Formulieren

Een formulier is een gesprek dat je pagina voert met de mensen die haar volgen. Een casting, een gastenlijstverzoek, een aanvraag voor een residency, een enquête de ochtend na de nacht. De vragen schrijf je in Backstage; ze worden beantwoord op sway.events/f/jouw-adres, één scherm tegelijk.

Eén vraag per scherm is de kern, geen versiering. Een formulier dat twaalf dingen op één pagina vraagt, vraagt twaalf beslissingen tegelijk, en mensen sluiten het. Dezelfde vragen over schermen verdeeld dragen er één elk, en veel meer mensen halen het einde.

Vier soorten pagina's dragen formulieren: promotor, artiest, zaal en crew.

Je formulieren openen

1. Open Backstage en klik op de pagina.
2. Klik op Formulieren, onder Marketing, in de linkerzijbalk. Bij een crew staat de rij onder Content.

Je komt uit op de bibliotheek: elk formulier van deze pagina, de laatst bewerkte eerst, met drie cijfers ernaast.

De drie cijfers

Elk formulier wordt aan drie verschillende dingen gemeten, en twee ervan verwarren geeft een cijfer dat niets betekent.

Het voltooiingspercentage deelt Verstuurd door Gestart, nooit door Gezien. Door de weergaven delen geeft een percentage dat daalt elke keer dat je de link deelt: het leest alsof het formulier slechter wordt terwijl het meer verkeer krijgt.

Een formulier maken

1. Klik op Nieuw formulier, rechtsboven in de bibliotheek.
2. Geef het een naam. Het openbare adres wordt er tijdens het typen uit afgeleid, en je kunt het daarna wijzigen.
3. Kies een Beginnen met. Er zijn er vier: Leeg, Casting, Gastenlijstaanvraag en Na de avond. Een sjabloon is een set al geschreven vragen, en de eerste bewerking lost het op.
4. Kies een Kleur. Die kleurt de voortgangsbalk, de gekozen antwoorden en de gloed achter de pagina.
5. Klik op Formulier maken.

Je komt meteen in de bouwer terecht, op een Concept. Een concept heeft al een openbaar adres, maar dat antwoordt niet gevonden totdat je publiceert: een te vroeg gedeelde link hoort eruit te zien als een typefout, niet als een voorbeeld.

De vragen bouwen

Het tabblad Vragen bestaat uit drie kolommen: de stappen links, de gekozen stap in het midden en een live voorbeeld rechts.

Stappen

Een stap is één scherm. Die draagt een titel, een optionele regel context, een pictogram en een of meer vragen.

• Stap toevoegen onderaan de lijst. Tot 20.
• Sleep een stap aan het handvat om de volgorde te wijzigen.
• Dupliceer een stap om de vragen te kopiëren. De kopie krijgt nieuwe vraag-id's, zodat de al verzamelde antwoorden nooit worden overschreven.
• Verwijder een stap. De laatste kan niet worden verwijderd; een formulier heeft er minstens één nodig.

Zet waar mogelijk één vraag per stap. Twee of drie horen alleen samen als ze echt één gedachte zijn: een voornaam en een achternaam, een stad en een land. Een achternaam op een eigen scherm zetten is theater, geen focus.

Vraagtypes

Vijftien types, in de kiezer gegroepeerd naar wat ze verzamelen.

Elke vraag draagt een formulering, een optionele hulpregel en een schakelaar Verplicht. Een paar types dragen meer:

• Schuifregelaar neemt een minimum, een maximum, een stap, een eenheid en een label aan elk uiteinde, zodat een schaal van 0 tot 10 Nooit tot Elke week kan lezen.
• Beoordeling loopt van 2 tot 10 en tekent sterren, hartjes of bliksems.
• Eén keuze, Meerdere keuzes en Keuzelijst nemen een lijst met opties. Meerdere keuzes kan ook minstens of hoogstens zoveel eisen.
• Meerdere keuzes en Eén keuze kies je met een lettertoets: A, B, C de lijst af.
• Uitspraak vraagt niets. Het is het scherm dat de regels uitlegt vóór een toestemmingsvakje, of dat zegt nog twee vragen. Het kan niet verplicht worden gemaakt, want er valt niets te beantwoorden.

