Scanner

Uno scanner è una postazione d'ingresso, non una persona. Ognuno è una credenziale con un nome che permette a un solo dispositivo di aprire l'applicazione di scansione Sway per un evento e di convalidare i codici QR sui biglietti venduti tramite Sway. Nient'altro.

Creane uno per ingresso o per turno, consegnalo a chi lavora a quell'ingresso, e riprendilo quando l'evento è finito.

La schermata si chiama Gestione scanner, e il suo sottotitolo dice Gestisci gli scanner di questo evento.

Prima di iniziare

Gli scanner esistono solo per gli eventi che vendono tramite Sway. Se Sway Tickets è disattivo, tutta la schermata è sostituita da un avviso, Sway Tickets non è attivo per questo evento. Gli scanner non potranno validare i biglietti., seguito da Attivalo in Impostazioni →.

Attivalo in Impostazioni dell'evento, nella scheda Principale, poi torna qui.

Creare, attivare ed eliminare scanner è un permesso distinto da quello di vederli. Se la riga della barra laterale è grigia, o i pulsanti sono attenuati, chiedi a chi gestisce l'evento di allargare il tuo accesso. Consulta Gestisci permessi.

Apri la schermata

1. Apri Backstage, poi clicca il tuo evento.
2. Clicca Scanner nella barra laterale, sotto Accesso.

In cima ci sono quattro contatori: Scanner totali, Attivo, Utenti e Anonimi. Sotto, una scheda per scanner, che mostra il suo nome, un badge Attivo o Inattivo, il suo Tipo, l'utente collegato in Utente quando ce n'è uno, e la data in cui è stato Creato. Prima che ne esista il primo la pagina riporta Nessuno scanner trovato.

Zone

Una zona è un'area dell'evento che uno scanner può sorvegliare: ingresso principale, fast track, VIP o backstage. Appena ne aggiungi una prima, sopra la griglia degli scanner compare un pannello Zone, con l'indicazione Collega uno scanner a delle zone per scegliere quali biglietti accetta. Uno scanner senza zone accetta ogni biglietto.

1. Clicca Aggiungi zona, oppure lo spazio tratteggiato che compare prima che esista una zona, Aggiungi una prima zona: ingresso principale, fast track, VIP, backstage...
2. Compila Nome.
3. Lascia Ingresso selezionato per una zona che fa entrare le persone nell'evento. Tutti gli ingressi condividono un solo ingresso per biglietto: un biglietto entrato dall'ingresso principale non può rientrare dal fast track. Deselezionala per un'area interna all'evento, come il VIP o il backstage: ogni biglietto vi entra una volta, ed entrarvi non consuma l'unico ingresso all'evento del biglietto.
4. Sotto Biglietti accettati, seleziona i tipi di biglietto che questa zona accetta. Nessuno selezionato significa ogni tipo di biglietto.
5. Clicca Salva.

Uno scanner senza zona assegnata è senza restrizioni e si comporta come ogni scanner prima che esistessero le zone.

Aggiungi uno scanner

1. Clicca Aggiungi scanner, in alto a destra.
2. Compila Scanner Name *. Dagli il nome della postazione invece che della persona: un telefono cambia mano durante una serata, un ingresso no.
3. Scegli uno Scanner Type *. Le due opzioni sono descritte nel riquadro che compare sotto il campo:
   • Scanner anonimo è uno scanner indipendente con un token unico. Ideale per dispositivi dedicati al controllo accessi.
   • Utente esistente è collegato a un utente Sway esistente. L'utente accede direttamente con le sue credenziali.
4. Per Utente esistente, scrivi almeno due caratteri nel campo di ricerca (Cerca per username o email...) e clicca la persona nell'elenco. Una spunta verde conferma la scelta.
5. Clicca Crea scanner.

La stessa persona non può avere due scanner sullo stesso evento, e un secondo tentativo viene rifiutato. Dagliene uno e riusalo, oppure creane uno anonimo per l'ingresso in più.

