Bestellingen

Bestellingen is het register van elke aankoop op een evenement: wie kocht, wat ze kochten, wat ze betaalden, en welke tickets eruit kwamen. Het is ook waar een terugbetaling wordt uitgevoerd.

Er zijn twee schermen. De lijst toont elke bestelling, tien tegelijk. Op een rij klikken opent het detailscherm van die ene bestelling, en dat is degene die kan handelen.

De rij in de zijbalk hangt niet aan de schakelaar Sway Tickets, dus die blijft beschikbaar op een evenement dat op dit moment niet via Sway verkoopt.

Open de bestellijst

1. Open Backstage en klik daarna op je evenement.
2. Klik in de linkerzijbalk op Bestellingen, onder de kop Tickets & Shop.

Kan je account het evenement wel openen maar de bestellingen niet, dan vertellen de twee schermen je dat verschillend. De lijst is er weinig behulpzaam over: die toont een generieke kop Er is een fout opgetreden, en de zin eronder zegt dat de bestellingen niet geladen konden worden. Het is dezelfde melding die een netwerkstoring oplevert, dus die vertelt je eigenlijk niet dat er een recht ontbreekt. Het besteldetailscherm is expliciet, en antwoordt Geen toegang met een regel die zegt dat je de rechten mist om die bestelling te bekijken.

Hoe dan ook moet iemand die het evenement beheert het toekennen, zie Rechten beheren. Leestoegang is genoeg om bestellingen door te bladeren en te openen. Een id of een adres uit de lijst kopiëren, en elke actie op het detailscherm behalve de twee bonknoppen, vereisen het hogere niveau.

Lees de lijst

Een groene N ✓ naast de ticketteller is het aantal dat al aan de deur gescand is. In de kolom Korting toont een percentagecode zijn percentage onder de code; een code met een vast bedrag toont daar een streepje, want er is geen percentage te noemen. Het volledige afgetrokken bedrag staat op de bestelling zelf.

Een koper die een fooi toevoegde, toont die op een tweede regel onder het bedrag, bijvoorbeeld + € 5,00 fooi. De fooi is van jou, maar het zijn geen ticketinkomsten: Totaal laat ze buiten beschouwing. Onder de paginatitel telt de regel Fooien: € 45,00 op 9 bestellingen de fooien van het hele evenement op. Zie Fooien en donaties.

Status en herkomst

Status is een van Betaald, Voltooid, Geslaagd, In behandeling, Terugbetaald, Mislukt, Geannuleerd of Verlopen.

Twee pillen veranderen dat beeld:

• Een pil Gratis vervangt de status volledig. De bestelling was een vrijkaart van de gastenlijst, gratis uitgegeven, dus er was nooit een betaling die kon slagen of falen.
• Een pil Voorverkoop of Privécode staat naast de status in plaats van die te vervangen. Waar een bestelling vandaan kwam is een andere vraag dan waar ze uitkwam, dus beide worden getoond. Gewone publieke verkopen dragen geen herkomstpil.

Een rij met een factuurverzoek draagt ook een eigen pil, zie Factuurverzoeken, verderop.

Onthul het e-mailadres van een koper

Adressen zijn standaard gemaskeerd, zodat iemand die langsloopt geen klantenlijst van je scherm kan lezen.

1. Klik op het oogpictogram in de kolomkop E-mail. De tooltip leest E-mails tonen.
2. Lees wat je nodig hebt, en klik er daarna opnieuw op, nu E-mails verbergen.

De keuze houdt stand zolang je op de pagina blijft en wordt bij je volgende bezoek teruggezet.

Blader door de pagina's

De lijst laadt tien bestellingen tegelijk en haalt de volgende tien van de server, dus de teller onder de tabel is het echte totaal voor het evenement en niet het aantal op het scherm. Gebruik de pijlknoppen rechtsonder, of Vorige en Volgende op een telefoon.

Exporteer naar CSV

1. Klik rechtsboven in de lijst op CSV exporteren.
2. Het bestand downloadt meteen. Geen venster, geen opties.

De zeven kolommen zijn de bestelreferentie, de status, het e-mailadres van de koper, het bedrag, de fooi, de valuta en de datum. Het bedrag volgt dezelfde nettogrondslag als de kolom Totaal, en de fooi blijft erbuiten, in een eigen kolom.

Open één bestelling

Klik op een willekeurige rij in de lijst. Het detailscherm heet Bestelgegevens en is opgemaakt als een brede kolom kaarten met een actiepaneel aan de rechterkant.

De overzichtskaart

Algemene info draagt de Bestel-ID, de Status, de E-mail koper achter een eigen oogschakelaar, het tijdstip Aangemaakt op, het Totaalbedrag, de Valuta en de Betaalprovider.