Om een contact vragen

Dit is wat een formulier met je CRM verbindt. Onder elke vraag die er een kan opleveren biedt Antwoord opslaan als het contactveld aan dat het vult:

Jij beslist waarnaar je vraagt. Een formulier kan alleen om een adres vragen, om een naam en een telefoonnummer, of om geen enkel daarvan.

• Volledige naam wordt bij de eerste spatie gesplitst: het eerste woord wordt de voornaam, de rest de achternaam.
• Twee vragen kunnen niet hetzelfde contactveld opeisen. De bouwer biedt een al bezet veld niet meer aan.
• Marketingtoestemming is het enige veld dat bepaalt of het contact is ingeschreven. Zonder toestemmingsvraag wordt het contact aangemaakt zonder marketingstatus: het legt vast dat deze persoon heeft geantwoord, en beweert niet dat die om e-mail heeft gevraagd.

Het voorbeeld

De rechterkolom is de echte openbare pagina, geen nabootsing, en volgt de stap die je bewerkt. Schakel tussen Desktop en Telefoon met de twee knoppen erboven.

Instellingen

Vijf kaarten, en ze beantwoorden vijf verschillende vragen.

Naam en adres

De Naam is wat de bibliotheek toont en wat het eerste scherm standaard zegt. De Openbaar adres is het einde van de link: sway.events/f/casting-dj-2026.

Een adres is uniek over heel Sway: kleine letters, cijfers en koppeltekens, 3 tot 60 tekens. Het wordt tijdens het typen gecontroleerd en het veld zegt of het vrij, bezet of onbruikbaar is. Wijzig het wanneer je wilt, maar onthoud dat het oude stopt met werken zodra je opslaat.

Uiterlijk

De Kleur, een Omslagafbeelding en de woorden op het eerste en laatste scherm: de openingstitel, de knop die het formulier start, en de titel en tekst van het bedanktscherm. Laat er een leeg en het formulier valt terug op iets verstandigs.

Gedrag

• Voortgangsbalk tonen zet een teller en een balk bovenaan, zodat mensen weten hoe ver ze zijn.
• Eén antwoord per e-mailadres weigert een tweede inzending van een adres dat er al een heeft verstuurd.
• Tekst op de verzendknop vervangt Versturen.
• Stuur mensen hierheen na hun antwoord vervangt het bedanktscherm door een doorverwijzing. Alleen https://-adressen.

Wanneer het open is

• Opent en Sluit zijn optionele datums. Vóór de openingsdatum zegt de pagina dat het formulier nog niet open is; na de sluitingsdatum dat het gesloten is.
• Stoppen na is een bovengrens. Zodra zoveel antwoorden als Verstuurd tellen, sluit het formulier zichzelf.

Een formulier dat je met de hand hebt gesloten blijft gesloten, wat de datums ook zeggen. De getoonde reden is altijd die jij hebt gekozen.

Contacten

Op een promotor-, artiest- of zaal-pagina gaan de contacten die een formulier opvangt naar het CRM van diezelfde pagina, en de kaart zegt dat. Er valt niets te kiezen.

Bij een crew wel: zie De formulieren van een crew.

De Zin voor toestemming is de regel naast de verzendknop op de laatste stap, en die wordt samen met de toestemming zelf opgeslagen. Schrijf de zin die je vastgelegd wilt hebben.

Publiceren

Publiceren staat rechtsboven in de bouwer, naast de status.

• Een formulier zonder vraag kan niet worden gepubliceerd. De knop weigert en zegt het.
• Sla eerst op. De knop is uitgeschakeld zolang er niet-opgeslagen wijzigingen zijn, want een oude versie van de vragen publiceren is de enige fout die niet meer terug te draaien is zodra iemand antwoordt.
• Formulier sluiten haalt het uit de lucht zonder de antwoorden aan te raken.
• Een gesloten formulier kan weer open, en een gepubliceerd formulier kan terug naar concept. Terug naar concept haalt de openbare pagina offline; de antwoorden blijven.

