Gastenlijst

De gastenlijst is het ene scherm van een evenement waar hetzelfde formulier twee verschillende taken doet. Welke je krijgt, hangt af van de schakelaar Sway Tickets in Settings → Main.

• Sway Tickets aan. Het formulier geeft echte gratis tickets uit: een bestelling, een scanbare QR-code en een ticketmail per gast. Het paneel heeft de kop Gratis tickets uitgeven.
• Sway Tickets uit. Hetzelfde formulier zet namen op een deurlijst en verder niets. Geen bestelling, geen QR-code, geen e-mail. Het paneel heeft de kop Gasten toevoegen, en een waarschuwing bovenin zegt dat gastenlijsttickets voor dit evenement niet kunnen worden uitgegeven of verstuurd, met een link Zet het aan in Instellingen →.

Alles buiten het paneel gedraagt zich in beide gevallen identiek: de tabel, het check-inteller en de twee exports.

Open de gastenlijst

1. Open Backstage en klik daarna op je evenement.
2. Klik op Tickets, onder Tickets & Shop in de linkerzijbalk, en open daarna het tabblad Guestlist.

De teller naast het zoekveld telt rijen, geen tickets: één rij kan meerdere mensen dekken. Het check-incijfer ernaast telt juist mensen - zoals 12 of 180 checked in - want een rij met vijf tickets is vijf mensen aan de deur.

Toevoegen, inchecken, intrekken en verwijderen vereisen allemaal het recht om de gastenlijst van dit evenement te beheren. Zonder dat opent de pagina nog steeds en is elk besturingselement uitgeschakeld. Zie Rechten beheren.

Zet één gast op de deurlijst

Gebruik dit wanneer het evenement niet via Sway Tickets verkoopt.

Klik op Gasten toevoegen, rechts in de werkbalk: het formulier schuift van rechts in.

1. Vul Voornaam in.
2. Vul eventueel Achternaam en E-mail in.
3. Zet Aantal: hoeveel mensen die naam aan de deur dekt, tot 20.
4. Kies Uitgenodigd door als iemand in het bijzonder ze meebrengt - zie hieronder.
5. Klik op Aan guestlist toevoegen.

De rij verschijnt onderaan de tabel met de status Op de lijst. Er wordt niets aangemaakt en er wordt niets verstuurd.

Voornaam draagt een sterretje, maar het formulier is toegeeflijker dan dat: een naam of een e-mailadres is genoeg, en indienen met geen van beide meldt Een naam of e-mail is verplicht. Geef je alleen een adres, dan wordt dat adres de naam die in de lijst getoond wordt.

Geef één gast een vrijkaart

Gebruik dit wanneer het evenement via Sway Tickets verkoopt.

Klik op Gasten toevoegen, rechts in de werkbalk: het formulier schuift van rechts in.

1. Vul E-mail in. Dat is in deze modus het vereiste veld, omdat het ticket aan iemand gericht moet worden.
2. Vul eventueel Voornaam en Achternaam in. Die personaliseren het ticket.
3. Kies een Tickettype, of laat het op Guestlist (gratis, automatisch aangemaakt) staan.
4. Zet Aantal, tot 20 per gast.
5. Laat Ticket naar de gast mailen aan om het nu te bezorgen, of zet het uit om de tickets aan te maken zonder iets te versturen.
6. Kies Uitgenodigd door als iemand in het bijzonder deze tickets uitdeelt.
7. Klik op Tickets uitgeven.

De succesmelding telt tickets, geen gasten. Eén gast met een aantal van 3 meldt drie uitgegeven vrijkaarten, niet één. Mislukt een deel van een reeks, dan meldt de melding de twee getallen in plaats daarvan apart.

Indienen met een lege E-mail meldt Een geldig e-mailadres is nodig om een ticket uit te geven. Het type dat je koos blijft na een geslaagde uitgifte geselecteerd, dus een rij losse gasten op hetzelfde type hoeft niet steeds opnieuw gekozen te worden.

