Line-up

Het scherm Artiesten, in het evenementmenu ondergebracht bij Line-up, bevat het hele programma. Het bewaart geen artiesten één voor één: het bewaart slots. Een slot is één optreden, en een slot kan meerdere artiesten tegelijk dragen, en zo wordt een b2b-set weergegeven.

Hoeveel van dat scherm bestaat, hangt af van één schakelaar: Timetable, in de Instellingen van het evenement.

Wat de schakelaar Timetable bepaalt

Met de schakelaar uit is het Artists-scherm een bezetting: wie er speelt, onder welke naam, met welke status. Speeltijden zijn het deel dat niet bestaat. Zet hem aan en hetzelfde scherm wordt een programmabouwer.

Zet de timetable aan

1. Open je evenement en daarna Instellingen.
2. Zoek op het tabblad Algemeen naar Timetable en zet de schakelaar aan. Dezelfde schakelaar staat op het tabblad Data, en beide slaan hem op.
3. Klik op Wijzigingen opslaan.
4. Open het tabblad Data en vul Einddatum en -tijd in. Bij een gewoon evenement is dat optioneel; met de timetable aan verandert het label in (verplicht als timetable aan staat).
5. Klik op Wijzigingen opslaan.

Het tabblad Podia voegt zich pas bij de tabbalk nadat de schakelaar is opgeslagen, dus ga er niet vóór stap 3 naar op zoek.

Doe dit vroeg. Zodra een evenement tickets heeft verkocht, vergrendelen zijn datums, en het tabblad Dates zegt dat bovenaan.

Voeg stages toe

1. Ga naar Instellingen → Podia.
2. Klik op Podium toevoegen, typ een Naam van de stage, daarna Opslaan in het venster.
3. Herhaal voor elke stage. Sleep een rij aan de greep om die te verplaatsen.
4. Klik onderaan het tabblad op Wijzigingen opslaan.

De volgorde die je hier zet, is de volgorde waarin de stages op de publieke timetable verschijnen.

Een stage die je hebt toegevoegd of verwijderd maar niet opgeslagen, blijft in het formulier staan in plaats van verloren te gaan: van tabblad wisselen behoudt hem, en op Wijzigingen opslaan klikken op het tabblad Algemeen of Data schrijft hem weg samen met al het andere op dat tabblad. Een herordening is de uitzondering, en die landt alleen via de eigen Wijzigingen opslaan van het tabblad Stages, dus maak het werk hier af.

Voeg dagen toe

Dagen zijn hoe een meerdaags evenement wordt opgedeeld. Elke dag is een naam en een venster.

1. Ga naar Instellingen → Data en scrol naar Dagen beheren.
2. Klik op Dag toevoegen, vul Naam dag, Start en Einde in, daarna Opslaan in het venster.
3. Herhaal, sleep om te herordenen, en klik onderaan het tabblad op Wijzigingen opslaan.

Elke dag moet binnen de eigen start en het einde van het evenement vallen. Een dag die daarbuiten valt wordt geweigerd met een melding in plaats van opgeslagen.

Een evenement van één nacht heeft als zodanig geen dagen nodig, maar je hebt er toch één nodig om tijden te kunnen zetten: de tijdvelden op een slot verschijnen pas zodra er een dag is geselecteerd.

De timetable

Het tabblad Timetable tekent de line-up als een raster: één dag tegelijk, één kolom per stage, en elke act is een blok dat je kunt verslepen.

• Sleep een blok om de tijd te veranderen, of zijwaarts naar de kolom van een andere stage.
• Trek aan de boven- of onderrand om begin of einde te veranderen.
• Tijden klikken vast op vijf minuten. Een blok dat een ander overlapt wordt amber met een waarschuwingsicoon: de botsing is zichtbaar voor je loslaat.
• Ongedaan maken verschijnt tien seconden lang naast het dagfilter na een verplaatsing, en Cmd+Z / Ctrl+Z doet hetzelfde.
• Met het toetsenbord: Tab naar een blok, Omhoog en Omlaag verplaatsen het vijf minuten (Shift voor vijftien), Enter opent het slotpaneel.
• Acts zonder tijd wachten onder Nog niet geplaatst, in de kolom rechts van het raster. Sleep er een rechtstreeks op het raster: een stippellijnvoorbeeld volgt de aanwijzer met het uur en de stage waarop hij zou landen, en wordt amber als hij iets zou overlappen. Laat je buiten de kolommen los, dan wordt er niets geschreven en houdt de act zijn plek in de kolom. Een klik zet hem op het eerste vrije uur.
• Onder een breed scherm schuift die kolom onder het raster en draagt elke act een knop Plaatsen, die hetzelfde doet als die klik. Uit de kolom slepen is een muisgebaar.

Een verplaatsing wordt opgeslagen zodra je loslaat - dit tabblad heeft geen opslaanknop.

Zonder aangegeven dag tekent het raster het evenement zelf als één dag, dus een enkele avond heeft geen instellingen nodig.

