Scanners

Een scanner is een deurpositie, geen persoon. Elk is een benoemde inlog waarmee één apparaat de scan-app van Sway kan openen voor één evenement en de QR-codes kan valideren van tickets die via Sway zijn verkocht. Niets anders.

Maak er een per deur of per shift, geef die aan wie die deur draait, en neem hem terug wanneer het evenement voorbij is.

Het scherm heet Scannerbeheer, en de ondertitel zegt Beheer scanners voor dit event.

Voordat je begint

Scanners bestaan alleen voor evenementen die via Sway verkopen. Staat Sway Tickets uit, dan is het hele scherm vervangen door een waarschuwing, Sway Tickets is niet ingeschakeld voor dit event. Scanners kunnen geen tickets valideren., gevolgd door Zet het aan in Instellingen →.

Zet het aan in Evenementinstellingen, op het tabblad Algemeen, en kom daarna terug.

Scanners aanmaken, activeren en verwijderen is een ander recht dan ze zien. Is de rij in de zijbalk grijs, of zijn de knoppen gedimd, vraag dan wie het evenement beheert om je toegang te verbreden. Zie Rechten beheren.

Open het scherm

1. Open Backstage en klik daarna op je evenement.
2. Klik op Scanners in de zijbalk, onder Toegang.

Bovenaan staan vier tellers: Totaal scanners, Actief, Gebruikers en Anoniem. Daaronder één kaart per scanner, met de naam, een badge Actief of Inactief, het Type, de gekoppelde Gebruiker wanneer die er is, en de datum waarop hij is Aangemaakt. Voordat de eerste bestaat leest de pagina Geen scanners gevonden.

Zones

Een zone is een gebied van het evenement dat een scanner kan bewaken: een hoofdingang, fast track, VIP of backstage. Zodra je de eerste toevoegt, verschijnt boven het scannerraster een paneel Zones, met de hint Koppel een scanner aan zones om te kiezen welke tickets hij accepteert. Een scanner zonder zones accepteert elk ticket.

1. Klik op Zone toevoegen, of op de gestippelde plek die verschijnt voordat er een zone bestaat, Voeg een eerste zone toe: hoofdingang, fast track, VIP, backstage...
2. Vul Naam in.
3. Laat Ingang aangevinkt voor een zone die mensen het evenement binnen laat. Alle ingangen delen één toegang per ticket: een ticket dat door de hoofdingang binnenkwam, kan niet nog eens via fast track naar binnen. Vink uit voor een gebied binnen het evenement, zoals VIP of backstage: elk ticket komt daar één keer binnen, en er binnenkomen verbruikt niet de ene toegang van het ticket tot het evenement.
4. Vink onder Geaccepteerde tickets de tickettypes aan die deze zone accepteert. Geen aangevinkt betekent elk tickettype.
5. Klik op Opslaan.

Een scanner zonder toegewezen zone is onbeperkt en gedraagt zich zoals elke scanner vóór het bestaan van zones.

Voeg een scanner toe

1. Klik rechtsboven op Scanner toevoegen.
2. Vul Scanner Name * in. Noem hem naar de positie in plaats van naar de persoon: een telefoon wisselt van hand tijdens een nacht, een deur niet.
3. Kies een Scanner Type *. De twee opties worden beschreven in het kader dat onder het veld verschijnt:
   • Anonieme scanner is een losse scanner met een uniek token. Ideaal voor vaste toegangscontroletoestellen.
   • Bestaande gebruiker is gekoppeld aan een bestaande Sway-gebruiker. Die logt direct in met zijn eigen gegevens.
4. Typ voor Bestaande gebruiker minstens twee tekens in het zoekveld (Zoek op gebruikersnaam of e-mail...) en klik de persoon in de lijst aan. Een groen vinkje bevestigt de keuze.
5. Klik op Scanner aanmaken.

Dezelfde persoon kan geen twee scanners op hetzelfde evenement houden, en een tweede poging wordt geweigerd. Geef hen één scanner en hergebruik die, of maak een anonieme aan voor de extra deur.