I nuovi scanner sono Attivo da subito. Uno anonimo resta inutilizzabile finché non distribuisci un link; uno utente si può usare per accedere appena esiste.

Distribuisci l'accesso

Ci sono due vie d'ingresso, e quale si applica dipende dal tipo che hai scelto.

Accoppia un dispositivo con un link usa e getta

È l'unica strada per uno scanner Anonimo, e funziona anche per uno scanner Utente.

1. Clicca i tre punti sulla scheda dello scanner, poi Ottieni URL.
2. Aspetta la finestra URL scanner. Mostra l'URL di accesso unico e lo stesso link come codice QR.
3. Clicca Copia (risponde Copiato negli appunti!) e manda il link a chi lavora a quell'ingresso, oppure lascia che punti la fotocamera dell'applicazione di scansione sul codice QR sul tuo schermo.
4. Clicca Chiudi.

Un link accoppia un dispositivo, una volta. Smette di funzionare dopo essere stato usato, e scade 24 ore dopo che l'hai generato. Generane uno nuovo per ogni persona e per ogni dispositivo, e generalo il giorno stesso, non la settimana prima.

La finestra riporta un errore invece di un link in due casi: lo scanner è Inattivo, oppure il tuo account non può gestire gli scanner. La voce Ottieni URL è elencata per chiunque possa aprire la pagina, quindi il rifiuto compare solo dopo che l'hai cliccata.

Su un telefono il link propone di aprire l'applicazione mobile Sway, che è quello che consiglia il messaggio, oppure di proseguire nel browser del telefono. Entrambe le strade finiscono con l'accesso allo stesso scanner.

Accedi con un account Sway

Uno scanner di tipo Utente si può raggiungere anche senza nessun link: la persona apre https://www.sway.events/scanner, inserisce l'ID dell'evento con la sua solita email e password Sway, e arriva sulla stessa schermata. Se ha già effettuato l'accesso a Sway su quel dispositivo, entra nello scanner automaticamente.

Gli scanner anonimi non hanno password e non si possono raggiungere così. Usa il link.

Orari e zone di uno scanner

Il menu di ogni scheda scanner porta Zone e orari, aperto a chiunque possa gestire gli scanner. Apre un pannello intitolato Zone e orari: {name}.

• Orari attivi: Da e A, nel fuso orario dell'evento. Fuori da questi orari lo scanner rifiuta ogni biglietto. Lo staff non può scavalcarlo: lo scanner può comunque effettuare l'accesso, semplicemente non convaliderà niente. Lascia entrambi vuoti per uno scanner sempre attivo.
• Zone: Nessuna selezionata: senza restrizioni, ogni biglietto, come un ingresso. Seleziona una o più zone per limitare lo scanner a quelle. Se l'evento non ha ancora una zona, il pannello lo dice: Crea prima una zona, sopra gli scanner.

Uno scanner che copre più zone agisce come un unico punto di controllo per tutte: un biglietto VIP scansionato a un ingresso che copre sia l'ingresso principale sia il VIP entra in entrambe le zone in una volta, con una sola scansione.

La scheda dello scanner mostra le sue Zone e i suoi Orari attuali sotto i dettagli (Tutte / Sempre quando non c'è restrizione), così puoi leggere l'impostazione di uno scanner senza aprire il pannello.

Cosa può vedere e cosa non può vedere uno scanner

Uno scanner con l'accesso effettuato vede il titolo dell'evento, il proprio nome, se è online o offline e quanto manca alla fine della sua sessione. Una sessione dura otto ore; dopo va accoppiato di nuovo o serve un nuovo accesso.

Riceve un verdetto per ogni scansione: un biglietto valido con il suo numero, un codice non valido o contraffatto, oppure un biglietto già scansionato, con l'ora e il nome dello scanner che lo ha preso per primo. Tiene anche un conteggio corrente delle proprie scansioni, diviso tra valide, non valide e offline, con un tasso di successo.

