Lista ospiti

Aggiungi ospiti alla lista d'ingresso o emetti biglietti omaggio su un evento nell'app web Sway, poi registra gli arrivi ed esporta l'elenco.

La guestlist è l'unica schermata di un evento in cui lo stesso modulo fa due lavori diversi. Quale dei due ti tocca dipende dall'interruttore Sway Tickets in Impostazioni → Principale.

Sway Tickets attivo. Il modulo emette veri biglietti gratuiti: un ordine, un codice QR scansionabile e un'email con il biglietto per ogni ospite. Il pannello si intitola Emetti biglietti omaggio.
Sway Tickets disattivo. Lo stesso modulo aggiunge nomi a una lista d'ingresso e nient'altro. Nessun ordine, nessun codice QR, nessuna email. Il pannello si intitola Aggiungi ospiti, e in cima un avviso dice che per questo evento i biglietti di guestlist non possono essere emessi né inviati, con un link che riporta Attivalo in Impostazioni →.

Tutto quello che sta fuori dal pannello si comporta allo stesso modo in entrambi i casi: la tabella, il contatore di check-in e le due esportazioni.

Apri la guestlist

Apri Backstage, poi clicca il tuo evento.
Clicca Biglietti, sotto Biglietti e shop nella barra laterale di sinistra, poi apri la scheda Lista ospiti.

Il contatore accanto alla ricerca conta righe, non biglietti: una riga può coprire più persone. Il numero dei check-in accanto conta invece persone - del tipo 12 of 180 checked in - perché una riga da cinque biglietti sono cinque persone all'ingresso.

Aggiungere, registrare gli arrivi, revocare e rimuovere richiedono tutti il permesso di gestire la guestlist su questo evento. Senza, la pagina si apre lo stesso e ogni controllo è disattivato. Consulta Gestisci permessi.

Quando l'evento è finito, Aggiungi ospiti è disattivato, e passando il mouse sul pulsante si legge perché: un biglietto creato dopo la chiusura dell'ingresso non verrebbe mai scansionato. Il limite è la data di fine dell'evento; un evento senza data di fine si considera finito una settimana dopo l'inizio, il che copre il festival più lungo. Tutto il resto continua a funzionare: registrare gli arrivi, le esportazioni, rimandare e revocare.

Aggiungi un ospite alla lista d'ingresso

Usa questa procedura quando l'evento non vende tramite Sway Tickets.

Clicca Aggiungi ospiti, a destra nella barra degli strumenti: il modulo scorre dentro da destra.

Compila Nome.
Facoltativamente compila Cognome ed Email.
Imposta la Quantità: quante persone copre quel nome all'ingresso, fino a 20.
Scegli Invitato da se li porta qualcuno in particolare - vedi sotto.
Clicca Aggiungi alla lista.

La riga compare in fondo alla tabella con lo stato In lista. Non viene creato niente e non viene mandato niente.

Nome porta un asterisco, ma il modulo è più permissivo di così: basta un nome oppure un'email, e inviare senza nessuno dei due riporta Serve un nome o un'email. Se fornisci solo un indirizzo, quell'indirizzo diventa il nome mostrato nell'elenco.

Emetti un biglietto omaggio per un ospite

Usa questa procedura quando l'evento vende tramite Sway Tickets.

Clicca Aggiungi ospiti, a destra nella barra degli strumenti: il modulo scorre dentro da destra.

Compila l'Email. È il campo obbligatorio in questa modalità, perché il biglietto deve essere intestato a qualcuno.
Facoltativamente compila Nome e Cognome. Personalizzano il biglietto.
Scegli un Tipo di biglietto, oppure lascialo su Lista ospiti (gratis, creato in automatico).
Imposta la Quantità, fino a 20 per ospite.
Lascia attivo Invia il biglietto via email all'ospite per consegnarlo subito, oppure disattivalo per creare i biglietti senza mandare niente.
Scegli Invitato da se distribuisce questi biglietti qualcuno in particolare.
Clicca Emetti biglietti.

Il messaggio di conferma conta biglietti, non ospiti. Un ospite con quantità 3 riporta tre biglietti omaggio emessi, non uno. Quando una parte di un lotto fallisce, il messaggio riporta invece i due numeri separatamente.

Inviare con l'Email vuota riporta Serve un'email valida per emettere un biglietto. Il tipo che hai scelto resta selezionato dopo un'emissione riuscita, così una serie di ospiti separati sullo stesso tipo non richiede di riselezionarlo.

Chi li ha invitati

Invitato da elenca i promoter dell'evento, poi Qualcun altro…, che apre un campo libero per un artista, uno sponsor, il locale o chiunque altro distribuisca inviti. Non c'è un'opzione «nessuno» - un invito viene sempre da qualcuno - così il campo si apre sul primo promoter, e una serata con un solo promoter non richiede alcuna scelta. Scegliere Qualcun altro… e lasciare il campo vuoto rifiuta il lotto con Indica chi lo invita, o scegli un promoter.

Il selettore compare qualunque sia il numero di promoter: anche una serata con un solo promoter dà biglietti ai suoi artisti. In una coproduzione è l'unica cosa che dice da quale lista arriva un ospite.