Timetable-instellingen

Het tabblad Timetable-instellingen draagt dezelfde schakelaar en dezelfde dagen als Instellingen → Data, plus de stages, zodat je het raster kunt repareren zonder het te verlaten. Beide schermen schrijven hetzelfde.

• Timetable - de schakelaar. Uit is een speeltijd een uur zonder datum.
• Dagen beheren - toevoegen, hernoemen, herordenen, verwijderen. Een dag is een naam en een venster, en moet binnen de data van het evenement vallen.
• Podia - elk één kolom van het raster, in deze volgorde. Slots wijzen een stage aan op naam, dus hier hernoemen hernoemt hem overal.

Niets hiervan wordt geschreven tot je onderin op Wijzigingen opslaan klikt.

Voeg een artiest toe aan de line-up

1. Open Artiesten en klik op Slot toevoegen.
2. Zoek links. Typ een naam, of plak een SoundCloud-, Spotify- of Sway-artiestlink - het veld accepteert alle drie, en plakken haalt de trackingparameters er voor je uit.
3. Vink elke artiest in dit slot aan. Eén voor een soloset, twee of meer voor een b2b.
4. Zet rechts de Status.
5. Zet de Stage: kies die uit de lijst, of typ hem als het evenement geen stages heeft gedefinieerd.
6. Heeft het evenement dagen, kies dan de Dag. Dat is wat Startdatum / Starttijd en Einddatum / Eindtijd laat verschijnen, en het begrenst de waarden die ze accepteren. De dag zelf is een besturingselement op dit formulier, geen eigenschap van het slot, en wordt er niet mee opgeslagen.
7. Vul de start en het einde in.
8. Pas de Eigen naam aan als je iets anders wilt dan de artiestennamen.
9. Klik op Opslaan.

Het slot verschijnt in de tabel. Gebruik Bewerken op een rij om hetzelfde venster te heropenen, Verwijderen om het slot te verwijderen. Schrijven, op een rij waarvan de artiest een Sway-pagina heeft, opent een gesprek met die artiest over dit evenement, namens een van je pagina's: zie Berichten tussen pagina's.

Een slot met speeltijden heropenen

Omdat de dag niet wordt opgeslagen, heropent Bewerken een slot altijd met Dag leeg, en met dat veld leeg zijn de vier tijdvelden verborgen. De tijden staan er nog wel: sla het slot op zonder iets aan te raken en ze worden ongewijzigd teruggeschreven.

Om ze te lezen of te wijzigen kies je eerst de Dag opnieuw. De vier velden komen terug met hun huidige waarden. Kies de dag waarop de set werkelijk valt: de bereikcontrole draait tegen de dag die je selecteerde, dus de verkeerde wordt geweigerd met het toegestane bereik erbij vermeld.

Wanneer de artiest nog niet op Sway staat

De zoekopdracht kijkt eerst naar Sway's eigen artiestpagina's. Komt er geen overeen, dan worden SoundCloud en Spotify automatisch doorzocht. Heeft Sway wel resultaten maar is er geen de juiste, klik dan op Meer resultaten om dezelfde bredere zoekopdracht uit te voeren. Artiesten die al op Sway staan worden geen tweede keer aangeboden onder SoundCloud of Spotify, dus zo kun je geen duplicaat aanmaken.

Vink een extern resultaat aan en het wordt een chip zoals elke andere selectie. De artiestpagina zelf wordt op Sway aangemaakt wanneer je het slot Opslaan, met de naam, de foto en de link waar die vandaan kwam. Vul die daarna aan vanuit Artiest- of locatiepagina aanmaken.

Meerdere artiesten in één slot

Vink twee artiesten aan en Eigen naam vult zichzelf in als Artist A B2B Artist B. Bij drie wordt het B3B, enzovoort. Het blijft je selectie volgen tot je zelf iets typt, waarna het stopt en jouw tekst behoudt.

Laat het leeg en de samengevoegde artiestennamen worden publiek gebruikt. Vul het in en het vervangt ze overal waar het slot getoond wordt, wat is wat je wilt bij een back-to-back die onder één naam op de affiche staat, of bij een live-alias.

De line-up ordenen

De tabel op het tabblad Line-up is ook de volgorde waarin de evenementpagina de line-up aankondigt. Pak een rij bij de greep in de eerste kolom en sleep hem waar je hem wilt. Loslaten is opslaan, en Volgorde line-up bijgewerkt bevestigt het.

• Het is een affichevolgorde, geen programma. De sectie Line-up van de evenementpagina leest hem van boven naar beneden. De timetable blijft op tijd geordend en negeert hem volledig.
• De greep werkt alleen op de volledige tabel. Zoek je, of filter je op dag, stage of status, dan wordt hij grijs met Wis de filters om te ordenen bij hover: onder een filter zijn de rijen op het scherm een deelverzameling, dus er een boven een andere zetten heeft in de hele lijst geen eenduidige betekenis. Wis ze en hij komt terug.
• Een nieuw slot landt onderaan de lijst. Van daaruit sleep je hem omhoog.
• Herordenen vereist Line-up beheren, net als elke andere schrijfactie op dit scherm.
• Het is een desktopgebaar. Op de telefoon wordt de tabel één blok per slot en wordt de greep niet aangeboden.

