, le Commissioni di servizio (non rimborsabili) barrate, e Rimborsato al cliente, che è la cifra che uscirà davvero dal tuo conto.
4. Clicca Conferma.

Sway scrive a chi ha comprato entro un minuto. L'email riporta l'importo restituito, dice se l'ordine ora è rimborsato del tutto o in parte, elenca i biglietti che non valgono più (tutti, quelli selezionati o nessuno dopo un rimborso parziale per importo) e ricorda che le commissioni di servizio non vengono rimborsate. Il rimborso compare nella traccia Attività e nel banner sulla scheda di riepilogo, e l'email entra nella traccia come Conferma di rimborso: In attesa finché non parte, poi Inviata. Un invio che fallisce viene ritentato da solo; la traccia mostra Fallita, con il motivo, solo quando i tentativi sono esauriti. Un ordine senza indirizzo di chi ha comprato non riceve email.

Sway rifiuta un rimborso quando TicketSwap detiene un biglietto dell'ordine: finché un biglietto è in vendita non si può rimborsare nulla, e dopo una rivendita passa solo Per biglietti, escluso il biglietto rivenduto (un ordine acquistato su TicketSwap stesso lo rimborsa TicketSwap, non tu qui).

Cosa lascia dietro un rimborso parziale

Restituire una parte di un ordine non lo chiude. L'ordine resta Pagato e il pulsante resta disponibile, quindi puoi rimborsare ancora più avanti, fino a quello che resta.

Quali biglietti smettono di funzionare dipende da come hai rimborsato:

• Per biglietti invalida solo i biglietti che hai selezionato. Gli altri restano validi e si scansionano ancora all'ingresso.
• Rimborsa tutto, e Per importo una volta restituito l'intero valore dei biglietti, invalidano ogni biglietto dell'ordine e lo portano a Rimborsato.
• Per importo per meno del valore pieno lascia validi tutti i biglietti. Il denaro è tornato a chi ha comprato, e quella persona può comunque entrare. Usa Per biglietti quando il punto è impedire a qualcuno di entrare.

L'email di rimborso a chi ha comprato segue la stessa regola: elenca i biglietti che non valgono più, oppure dice che i biglietti restano validi.

La mancia aggiunta da chi compra torna indietro con Rimborsa tutto, e il riepilogo la mostra come Mancia rimborsata. Un rimborso Per biglietti restituisce solo i biglietti: la mancia resta sull'ordine, che resta Pagato finché un Rimborsa tutto non restituisce anche lei. Per importo funziona allo stesso modo: i biglietti smettono di valere appena il loro importo è restituito, e l'ordine resta Pagato finché la mancia è ancora lì.

Rimanda una ricevuta o una conferma

Lo stesso pannello contiene altri due blocchi.

Sotto Email, Reinvia email di conferma manda di nuovo la conferma d'ordine a chi ha comprato. È presente solo quando l'ordine ha un indirizzo di chi compra e non è stato rimborsato o annullato, dato che dopo non c'è niente di utile da confermare.

Sotto Esporta e stampa, Scarica ricevuta PDF scarica un file ricevuta, e Stampa ricevuta apre la finestra di stampa del browser su una ricevuta impaginata nella pagina. Esistono entrambe solo in francese e in inglese. Usa l'admin in qualunque altra lingua e ripiegano, e nemmeno sulla stessa: il PDF scaricato esce in francese, la pagina stampata in inglese. Nessuna delle due richiede il livello di permesso superiore: chiunque possa aprire l'ordine può ricavarne una ricevuta.

Una ricevuta non è una fattura. Chi compra e ne ha bisogno usa Ti serve una fattura? dall'email di conferma o da I miei ordini; vedi Richieste di fattura, più sotto.

Chi compra e ha perso i biglietti

Chi compra e non trova più i biglietti non ha bisogno di te. Sway ha una pagina pubblica per questo, Ritrova i biglietti, raggiungibile da Biglietti persi? nel footer del sito di Sway. Non c'è niente da attivare: funziona per tutti gli ordini, su tutti gli eventi.

Chi compra inserisce l'email usata al pagamento e clicca Ritrova i biglietti. La pagina risponde sempre Controlla la posta, che un ordine corrisponda o no a quell'indirizzo. Non mostra mai un ordine o un biglietto a schermo. Quello che viene trovato è inviato per email all'indirizzo dell'ordine, e solo lì. Anche chi compra come ospite, senza account Sway, è coperto, perché la ricerca usa l'email di chi compra salvata nell'ordine.