Nieuwe scanners zijn meteen Actief. Een anonieme blijft onbruikbaar tot je een link uitdeelt; op een gebruikersscanner kan ingelogd worden zodra die bestaat.

Deel toegang uit

Er zijn twee ingangen, en welke geldt hangt af van het type dat je koos.

Koppel een apparaat met een eenmalige link

Dit is de enige route voor een Anoniem-scanner, en het werkt ook voor een Gebruiker-scanner.

1. Klik op de drie puntjes op de kaart van de scanner en daarna op URL ophalen.
2. Wacht op het venster Scanner-URL. Het toont de Unieke toegangs-URL en dezelfde link als QR-code.
3. Klik op Kopiëren (het antwoordt Gekopieerd naar klembord!) en stuur de link naar de persoon die die deur draait, of laat hen de camera van de scan-app op de QR-code op je scherm richten.
4. Klik op Sluiten.

Eén link koppelt één apparaat, één keer. Hij houdt op te werken nadat hij is gebruikt, en hij verloopt 24 uur nadat je hem hebt aangemaakt. Maak een verse aan voor elke persoon en elk apparaat, en maak hem aan op de dag zelf, niet de week ervoor.

Het venster meldt in twee gevallen een fout in plaats van een link: de scanner is Inactief, of je account mag geen scanners beheren. Het item URL ophalen staat in de lijst voor iedereen die de pagina kan openen, dus de weigering verschijnt pas zodra je erop klikt.

Op een telefoon biedt de link aan om de mobiele app van Sway te openen, wat de melding aanraadt, of om in de mobiele browser door te gaan. Beide eindigen ingelogd op dezelfde scanner.

Log in met een Sway-account

Een scanner van het type Gebruiker is ook zonder link bereikbaar: de persoon opent https://www.sway.events/scanner, voert het evenement-id in met zijn gebruikelijke Sway-e-mailadres en -wachtwoord, en landt op hetzelfde scherm. Zijn ze op dat apparaat al ingelogd bij Sway, dan worden ze automatisch op de scanner ingelogd.

Anonieme scanners hebben geen wachtwoord en zijn zo niet te bereiken. Gebruik de link.

Uren en zones van een scanner

Het menu van elke scannerkaart draagt Zones en uren, open voor iedereen die scanners mag beheren. Het opent een paneel met de titel Zones en uren: {name}.

• Actieve uren: Van en Tot, in de tijdzone van het evenement. Buiten deze uren weigert de scanner elk ticket. Personeel kan dat niet overstemmen: de scanner kan nog steeds inloggen, hij valideert alleen niets. Laat beide leeg voor een scanner die altijd actief is.
• Zones: Geen aangevinkt: onbeperkt, elk ticket, zoals een ingang. Vink één of meer zones aan om de scanner ertoe te beperken. Heeft het evenement nog geen zone, dan zegt het paneel dat: Maak eerst een zone aan, boven de scanners.

Een scanner die meerdere zones bestrijkt, treedt op als één controlepunt voor alle: een VIP-ticket dat gescand wordt bij een deur die zowel de hoofdingang als VIP bestrijkt, komt in één scan beide zones binnen.

De scannerkaart toont zijn huidige Zones en Uren onder de details (Alle / Altijd wanneer er geen beperking is), zodat je de instelling van een scanner kunt lezen zonder het paneel te openen.

Wat een scanner wel en niet ziet

Een ingelogde scanner ziet de titel van het evenement, zijn eigen naam, of hij online of offline is, en hoe lang zijn sessie nog heeft. Een sessie loopt acht uur; daarna moet hij opnieuw gekoppeld worden of opnieuw inloggen.

Hij krijgt een oordeel per scan: een geldig ticket met het ticketnummer, een ongeldige of vervalste code, of een ticket dat al gescand is, met het tijdstip en de naam van de scanner die het als eerste nam. Hij houdt ook een lopende telling van zijn eigen scans bij, gesplitst in geldig, ongeldig en offline, met een slagingspercentage.