Statussen

De status is meer dan een organisatorisch veld: hij stuurt de publieke zichtbaarheid aan. Alles wat het publiek van je line-up te zien krijgt, wordt uit bevestigde slots opgebouwd, de timetable inbegrepen. Een In afwachting- of Geannuleerd-slot blijft binnen de admin, ook als het al een stage en speeltijden heeft.

Wat de status afschermt:

• De publieke timetable, zowel de rasterweergave als de lijstweergave.
• De sectie Line-up van de evenementpagina toont alleen bevestigde slots.
• De eigen pagina van een artiest toont alleen bevestigde boekingen, zowel bij de komende als bij de voorbije evenementen.
• De publieke API geeft alleen bevestigde slots terug in de line-up van een evenement.
• Meldingen aan volgers gaan alleen af op bevestigde slots.

Om een niet-aangekondigde naam van het publieke programma te houden, laat je hem op In afwachting staan tot je zover bent. Dat is de nettere zet: je kunt de stage en de speeltijden alvast invullen en je hele programma vooraf uitwerken zonder dat er iets uitlekt. Het slot blijft voor jou zichtbaar in de admintabel en in de CSV-export.

De Stage leeg laten doet dat niet. Zonder stage valt een slot alleen van de timetable weg, want daar is er dan geen rij om het in te plaatsen. Op elk ander punt uit de lijst hierboven blijft het gewoon publiek: het staat in de sectie Line-up van de evenementpagina, op de pagina van de artiest zelf en in de publieke API, en het stuurt de melding naar de volgers van die artiest net zo goed. Die melding kun je niet terugnemen. Het stageveld leegmaken houdt een boeking dus niet stil; alleen In afwachting doet dat.

Zet de status op Bevestigd op de dag dat je aankondigt. De naam voegt zich dan bij de sectie Line-up, en heeft het slot een stage, dan verschijnt het meteen ook op de publieke timetable.

Wat het publiek ziet

Op de evenementpagina verschijnen bevestigde artiesten in de sectie Line-up, in de volgorde waarin je die tabel hebt gezet. Met de timetable aan opent een knop Timetable naast die kop het volledige programma. Die knop verschijnt pas zodra het evenement minstens één bevestigde artiest heeft, maar de timetable is een publieke pagina op zichzelf en opent ook zonder die knop.

De timetablepagina biedt een rasterweergave en een lijstweergave, een keuzelijst Kies een dag wanneer het evenement dagen heeft, en een filter Podia waarmee een bezoeker de stages kan verbergen die hem niet interesseren en de rest voor zichzelf kan herordenen. Jouw opgeslagen stagevolgorde is het vertrekpunt.

Een slot met een stage maar zonder begintijd kan niet in het raster worden geplaatst, want dat is op tijd ingedeeld. Heeft het evenement dagen, dan valt zo'n slot buiten elke dag en ontbreekt het ook in de lijst, want de keuzelijst Kies een dag filtert op begintijd. Heeft het evenement geen dagen, dan wordt er niet op dag gefilterd: het raster toont de stage dan als lege rij, en de lijstweergave toont het slot met een leeg tijdsbereik, achteraan zijn stage, na de slots die wel een tijd hebben.

Gebruik een ontbrekende tijd dus niet als manier om iets te verbergen, want wat het publiek te zien krijgt hangt dan af van hoe het evenement is opgezet. In afwachting werkt altijd.

Het slotformulier, veld voor veld

Tijden buiten het venster van de dag, of een einde vóór de start, worden binnen het venster geweigerd met het toegestane bereik erbij vermeld.

De tabel achter het formulier toont één rij per slot, met de kolommen Artiesten, Eigen naam, Tijd, Status, Stage, Dag en Acties. De kolom Dag leest altijd -, omdat de dag geen deel van het slot is; lees in plaats daarvan de kolom Tijd. Om het programma te controleren zoals een bezoeker het leest, open je de publieke timetablepagina in plaats van de rij terug te lezen.

Export

CSV exporteren, boven aan het scherm, downloadt de line-up als event_<id>_artists.csv, één rij per slot. Het blijft beschikbaar voor leden die de line-up alleen mogen bekijken, zodat een stagemanager zonder bewerkrechten de lijst toch kan ophalen.

Wie mag bewerken

Het scherm openen vereist Line-up bekijken. Elke knop die schrijft - Slot toevoegen, Bewerken, Verwijderen - vereist Line-up beheren; zonder dat is het scherm leesbaar en zijn de knoppen grijs. Beide staan onder de groep Line-up op het Permissions-scherm van het evenement. Zie Rechten beheren.

Verwant

• Evenement aanmaken: waar de timetable voor het eerst wordt aangeboden.
• Evenement publiceren: de line-up hoort niet bij de vereisten, dus een evenement kan met een lege line-up openbaar gaan.
• Evenement bewerken (mobiele app): de line-up en de timetable vanaf je telefoon.