La scelta vale per l'intero lotto, elenco incollato compreso, e sopravvive da un lotto all'altro: scegli il tuo promoter una volta, incolla il suo elenco in tre riprese, e tutte e tre finiscono sotto lo stesso nome. Cambialo prima del lotto che è di qualcun altro.

Il nome compare sotto l'ospite nella tabella e viaggia in entrambe le esportazioni.

Quale tipo di biglietto viene usato

Lista ospiti (gratis, creato in automatico) ripiega sul primo tipo di biglietto gratuito riservato all'admin dell'evento, e ne crea uno chiamato Lista ospiti senza limite di capienza se l'evento non ne ha. Non compare mai nella vendita pubblica.

Si può scegliere qualunque altro tipo, compresi quelli nascosti e riservati all'admin; l'elenco mostra il prezzo, e la visibilità per tutto quello che non è pubblico. Un omaggio su un tipo a pagamento non costa niente all'ospite ma consuma lo stock di quel tipo esattamente come una vendita. Un ospite il cui tipo scelto è esaurito rientra nel conteggio dei falliti.

Emettere omaggi sveglia gli avvisi di vendita

Un omaggio è un ordine vero: ogni invito emesso avvisa gli Avvisi di vendita dell'evento esattamente come una vendita - quaranta inviti, quaranta avvisi, o un digest affollato. Due interruttori sotto Impostazioni → Avvisi di vendita → Impostazioni pagina lo fermano:

Includi inviti guestlist - spento, e gli inviti tacciono su entrambi i canali, push e Telegram, mentre una vera registrazione a €0 continua ad annunciarsi.
Includi ordini gratuiti - spento, e niente a €0 avvisa più, inviti e registrazioni gratuite allo stesso modo.

Entrambi stanno sull'evento e non sulla pagina promoter, e solo i manager possono cambiarli. Opzione per opzione in Impostazioni dell'evento.

Aggiungi più ospiti insieme

Aggiunta multipla (incolla una lista) apre una casella di testo sotto i campi. Un ospite per riga, valori separati da virgole.

L'ordine delle colonne non è lo stesso nelle due modalità. Controlla il titolo del pannello prima di incollare, e leggi l'indicazione sotto la casella, che dichiara l'ordine e quale valore è obbligatorio.

Sway Tickets attivo, sotto Emetti biglietti omaggio. L'ordine è email, nome, cognome, quantità, ed è obbligatoria solo l'email:

[email protected], Ada, Lovelace, 2
[email protected], Grace, Hopper
[email protected]
[email protected], , , 4

Ada riceve due biglietti, Grace uno, Kat uno registrato sotto il suo indirizzo, Mo quattro.

Sway Tickets disattivo, sotto Aggiungi ospiti. L'ordine è nome, email, quantità, ed è obbligatorio solo il nome:

Ada Lovelace, [email protected], 2
Grace Hopper
Kat Johnson, , 3

Il valore centrale vuoto di Kat tiene la sua quantità in terza posizione. Saltare un valore va bene; saltare la sua virgola sposta tutto quello che viene dopo.

Un elenco incollato sostituisce i campi sopra di esso. Finché la casella contiene qualcosa, Nome, Cognome, Email e Quantità vengono ignorati e vengono usate solo le righe incollate. Tipo di biglietto e Invia il biglietto via email all'ospite sono l'eccezione: si applicano a tutto il lotto.

Le righe vuote vengono saltate. Una quantità sopra 20 viene riportata a 20, e un invio è limitato a 200 ospiti. In modalità omaggio una riga senza nessuna email viene scartata prima dell'invio, mentre un indirizzo che il server rifiuta rientra nel conteggio dei falliti, quindi un risultato parziale vale la pena di leggerlo invece di liquidarlo.

Cosa riceve un ospite

Situazione	Cosa viene creato	Cosa viene mandato
Sway Tickets attivo, Invia il biglietto via email all'ospite attivo	Un ordine omaggio a prezzo zero e i suoi biglietti QR	Un'email con il biglietto personalizzato
Sway Tickets attivo, quell'interruttore disattivo	Lo stesso ordine e gli stessi biglietti	Niente, finché non usi Reinvia
Sway Tickets disattivo	Una riga in questo elenco	Niente

Un ordine omaggio compare in Ordini come qualunque altro, con un totale di zero e contrassegnato come omaggio. Non si muove denaro, quindi non è coinvolto nessun account di pagamento.

Registra gli arrivi all'ingresso

Una riga non è sempre una persona, quindi la colonna Check-in è un contatore fra un meno e un più, del tipo 3/5: tre delle cinque persone di quella riga sono dentro. Una riga da un solo biglietto mostra 0/1 e funziona allo stesso modo.

Ogni + fa entrare una persona in più di quella riga e − ne toglie una. Il numero a sinistra diventa verde appena entra qualcuno; il /5 che lo segue solo quando è arrivata l'intera riga, così una riga completa si legge verde da capo a fondo. Il conteggio accanto alla ricerca sale del numero di persone, e il nome viene barrato - con la riga attenuata - solo quando è arrivata l'intera riga.