Wanneer de koper bij het afrekenen een naam heeft opgegeven (het veld is optioneel), toont een regel Naam koper die naast het e-mailadres, en het geprinte bonnetje vermeldt hem ook.

Wanneer er geen kortingscode is gebruikt, leest een tweede regel Berekend: gevolgd door het totaal dat uit de regelposten opnieuw is opgebouwd. Het is een kruiscontrole tegen het bedrag dat de betaalprovider werkelijk in rekening bracht. Is er wel een code gebruikt, dan toont de kaart in plaats daarvan het subtotaal vóór korting doorgestreept met het betaalde bedrag eronder.

Boven die velden verschijnt een banner wanneer er iets over de bestelling te zeggen valt:

Die laatste banner is een uitlezing. Hij meldt een terugbetaling; hij voert er geen uit.

De productuitsplitsing

Bestelde producten toont wat er gekocht is, één rij per tickettype, met Aantal, Totaal tickets (hoger dan het aantal wanneer één aankoop meerdere tickets oplevert), Stukprijs en het regel-Totaal.

De voettekst is het geld in het geheel: Subtotaal (tickets), daarna Kosten, daarna, wanneer er een kortingscode geldt, Subtotaal (voor korting) en de regel Korting, en tot slot het Totaal dat werkelijk in rekening is gebracht.

Als de koper een fooi toevoegde, heeft de voet een regel Fooi vóór het Totaal, of Donatie bij een bestelling van een non-profit, en het Totaal bevat ze. Jouw inkomsten: laat ze buiten beschouwing: dat zijn de ticketinkomsten, hetzelfde bedrag als in de lijst.

Werk met de tickets

De kaart Tickets toont elk ticket dat de bestelling opleverde, met het korte id, het product, de Houder en de status. Namen en e-mailadressen van houders zijn gemaskeerd tot je op het oogpictogram in de kop Houder klikt.

Ticketstatussen zijn Geldig, Gescand, Terugbetaald, Geannuleerd en Omgeruild. Een geruild ticket noemt eronder de persoon naar wie het ging. Een ticket dat via doorverkoop binnenkwam draagt een badge Doorverkoop naast het id.

Aan het einde van elke rij staat de QR-knop, en daarnaast een ⋮-menu met de rest. Alle vragen het hogere rechtenniveau:

• QR-code bekijken opent de code die de deurscanner leest.
• E-mail opnieuw sturen stuurt het ticket opnieuw naar de houder. Het is niet beschikbaar wanneer het ticket geen houdersadres heeft, en de tooltip zegt dat dan en vraagt je eerst een ontvanger in te stellen.
• E-mail houder bewerken corrigeert het adres op één ticket. Het venster weigert alles wat geen geldig adres is, en de wijziging gaat in zodra je opslaat.
• Ticket annuleren maakt dat ene ticket ongeldig.

Annuleren vraagt je Annuleren in het bevestigingsvak te typen voordat de knop bruikbaar wordt. Er beweegt geen geld.

Welke van de vier je werkelijk krijgt, hangt af van de status van het ticket. QR-code bekijken is er altijd. E-mail opnieuw sturen en E-mail houder bewerken verdwijnen bij tickets die al terugbetaald, geannuleerd of geruild zijn. Ticket annuleren is strenger dan die twee: het verschijnt alleen zolang het ticket Geldig is, dus het verdwijnt ook op het moment dat het ticket gescand wordt. Een ticket dat door de deur is geweest kan vanaf dit scherm helemaal niet meer geannuleerd worden.

Het activiteitenspoor

Activiteit voegt twee geschiedenissen samen tot één tijdlijn, meest recente eerst: de eigen gebeurtenissen van de bestelling (aangemaakt, bijgewerkt, terugbetaling verwerkt, geannuleerd) en elke e-mail die Sway erover verstuurde. Elke e-mail toont zijn soort, of hij Verstuurd, In behandeling, Bezig of Mislukt was, welk ticket hij betrof, en, bij een mislukking, de reden.

Betaal een bestelling terug

Terugbetalingen worden hier uitgevoerd, vanuit het paneel Acties bestelling rechts op het besteldetailscherm. Nergens anders in de admin gebeurt dat.

De knop Bestelling terugbetalen verschijnt alleen zolang de bestelling Betaald of Voltooid is en er nog iets terug te betalen valt. Anders zegt het paneel dat er geen acties beschikbaar zijn en noemt het de huidige status.

