Kortingscodes

Het scherm Coupons, met de kop Kortingscodes, is waar je de codes aanmaakt die een koper intypt op de ticketpagina van je evenement. Er is één lijst per evenement, en het scherm bestaat alleen voor evenementen die via Sway Tickets verkopen.

Open het scherm

1. Open Backstage en klik daarna op je evenement.
2. Klik op Coupons in de zijbalk, onder Tickets & Shop.

Verkoopt het evenement niet via Sway, dan is de lijst vervangen door Sway Tickets staat niet aan, een regel die uitlegt dat kortingscodes korting geven op Sway-ticketverkoop, en een knop Evenementinstellingen openen. Zet de schakelaar aan in Instellingen → Algemeen, sla op, en kom terug. Zie Evenementinstellingen.

Toegang is in tweeën gesplitst. Kortingscodes bekijken opent het scherm; zonder dat is de rij in de zijbalk grijs in plaats van verborgen. Kortingscodes beheren is wat de knoppen tekent: met alleen kijkrechten is elke kaart leesbaar en is er geen Code toevoegen, geen CSV exporteren en geen menu op de kaarten.

Maak een korting aan

Voordat de eerste code bestaat leest het scherm Nog geen kortingscodes, met een knop Eerste code maken die hetzelfde formulier opent als Code toevoegen.

1. Klik op Code toevoegen.
2. Vul Naam code in. Dit is het label waaraan je de code in de lijst herkent.
3. Vul Code in. Dit is wat de koper intypt. Letters worden tijdens het typen hoofdletters, en alleen A-Z, 0-9, het liggend streepje en het koppelteken worden geaccepteerd.
4. Schrijf eventueel een Beschrijving. De placeholder noemt het een interne beschrijving, en het publiek ziet die nooit.
5. Kies een Type korting: Percentage (%) of Bedrag in de valuta van het evenement (bijvoorbeeld Bedrag (EUR)). Zolang het evenement geen tickettype heeft, heeft het nog geen valuta: Bedrag blijft uitgeschakeld en toont Bedrag: voeg eerst een tickettype toe.
6. Voer de waarde in het veld ernaast in. Een percentage is een geheel getal van 1 tot 100. Een bedrag is in de valuta van het evenement en kan niet onder 1.
7. Zet eventueel Min Order, Max. gebruik en een Vervaldatum. Elk heeft hieronder een eigen sectie.
8. Laat Status op Actief, of zet die op Inactief om een code voor te bereiden zonder hem al te openen.
9. Klik op Code aanmaken.

De nieuwe kaart verschijnt meteen boven aan het raster.

Codes zijn uniek over heel Sway, niet alleen over je evenement. De melding Code bestaat al onder het veld wordt alleen tegen de eigen codes van dit evenement gecontroleerd, dus een code die een andere organisator elders heeft genomen komt door die controle heen en wordt geweigerd wanneer je op Code aanmaken drukt. De weigering noemt de code en vraagt om een andere, en ze is in het Engels geschreven ongeacht de taal van de interface. Codes voorvoegen met iets van jezelf, in de trant van DOUR26-PRESS, scheelt die heen-en-weer.

Vijftig kortingscodes per evenement. Daarboven is de aanmaakknop vervangen door een uitgeschakelde knop met Limiet bereikt (50/50).

Kies tussen de twee kortingssoorten

Vier dingen gelden voor beide:

• De korting geldt voor de bestelling, niet per ticket. Een code van € 5 op een mandje met vier tickets haalt er één keer € 5 af.
• Het percentage wordt berekend over het totaal dat de koper betaalt, inclusief servicekosten. Het besteloverzicht toont de aftrek op een eigen regel.
• De servicekosten van Sway krimpen niet mee. De kosten worden berekend over de ticketprijzen vóórdat de code wordt toegepast, dus de korting komt van jouw kant van de verkoop.
• Een code die het totaal op nul brengt slaat de betaling helemaal over. Er wordt geen kaart gevraagd, de bestelling wordt aangemaakt en de tickets worden uitgegeven.

Elke kortingscode geldt voor elk tickettype. De rij Geldt voor op elke kaart leest Alle producten, en er is geen besturingselement om dat te versmallen. Een korting beperken tot één prijsklasse is niet beschikbaar.

Stel een vervaldatum in

1. Open het aanmaakformulier, of het ⋮-menu op een kaart en daarna Bewerken.
2. Klik op het veld Vervaldatum en kies een datum en een tijd.
3. Klik op Code aanmaken of Code bijwerken.

De hint onder het veld noemt de regel: Leeg laten voor geen vervaldatum. Een kleine ✕ in het veld wist een datum die al is gezet.