Hij kan ook de lijst met terugbetaalde en geannuleerde tickets downloaden, zodat hij die blijft weigeren wanneer de verbinding van de zaal wegvalt, en hij meldt wanneer die lijst voor het laatst is ververst. Weigert de camera scherp te stellen, dan kunnen de eerste twaalf tekens van een ticketcode met de hand worden ingetypt.

Elk van die tellers hoort bij dat apparaat, niet bij het evenement. Ze beginnen bij nul bij elke koppeling en verdwijnen wanneer de persoon uitlogt. Twee scanners op twee deuren melden elk hun eigen telling en geen van beide meldt het totaal.

Een scanner ziet nooit bestellingen, kopersnamen, kopersadressen, omzet, de tickettypes, de gastenlijst, enig ander evenement, of de admin. Hij kan niets uitgeven, terugbetalen of annuleren. Dat is het punt van er een aan losse deurmedewerkers geven.

Wat de scanner weigert, en wanneer personeel het kan overstemmen

Vier weigeringen komen van zones en tijdvensters, bovenop Al gescand, dat er al was. De scanner controleert ze in deze vaste volgorde, en de eerste die faalt is degene die het personeel ziet:

Overal waar de tabel "kan overstemd worden" zegt, draagt het scanresultaat een knop Toch binnenlaten. Die indrukken laat de persoon binnen ondanks de weigering, en elke geforceerde doorgang wordt vastgelegd, zodat hij opduikt in de geschiedenis van het evenement in plaats van te verdwijnen in een "het is uiteindelijk toch gelukt".

Scanner niet actief en Al gescand bieden die knop nooit: geen enkel oordeel van het personeel opent een scanner buiten zijn uren opnieuw of laat hetzelfde ticket twee keer binnen.

Offline scannen

Een actuele scanner downloadt de zones, scanneruren en ticketvensters van het evenement vooraf, en blijft dezelfde regels toepassen zonder verbinding: weigeringen, de zonenamen bij een weigering wegens verkeerde ingang, en Toch binnenlaten werken precies zoals online. Zodra de verbinding terugkomt, wordt elke offline gemaakte scan verzonden en verzoend.

Een oudere versie van de mobiele app weet hier niets van:

• Online herkent hij de nieuwe weigeringsredenen niet en toont ze allemaal als een gewoon rood Ongeldig ticket, met een toelichtende melding in het Engels, en zonder knop Toch binnenlaten: hij kan geen van beide forceren.
• Offline heeft hij helemaal geen regelmachine om zones of vensters tegen te controleren, zodat een ticket dat geweigerd zou moeten worden rechtstreeks kan worden doorgelaten. Bij de synchronisatie wordt die scan nooit teruggedraaid: de persoon is al binnen. Hij wordt vastgelegd als een offline geforceerde doorgang in plaats van als een gewone geldige scan, zodat de organisator ziet dat het gebeurd is, en het ticket wordt verbruikt zodat het geen tweede keer gescand kan worden.

Werk de app bij voordat je bij een deur die het netwerk kan kwijtraken op zones of instapvensters vertrouwt.

Deactiveer een scanner

Deactiveren parkeert een scanner zonder hem te vernietigen.

1. Klik op de drie puntjes op de kaart en daarna op Deactiveren.
2. De badge wordt Inactief, en hetzelfde menu-item wordt Activeren.

Een inactieve scanner weigert nieuwe aanmeldingen en kan geen nieuwe link opleveren, en elke link die er al voor is aangemaakt houdt op te werken. Een apparaat dat al is ingelogd houdt zijn sessie tot de acht uur voorbij zijn. Deactiveer tussen shifts, of voordat je een telefoon teruggeeft, in plaats van te verwachten dat het iemand midden in een scan afsnijdt.

Verwijder een scanner

1. Klik op de drie puntjes op de kaart en daarna op Verwijderen.
2. Het venster Scanner verwijderen? waarschuwt dat Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
3. Klik op Verwijderen, of op Annuleren om hem te houden.

Een werkbare routine

Gebruikersscanners zijn het waard om tussen evenementen te bewaren voor mensen die elke deur draaien die jij organiseert. Anonieme zijn het verwijderen waard, want een token dat niemand bijhoudt is een token dat niemand zal intrekken.