Zodra het live is staat Link kopiëren in de rij van de bibliotheek en in de instellingenkaart. Die link zet je in een bio, een story of een nieuwsbrief.

De antwoorden lezen

Het tabblad Antwoorden toont elk antwoord, het nieuwste eerst.

Twee soorten staan in dezelfde lijst, met een label:

• Verstuurd is een afgerond antwoord.
• Gestart is iemand die iets heeft getypt en niet is afgerond. Hun antwoorden tot het punt waarop ze vertrokken zijn opgeslagen, en die zijn de inhoud van de statistieken: afgehaakt op stap drie is een rij die je kunt openen en lezen.

Filter tussen Alle, Verstuurd en Gestart. Klik op een rij om het volledige antwoordblad te openen: wie antwoordde, hoe lang het duurde, waar de persoon vandaan kwam, en elke vraag in de volgorde waarin het formulier hem stelde.

Exporteren als CSV staat in de werkbalk en in het rijmenu van de bibliotheek. Eén kolom per vraag, plus de metadata van het antwoord, en keuzeantwoorden geschreven als de optielabels in plaats van als hun interne waarden.

De statistieken lezen

Het tabblad Statistieken beantwoordt de enige vraag die er bij een formulier met stappen toe doet: welke vraag jaagt mensen weg.

Kies bovenaan een periode. Daaronder:

• Gezien, Gestart, Verstuurd en de mediane tijd tot afronden. Het gemiddelde staat onder de mediaan, omdat één persoon die het tabblad een uur open liet staan het gemiddelde verschuift en de mediaan niet.
• Waar mensen stoppen is de trechter: één rij per stap, hoeveel die hebben bereikt, hoeveel eraan voorbij zijn gekomen, en hoe lang ze er gemiddeld op zaten. De stap die de meeste mensen verliest wordt in een zin boven de grafiek genoemd.
• Per dag tekent de drie cijfers over de periode.
• Waar ze vandaan kwamen en Toestellen zeggen welke post heeft gewerkt en waarop mensen hebben geantwoord.
• Vraag per vraag vat de antwoorden zelf samen: een balk per optie bij een keuze, een gemiddelde met een laagste en een hoogste bij een getal, een ja- en een nee-telling bij een toestemming, en de recentste antwoorden bij vrije tekst.

De samenvattingen per vraag lezen alleen afgeronde antwoorden. Anders zou een half ingevuld formulier elke verdeling naar de eerste vraag trekken, en dat is precies de vraag die iedereen beantwoordt.

De formulieren van een crew

Een crew draagt formulieren zoals elke pagina, onder Content in de zijbalk. Eén ding verschilt: waar de contacten belanden.

Een crew heeft geen eigen CRM. Daarom kiest een crew in de kaart Contacten van het formulier een van de pagina's die zij beheert, en de contacten die dat formulier opvangt worden daar opgeborgen. Alleen de pagina's waar jij persoonlijk contacten naartoe mag schrijven worden aangeboden, zodat een formulier nooit opvangt in een pagina die je niet kunt openen.

Kies er geen en het formulier vangt geen contact op. De antwoorden worden hoe dan ook opgeslagen.

Evenementen gebruiken de formulieren van de promotor

De rij Formulieren bij een evenement opent de bibliotheek van de promotor. Bouw het formulier daar, noem het naar het evenement, en deel de link via de kanalen van het evenement zelf.

Heeft het evenement geen promotor, dan is de rij grijs: er is geen bibliotheek om te openen en geen CRM om in op te vangen.

Wie wat mag

Beide gaan naar eigenaar, beheerder en manager, dezelfde rollen die de CRM-rechten al hebben. Een kijker of een redacteur krijgt geen van beide, met opzet: de antwoorden van een formulier zijn iemands adres, telefoonnummer en woorden, dezelfde persoonsgegevens waar het CRM aan hangt.

Bij een crew komen de rechten uit de rollen van de crew zelf en niet van de pagina: een lid ziet de formulieren van de crew als zijn rol Formulieren draagt.

De grenzen

Een formulier dat tegen een van deze aanloopt is een formulier dat niemand afmaakt. De bovengrenzen staan er zodat dat niet per ongeluk gebouwd wordt.