Un biglietto scansionato registra il suo ospite da solo. Qualunque scanner legga il codice QR - l'app Sway, lo scanner web o una scansione sincronizzata più tardi dall'offline - il contatore della riga si muove da sé. Nessuno deve spuntare un ospite che ha scansionato.

Il pulsante più non segna mai un biglietto come scansionato. Registra qualcuno che si è presentato senza codice QR e lascia funzionanti tutti i biglietti della riga, così un ospite che arriva più tardi con il proprio codice QR scansiona normalmente. Per lo stesso motivo − toglie solo ciò che è stato aggiunto a mano: una scansione si annulla con lo scanner, non da questo elenco.

Una riga fa entrare tante persone quanti sono i suoi biglietti, non una di più. Cinque biglietti fanno entrare cinque persone, per scansione, a mano o in qualsiasi combinazione delle due. Quando la riga è piena il pulsante più si disattiva, e una riga revocata non si può registrare affatto.

Rimanda, revoca e rimuovi

Le azioni su una riga dipendono dal suo stato.

Reinvia manda di nuovo l'email con il biglietto. È proposto solo sulle righe Emesso, e solo mentre Sway Tickets è attivo. È anche il modo in cui un ospite emesso con l'interruttore email disattivo riceve il biglietto per la prima volta.
Revoca annulla l'omaggio: i codici QR smettono di essere scansionabili, lo stock che l'omaggio teneva torna al tipo di biglietto, e la riga diventa Revocato. I biglietti già scansionati mantengono l'ingresso che hanno usato. La revoca resta disponibile anche se Sway Tickets viene disattivato in seguito, così un omaggio si può sempre chiudere.
Rimuovi elimina la riga, dietro una conferma Rimuovi ospite. È proposto solo sulle righe In lista e Revocato. Un omaggio emesso va revocato prima di poter essere rimosso.

Rimuovere un ospite revocato elimina la riga da questo elenco, non l'ordine che c'è dietro. Quell'ordine resta in Ordini, con i suoi biglietti già invalidati.

L'emissione e il rinvio sono entrambi limitati per frequenza, perché ognuno manda email vere a tuo nome. Una raffica lunga viene rifiutata con un messaggio che ti chiede di rallentare; aspetta qualche minuto e prosegui.

La revoca non si può annullare da questa schermata. I biglietti già nella casella di posta dell'ospite smettono di funzionare nel momento in cui la premi, e chi si presenta con quell'email viene respinto all'ingresso. Farlo entrare comunque significa emettere un nuovo omaggio, che manda una nuova email e prende di nuovo stock.

Esporta l'elenco

Esporta TXT ed Esporta CSV stanno nella barra degli strumenti sopra la tabella e sono grigi finché l'elenco è vuoto. Scaricano entrambi subito, con il nome dell'id dell'evento.

Il file TXT è un nome per riga, con tra parentesi dopo la persona che lo ha invitato, dove una riga porta quell'attribuzione. Questo modulo non imposta quel campo.
Il file CSV ha due colonne, intestate con il nome dell'ospite e quella stessa attribuzione. Le due intestazioni, Guest Name e Guest Of, sono sempre in inglese qualunque sia la lingua in cui usi l'admin.

Le esportazioni portano i nomi e nient'altro. Nessun indirizzo email, nessuna quantità, nessuno stato e nessuna registrazione d'ingresso. Una riga che copre quattro persone esce come una sola riga senza traccia delle altre tre, e un ospite revocato è identico a uno valido. Stampali per l'ingresso se ti serve; non trattare nessuno dei due file come una copia dell'elenco.

Leggi la tabella

Colonna	Cosa mostra
Check-in	Il contatore `3/5` descritto sopra
Nome	Il nome dell'ospite, seguito da ×N quando la riga copre più persone, e su una seconda riga da chi lo ha invitato quando la riga lo porta
Email	L'indirizzo, oppure un trattino su una riga che non ne ha
Stato	Vedi sotto
Aggiunto	Il giorno in cui la riga è stata creata
Azioni	Reinvia e Revoca, oppure Rimuovi

Stato	Significato
In lista	Una riga di lista d'ingresso. Dietro non esiste nessun biglietto
Emesso	Esiste un biglietto omaggio e si scansiona
Revocato	L'omaggio è stato annullato e i suoi codici QR non si scansionano più

Le righe i cui ospiti sono arrivati tutti sono attenuate, come quelle revocate, così un elenco pieno si legge comunque a colpo d'occhio dall'altra parte di un tavolo all'ingresso.

Finché non viene aggiunto il primo ospite la pagina mostra uno stato vuoto che ti invita ad aggiungerne uno con il pulsante Aggiungi ospiti.

Prevendite

Organizza una prevendita nell'app web Sway: raccogli le registrazioni, poi invia a ognuno un codice unico che sblocca un biglietto nascosto.

Ordini

Trova, leggi e rimborsa gli ordini nell'app web Sway, dall'elenco paginato e dalla sua esportazione CSV ai biglietti di un ordine e al pannello rimborsi.