Può anche scaricare l'elenco dei biglietti rimborsati e annullati, così continua a rifiutarli quando la connessione del locale cade, e segnala quando quell'elenco è stato aggiornato l'ultima volta. Se la fotocamera non riesce a mettere a fuoco, i primi dodici caratteri di un codice biglietto si possono scrivere a mano.

Ognuno di quei contatori appartiene a quel dispositivo, non all'evento. Partono da zero a ogni accoppiamento e spariscono quando la persona esce. Due scanner su due ingressi riportano ognuno il proprio conteggio e nessuno dei due riporta il totale.

Uno scanner non vede mai gli ordini, i nomi di chi compra, le email di chi compra, l'incasso, i tipi di biglietto, la guestlist, nessun altro evento, né l'admin. Non può emettere, rimborsare o annullare niente. È tutto il senso di consegnarne uno a personale d'ingresso occasionale.

Cosa rifiuta lo scanner, e quando lo staff può scavalcarlo

Quattro rifiuti vengono dalle zone e dalle finestre orarie, in aggiunta a Già scansionato, che esisteva già. Lo scanner li controlla in questo ordine fisso, e il primo che fallisce è quello che vede lo staff:

Ovunque la tabella dica "si può scavalcare", il risultato della scansione porta un pulsante Fai entrare comunque. Premerlo fa entrare la persona nonostante il rifiuto, e ogni passaggio forzato viene registrato, così compare nella cronologia dell'evento invece di sparire in un "alla fine ha funzionato".

Scanner non attivo e Già scansionato non offrono mai quel pulsante: nessun giudizio dello staff riapre uno scanner fuori dai suoi orari né fa entrare due volte lo stesso biglietto.

Scansionare offline

Uno scanner aggiornato scarica in anticipo le zone, gli orari degli scanner e le finestre dei biglietti dell'evento, e continua ad applicare le stesse regole senza connessione: i rifiuti, i nomi delle zone su un rifiuto per ingresso sbagliato, e Fai entrare comunque funzionano esattamente come online. Appena torna la connessione, ogni scansione fatta offline viene inviata e riconciliata.

Una versione precedente dell'app mobile non sa niente di tutto questo:

• Online, non riconosce i nuovi motivi di rifiuto e li mostra tutti come un semplice Biglietto non valido rosso, con un messaggio esplicativo in inglese, e senza pulsante Fai entrare comunque: non può forzarne nessuno.
• Offline, non ha nessun motore di regole per controllare zone o finestre, quindi un biglietto che dovrebbe essere rifiutato può essere fatto passare direttamente. Alla sincronizzazione, quella scansione non viene mai annullata: la persona è già dentro. Viene registrata come passaggio forzato offline invece che come scansione valida normale, così l'organizer vede che è successo, e il biglietto viene consumato così non può essere scansionato una seconda volta.

Aggiorna l'app prima di affidarti a zone o finestre d'ingresso a una porta che potrebbe perdere il segnale.

Disattiva uno scanner

Disattivare mette da parte uno scanner senza distruggerlo.

1. Clicca i tre punti sulla sua scheda, poi Disattiva.
2. Il badge diventa Inattivo, e la stessa voce di menu diventa Attiva.

Uno scanner inattivo rifiuta i nuovi accessi e non può produrre un nuovo link, e qualunque link già generato per lui smette di funzionare. Un dispositivo che ha già effettuato l'accesso mantiene la sua sessione finché non scadono le otto ore. Disattiva tra un turno e l'altro, o prima di restituire un telefono, invece di aspettarti che tagli fuori qualcuno a metà scansione.

Elimina uno scanner

1. Clicca i tre punti sulla sua scheda, poi Elimina.
2. La finestra Eliminare lo scanner? avvisa che Questa azione è irreversibile.
3. Clicca Elimina, oppure Annulla per tenerlo.

Una routine che funziona

Vale la pena tenere gli scanner utente tra un evento e l'altro per le persone che lavorano a ogni ingresso che organizzi. Vale la pena eliminare quelli anonimi, perché un token che nessuno sta seguendo è un token che nessuno revocherà.