1. Klik op Bestelling terugbetalen.
2. Kies hoeveel je teruggeeft, met de drie knoppen boven aan het venster:
   • Alles terugbetalen geeft het volledige resterende ticketbedrag terug.
   • Per bedrag neemt een bedrag dat je intypt. Nog terug te betalen eronder is het plafond, maar meer typen dan dat brengt je bedrag er niet vanzelf naar terug. Bevestigen is simpelweg uitgeschakeld tot je het getal zelf verlaagt. Nul wordt op dezelfde manier geweigerd.
   • Per ticket laat je losse tickets aanvinken en geeft terug wat die kostten.
3. Controleer het overzicht. Het toont de ticketprijs, de korting als die er was, de Servicekosten (niet terugbetaalbaar) doorgestreept, en Terugbetaald aan klant, wat het bedrag is dat werkelijk je account verlaat.
4. Klik op Bevestigen.

Sway mailt de koper binnen een minuut. De e-mail noemt het teruggegeven bedrag, zegt of de bestelling nu volledig of gedeeltelijk is terugbetaald, noemt de tickets die niet meer werken (allemaal, de geselecteerde, of geen na een gedeeltelijke terugbetaling per bedrag) en herinnert eraan dat servicekosten niet worden terugbetaald. De terugbetaling verschijnt in het spoor Activiteit en in de banner op de overzichtskaart, en de e-mail komt in het spoor als Terugbetalingsbevestiging: In behandeling tot hij vertrekt, daarna Verstuurd. Een mislukte verzending wordt vanzelf opnieuw geprobeerd; het spoor toont Mislukt, met de reden, pas als de pogingen op zijn. Een bestelling zonder adres van de koper krijgt geen e-mail.

Sway weigert een terugbetaling wanneer TicketSwap een ticket van de bestelling vasthoudt: zolang een ticket te koop staat kan niets worden terugbetaald, en na een doorverkoop lukt alleen Per ticket, zonder het doorverkochte ticket (een bestelling die op TicketSwap zelf is gekocht, betaalt TicketSwap terug, niet jij hier).

Wat een gedeeltelijke terugbetaling achterlaat

Een deel van een bestelling teruggeven sluit die niet af. De bestelling blijft Betaald en de knop blijft beschikbaar, dus je kunt later opnieuw terugbetalen, tot wat er resteert.

Welke tickets ophouden te werken hangt af van hoe je terugbetaalde:

• Per ticket maakt alleen de tickets die je selecteerde ongeldig. De rest blijft geldig en scant nog steeds aan de deur.
• Alles terugbetalen, en Per bedrag zodra de hele ticketwaarde is teruggegeven, maken elk ticket op de bestelling ongeldig en zetten die op Terugbetaald.
• Per bedrag voor minder dan de volledige waarde laat elk ticket geldig. Het geld is terug bij de koper, en die kan nog steeds naar binnen lopen. Gebruik Per ticket wanneer het punt is om iemand de toegang te ontzeggen.

De terugbetalingsmail aan de koper volgt dezelfde regel: die noemt de tickets die niet meer werken, of zegt dat de tickets geldig blijven.

Een fooi die de koper toevoegde, gaat terug met Alles terugbetalen, en het overzicht toont ze als Fooi terugbetaald. Een terugbetaling Per ticket geeft alleen de tickets terug: de fooi blijft op de bestelling, die Betaald blijft tot een Alles terugbetalen ook de fooi teruggeeft. Per bedrag werkt op dezelfde manier: de tickets werken niet meer zodra hun waarde terug is, en de bestelling blijft Betaald zolang de fooi erop staat.

Verstuur een bon of een bevestiging opnieuw

Hetzelfde paneel draagt nog twee blokken.

Onder E-mail stuurt Bevestigingsmail opnieuw sturen de bestelbevestiging opnieuw naar de koper. Het is er alleen wanneer de bestelling een kopersadres heeft en niet is terugbetaald of geannuleerd, want daarna valt er niets nuttigs meer te bevestigen.

Onder Exporteren en printen downloadt PDF-bon downloaden een bonbestand, en opent Bon printen het afdrukvenster van je browser op een bon die in de pagina is opgemaakt. Beide bestaan alleen in het Frans en het Engels. Draai je de admin in een andere taal, dan vallen ze terug, en niet eens op dezelfde: de gedownloade PDF komt er in het Frans uit, de afgedrukte pagina in het Engels. Geen van beide vereist het hogere rechtenniveau: iedereen die de bestelling kan openen kan er een bon uit halen.

Een bon is geen factuur. Een koper die er een nodig heeft, gebruikt Factuur nodig? vanuit de bevestigingsmail of Mijn bestellingen; zie Factuurverzoeken, verderop.

Kopers die hun tickets kwijt zijn

Een koper die zijn tickets niet meer vindt, heeft jou niet nodig. Sway heeft daar een openbare pagina voor, Mijn tickets vinden, bereikbaar via Tickets kwijt? in de footer van de Sway-website. Er hoeft niets aan te staan: ze werkt voor elke bestelling, bij elk evenement.