Zodra de datum verstreken is, wordt de pil op de kaart Verlopen, kleurt de rij Verloopt rood en weigert de afrekening de code, met de mededeling aan de koper dat die verlopen is. Er gebeurt verder niets: de code blijft in de lijst staan en werkt weer zodra je hem een latere datum geeft. De datum op de kaart wordt in een Franse notatie geschreven, dag en daarna korte maand, in elke interfacetaal.

Begrens hoe vaak een code gebruikt kan worden

Max. gebruik begrenst het aantal inwisselingen. Laat het leeg voor geen limiet, wat de placeholder Onbeperkt betekent en wat de ∞ op de kaart toont. De rij Gebruik telt inwisselingen af tegen die limiet.

Een gebruik wordt geteld wanneer de bestelling wordt aangemaakt, dus bij een afgeronde betaling of bij een gratis bestelling. Iemand die de code toepast en de betaalpagina daarna verlaat verbruikt niets, dus de telling loopt nooit voor op je verkoop.

Zodra de limiet bereikt is, weigert de afrekening de code en krijgt de koper te horen dat de gebruikslimiet is bereikt. Max. gebruik blijft bewerkbaar, dus die verhogen zet de code weer in dienst. Die onder het al ingewisselde aantal zetten doet het omgekeerde en put de code meteen uit.

Begrens hoeveel tickets een code mag korten

Max. tickets begrenst het totale aantal tickets dat de code ooit mag korten, over alle bestellingen samen. Laat het leeg voor geen limiet. Zodra er een is, krijgt de kaart een regel Tickets die bijhoudt wat eraan is opgegaan.

Dit is de andere helft van Max. gebruik, en de twee beantwoorden verschillende vragen:

Een op drie tickets begrensde code kan opgaan als één bestelling van drie, een van twee plus een van één, of drie van één - en daarna niets meer. Dat maakt het het juiste veld voor "hier is een code die jij en je vrienden kunnen delen voor drie tickets": de houders putten uit één budget, in de verdeling die hun uitkomt.

De koper stuit op de limiet voordat hij er tijd aan kan verliezen. Zodra de code is toegepast, stoppen de +-knoppen bij wat er over is, met een regel die dat zegt. Had hij al meer tickets gekozen dan de code dekt, dan noemt het toepassen het aantal dat wél zou werken in plaats van simpelweg te weigeren. En het afrekenen controleert opnieuw: een openstaande pagina terwijl iemand anders het budget opmaakt, wordt daar ook geweigerd - met hetzelfde aantal.

Tickets worden geteld wanneer de bestelling ontstaat - een voltooide betaling of een gratis bestelling - net als gebruiken. Een limiet zetten op een code die al tickets heeft verkocht, telt die eerdere verkopen mee: het cijfer op de kaart zegt dus de waarheid over de code, niet de waarheid sinds jouw wijziging.

Stel een minimumbestelling in

Min Order weigert de code onder een bepaalde mandjegrootte. De placeholder spelt de neutrale waarde uit, 0 = no min, en de kaart krijgt pas een rij Min. bestelling wanneer er een is ingesteld. Een koper onder de drempel krijgt te horen welk bedrag hij moet halen.

Zet die tegen ticketwaarde af. De controle die bij de betaling beslist, vergelijkt jouw minimum met de tickets alleen, zonder servicekosten, terwijl het totaal dat de koper op de pagina leest ze wel bevat. Een minimum dat binnen de breedte van een servicekost bij een ticketprijs ligt, kan daardoor op de pagina worden geaccepteerd en bij de betaling geweigerd. Rond naar beneden af en laat ruimte.

Bewerk een kortingscode

1. Klik op de ⋮ op de kaart en daarna op Bewerken.
2. Wijzig wat je nodig hebt.
3. Klik op Code bijwerken.

De code, de kortingssoort en de kortingswaarde kunnen na het aanmaken niet meer worden gewijzigd. De drie velden zijn grijs en het formulier zegt het: Type en waarde van de korting kunnen na aanmaken niet meer veranderen. Om een ander bedrag aan te bieden maak je een tweede code aan en deactiveer je de eerste.

Al het andere blijft bewerkbaar: de naam, de beschrijving, Min Order, Max. gebruik, de Vervaldatum en Status.

Een code uitzetten, kopiëren of verwijderen

Het ⋮-menu op elke kaart draagt de rest.

Deactiveren haalt de code meteen uit dienst, zonder bevestigingsstap. De pil wordt Inactief en de afrekening accepteert de code niet meer. Activeren zet hem terug.