Cosa viene inviato

• Ordini: ordini pagati e ordini gratuiti. Contano i biglietti Valido o già Scansionato; quelli rimborsati e annullati no.
• Eventi: solo quelli in arrivo o in corso. Un evento è finito alla sua ora di fine, oppure otto ore dopo l'inizio se non ha un'ora di fine. Per un evento finito non viene inviato nulla, e chi ha comprato deve passare dall'assistenza.
• Biglietti personalizzati: una email di biglietti per ogni titolare, con tutti i biglietti di quel titolare.
• Biglietti non ancora personalizzati: l'email dell'ordine, con il link per personalizzarli e scaricarli.
• Biglietti ceduti e della lista ospiti: vanno all'indirizzo del titolare, così un ospite che ha perso il biglietto lo ritrova con l'indirizzo a cui è stato emesso.

Nulla viene rigenerato. I link già presenti nella casella di chi compra continuano a funzionare.

Quando chi compra ha usato un'altra email

Sotto il modulo, Hai usato un'altra email o non riesci ad accedere a quella casella? apre una ricerca per dati di pagamento. Chi compra sceglie come ha pagato: Carta di credito o di debito, Apple Pay, Google Pay, Bancontact, iDEAL o PayPal.

• Carta, Apple Pay, Google Pay, Bancontact e iDEAL chiedono le ultime quattro cifre (della carta o dell'IBAN) più la Data di acquisto o l'Importo dell'ordine in €. Il modulo non parte senza uno dei due.
• PayPal chiede l'email PayPal o l'ID della transazione.

Il risultato è lo stesso: i biglietti arrivano per email all'indirizzo dell'ordine. Biglietto gratis e Non lo so non si possono cercare così. Portano a Contatta l'assistenza, nella categoria Biglietti persi del modulo di assistenza.

Misure di protezione

Ogni risposta è identica, quindi la pagina non serve a scoprire chi ha comprato biglietti. Un controllo di sicurezza protegge il modulo e i tentativi ripetuti sono limitati. Limiti attuali, che possono cambiare:

Chi supera un limite vede la stessa risposta Controlla la posta e non riceve nulla: deve aspettare e guardare prima nello spam.

Richieste di fattura

Sway non emette mai una fattura per un biglietto. È l'organizzatore a venderlo, direttamente sul proprio conto Stripe, ed è lui a emettere la fattura quando chi compra ne chiede una, dal proprio strumento di fatturazione o contabilità.

Chi ha pagato un biglietto può chiederne una dall'email di conferma, dalla pagina dei biglietti a cui porta, o da I miei ordini. La richiesta porta un nome di azienda o organizzazione, una partita IVA facoltativa, un indirizzo di fatturazione, l'email a cui mandare la fattura, e un riferimento facoltativo. Chi compra può correggerla finché resta aperta.

Ogni membro dell'evento che può gestire gli ordini riceve allora una notifica, Fattura richiesta, nella scheda Da fare della campanella.

Sopra l'elenco, un banner mostra N richieste di fattura da emettere finché ce ne sono ancora di aperte, con un pulsante che restringe l'elenco esattamente a quegli ordini. Come le pillole Omaggio e Prevendita (vedi sopra), una riga con una richiesta porta la sua pillola Fattura richiesta.

Aprire l'ordine mostra una scheda Richiesta di fattura con tutto quello che ha mandato chi compra, e un pulsante per copiarlo. Ci sono due azioni insieme a essa, entrambe con il livello di permesso superiore:

• Segna come emessa, una volta che hai davvero inviato la fattura dal tuo strumento all'email indicata da chi compra, o tramite fatturazione elettronica. Questo congela la richiesta: chi compra non può più correggerla, ed esce dal conteggio N richieste di fattura da emettere.
• Riapri, per scongelare una richiesta segnata per errore, o per far correggere di nuovo a chi compra prima che tu la riemetta.

Sway si limita a portare la richiesta tra chi compra e te: non emette, non conserva e non invia mai la fattura. I dati vengono eliminati 30 giorni dopo che segni una richiesta come emessa, o un anno dopo una richiesta che nessuno ha gestito.

Dove sta il resto