De koper vult het e-mailadres in dat bij het afrekenen is gebruikt en klikt op Mijn tickets vinden. De pagina antwoordt altijd Check je inbox, ongeacht of er een bestelling bij dat adres hoort. Ze toont nooit een bestelling of ticket op het scherm. Wat er gevonden wordt, gaat per e-mail naar het adres van de bestelling, en alleen daarheen. Een gastkoper zonder Sway-account is gedekt, omdat de zoekopdracht draait op het koper-e-mailadres dat op de bestelling staat.

Wat er wordt verstuurd

• Bestellingen: betaalde en gratis bestellingen. Tickets die Geldig of al Gescand zijn tellen mee; terugbetaalde en geannuleerde niet.
• Evenementen: alleen komende of lopende. Een evenement is voorbij op zijn eindtijd, of acht uur na het begin als het geen eindtijd heeft. Voor een voorbij evenement wordt niets verstuurd en moet de koper via support.
• Gepersonaliseerde tickets: één ticketmail per houder, met alle tickets van die houder.
• Nog niet gepersonaliseerde tickets: de bestelmail, met de link om ze te personaliseren en te downloaden.
• Overgedragen tickets en gastenlijsttickets: gaan naar het eigen adres van de houder, zodat een gast die een gastenlijstticket kwijt is het terugkrijgt op het adres waarop het is uitgegeven.

Er wordt niets opnieuw aangemaakt. Links die al in de inbox van de koper staan, blijven werken.

Als de koper een ander e-mailadres gebruikte

Onder het formulier opent Een ander e-mailadres gebruikt, of geen toegang tot die inbox? een zoekopdracht op betaalgegevens. De koper kiest hoe hij betaalde: Credit- of debetkaart, Apple Pay, Google Pay, Bancontact, iDEAL of PayPal.

• Kaart, Apple Pay, Google Pay, Bancontact en iDEAL vragen de laatste vier cijfers (van de kaart of de IBAN) plus de Aankoopdatum of het Bestelbedrag in €. Het formulier gaat niet weg zonder een van beide.
• PayPal vraagt het PayPal-e-mailadres of het transactie-ID.

Het resultaat is hetzelfde: de tickets gaan per e-mail naar het adres van de bestelling. Gratis ticket en Weet ik niet kunnen zo niet gezocht worden. Ze leiden naar Contact met support, in de categorie Tickets kwijt van het supportformulier.

Beveiliging

Elk antwoord is identiek, dus de pagina is niet te gebruiken om uit te zoeken wie tickets kocht. Een beveiligingscontrole beschermt het formulier en herhaalde pogingen zijn beperkt. Huidige limieten, die kunnen veranderen:

Een koper die een limiet overschrijdt, ziet hetzelfde antwoord Check je inbox en krijgt niets: hij moet wachten en eerst de spammap bekijken.

Factuurverzoeken

Sway stelt nooit een factuur op voor een ticket. De organisator verkoopt het rechtstreeks via zijn eigen Stripe-account, en stelt de factuur zelf op wanneer een koper er een vraagt, met zijn eigen facturatie- of boekhoudtool.

Een koper die een ticket betaalde, kan er een aanvragen vanuit de bevestigingsmail, vanuit de ticketpagina waarnaar die linkt, of vanuit Mijn bestellingen. Het verzoek draagt een bedrijfs- of organisatienaam, een optioneel btw-nummer, een factuuradres, het e-mailadres voor de factuur, en een optionele referentie. De koper kan het corrigeren zolang het nog openstaat.

Elk lid van het evenement dat bestellingen mag beheren, krijgt dan een melding, Factuur aangevraagd, in het tabblad Te doen van de bel.

Boven de lijst toont een banner N factuuraanvragen om uit te reiken zolang er nog openstaan, met een knop die de lijst beperkt tot precies die bestellingen. Net als de pillen Gratis en Voorverkoop (zie hierboven) draagt een rij met een verzoek een eigen pil Factuur aangevraagd.

De bestelling openen toont een kaart Factuuraanvraag met alles wat de koper opstuurde, en een knop om het te kopiëren. Twee acties staan erbij, allebei met het hogere rechtenniveau:

• Markeren als uitgereikt, zodra je de factuur echt vanuit je eigen tool naar het e-mailadres van de koper hebt gestuurd, of via e-facturatie. Dat bevriest het verzoek: de koper kan het niet meer corrigeren, en het verdwijnt uit de telling N factuuraanvragen om uit te reiken.
• Heropenen, om een per ongeluk gemarkeerd verzoek te ontdooien, of om de koper het nog eens te laten corrigeren voor je opnieuw uitreikt.

Sway brengt het verzoek alleen over tussen de koper en jou: Sway stelt de factuur nooit zelf op, bewaart ze niet en verstuurt ze niet. De gegevens worden verwijderd 30 dagen nadat je een verzoek als uitgereikt markeert, of een jaar nadat niemand op een verzoek reageerde.

Waar de rest woont