Dupliceren opent het aanmaakformulier voorgevuld vanuit de code, met _COPY achter de code, (Copy) achter de naam, geen vervaldatum en Status op Inactief. Er wordt niets weggeschreven tot je op Code aanmaken drukt, dus geef hem eerst een code die je ook echt zou afdrukken.

Het laatste item in het menu verandert met het gebruik:

Archiveren deactiveert de code en laat hem in de lijst staan. Dat is met opzet: al betaalde bestellingen verwijzen ernaar, en het record verwijderen zou die geschiedenis meenemen.

Exporteer de lijst

CSV exporteren verschijnt zodra het evenement minstens één kortingscode heeft en je ze mag beheren. Het downloadt coupons_event_<id>.csv, één rij per code in de lijst, inactieve en gearchiveerde inbegrepen, onder de koppen Naam, Code, Type, Waarde, Min Order, Max. gebruik, Current Uses, Expires At, Actief en Created At.

Die koppen staan vast in het Engels, en dat geldt ook voor de woorden in de cellen: Percentage of Fixed voor de soort, Onbeperkt voor een onbegrensde Max. gebruik, Nooit voor geen vervaldatum, Ja of Nee onder Actief. Niets ervan volgt de taal van de interface, dus een collega die in het Frans of Oekraïens werkt downloadt ditzelfde Engelse bestand. De twee datumkolommen zijn het onderling ook niet eens. Created At wordt geschreven met de dag vóór de maand, op zijn Frans, in de tijdzone van je eigen computer, terwijl Expires At het opgeslagen moment is precies zoals het bewaard wordt, in UTC. Lees die kolom als UTC en niet als de kloktijd die je in het formulier intypte.

Deel een code als link

Zet ?coupon= achter een willekeurige eventlink en de code staat al aan voor wie hem opent:

https://www.sway.events/event/insomnia-fracture?coupon=FRIENDS3
https://www.sway.events/event/3450?coupon=FRIENDS3
https://www.sway.events/event/3450/tickets?coupon=FRIENDS3

De koper hoeft de code niet meer uit je bericht te kopiëren en in het veld te plakken: de korting staat er bij het openen van de pagina. Het werkt op de eventpagina én op de ticketpagina, op het numerieke adres én op het eigen adres, en het overleeft de overstap ertussen: de code blijft de hele bezoek aan staan.

Je hoeft hem niet met de hand te bouwen: op het kortingscodescherm biedt het ⋯-menu van een actieve code Deellink kopiëren. Het gebruikt het eigen adres van het event als dat er is, en anders het numerieke. De actie verschijnt alleen zolang de code actief en niet verlopen is - een link die niets toepast lijkt gewerkt te hebben, en dat is erger dan geen link.

Een code die via een link binnenkomt, wordt precies zo gecontroleerd alsof hij is ingetypt. Een verlopen, opgebruikte of verkeerd gespelde code wordt op dezelfde manier geweigerd, met dezelfde melding - een oude link verkoopt dus nooit stilletjes tegen de volle prijs.

De code met de ✕ weghalen haalt hem definitief weg - hij komt op de volgende pagina niet terug.

Wat de koper ziet

Op de ticketpagina van het evenement staat naast het besteloverzicht een veld Kortingscode met een knop OK. Een geaccepteerde code bevestigt zichzelf, voegt een regel aan het overzicht toe met het afgetrokken bedrag, en kan met de ✕ ernaast weer verwijderd worden.

Een geweigerde code wordt ter plekke uitgelegd, en de reden is specifiek: de code is niet gevonden of staat inactief, hij is verlopen, hij heeft zijn gebruikslimiet bereikt, de bestelling haalt het minimum niet (de melding noemt het bedrag), of de code is niet geldig voor dit evenement. Herhaalde pogingen worden begrensd. Codes worden in hoofdletters vergeleken, dus kopers mogen ze typen zoals ze willen.

Waar de omringende instellingen wonen

Bestellingen waarin een code is gebruikt, en de korting die op elk ervan is toegepast, staan op het scherm Bestellingen van het evenement. Het evenementdashboard is de snelste blik op hoe de verkoop in het algemeen loopt.

Onder deze lijst draagt een aparte sectie Ambassadeurs de persoonlijke codes van de mensen die je evenementen doorgeven, met een knop Ambassadorcodes synchroniseren die ze hier opent tegen de korting die je voor dit evenement instelt. Ze staan opzettelijk los van de lijst hierboven en worden op de promotorpagina ingesteld: zie Ambassadeurs. Een code die werkt op elk evenement waarvoor je betaald wordt, zonder ambassadeur eraan vast, is een promotorcoupon.