Wie ze heeft uitgenodigd

Uitgenodigd door toont de promotors van het evenement en daarna Iemand anders…, dat een vrij veld opent voor een artiest, een sponsor, de zaal, of wie dan ook die uitnodigingen uitdeelt. Er is geen optie "niemand" - een uitnodiging komt altijd van iemand - dus het veld staat meteen op de eerste promotor, en een avond met één promotor vraagt geen keuze. Kies je Iemand anders… en laat je het veld leeg, dan wordt de batch geweigerd met Zeg wie hen uitnodigt, of kies een promotor.

De keuzelijst verschijnt ongeacht het aantal promotors: ook een avond met één promotor geeft tickets aan zijn artiesten. Bij een coproductie is het het enige dat zegt uit wiens lijst een gast komt.

Je keuze geldt voor de hele batch, geplakte lijst inbegrepen, en blijft staan tussen batches: kies je promotor één keer, plak zijn lijst in drie keer, en alle drie komen onder dezelfde naam terecht. Wijzig hem vóór de batch die van iemand anders is.

De naam staat onder de gast in de tabel en gaat mee in beide exports.

Welk tickettype wordt gebruikt

Guestlist (gratis, automatisch aangemaakt) valt terug op het eerste gratis admin-only-tickettype van het evenement, en maakt er een aan met de naam Guestlist zonder capaciteitslimiet als het evenement er geen heeft. Het verschijnt nooit in de publieke shop.

Elk ander type kan in plaats daarvan gekozen worden, verborgen en admin-types inbegrepen; de lijst toont de prijs, en de zichtbaarheid van alles wat niet publiek is. Een vrijkaart op een betaald type kost de gast niets maar verbruikt de voorraad van dat type precies als een verkoop. Een gast wiens gekozen type op is komt terug in de teller van mislukte uitgiften.

Vrijkaarten wekken de verkoopmeldingen

Een vrijkaart is een echte bestelling: elke uitgegeven uitnodiging meldt zich bij de Verkoopmeldingen van het evenement net als een verkoop - veertig uitnodigingen, veertig meldingen, of één overvolle digest. Twee schakelaars onder Instellingen → Verkoopmeldingen → Pagina-instellingen stoppen dat:

• Gastenlijstuitnodigingen meetellen - uit, en de uitnodigingen zwijgen op beide kanalen, push en Telegram, terwijl een echte registratie van € 0 zich nog steeds aankondigt.
• Gratis bestellingen meetellen - uit, en niets van € 0 meldt nog, uitnodigingen en gratis registraties allebei.

Beide staan op het evenement en niet op de promoterpagina, en alleen managers mogen ze wijzigen. Optie voor optie in Evenementinstellingen.

Voeg meerdere gasten tegelijk toe

Bulk toevoegen (lijst plakken) opent een tekstvak onder de velden. Eén gast per regel, waarden gescheiden door komma's.

De kolomvolgorde is niet dezelfde in de twee modi. Controleer de kop van het paneel voordat je plakt, en lees de hint onder het vak, die de volgorde noemt en welke waarde vereist is.

Sway Tickets aan, onder Gratis tickets uitgeven. De volgorde is e-mail, voornaam, achternaam, aantal, en alleen het e-mailadres is vereist:

[email protected], Ada, Lovelace, 2
[email protected], Grace, Hopper
[email protected]
[email protected], , , 4

Ada krijgt twee tickets, Grace één, Kat één op haar adres, Mo vier.

Sway Tickets uit, onder Gasten toevoegen. De volgorde is naam, e-mail, aantal, en alleen de naam is vereist:

Ada Lovelace, [email protected], 2
Grace Hopper
Kat Johnson, , 3

De lege middenwaarde van Kat houdt haar aantal op de derde positie. Een waarde overslaan is prima; de komma ervan overslaan verschuift alles erachter.

Een geplakte lijst vervangt de velden erboven. Zolang het vak inhoud heeft, worden Voornaam, Achternaam, E-mail en Aantal genegeerd en worden alleen de geplakte regels gebruikt. Tickettype en Ticket naar de gast mailen zijn de uitzondering: die gelden voor de hele reeks.

Lege regels worden overgeslagen. Een aantal boven 20 wordt teruggebracht naar 20, en één inzending is begrensd op 200 gasten. In vrijkaartmodus wordt een regel zonder e-mailadres vóór het versturen weggelaten, terwijl een adres dat de server weigert terugkomt in de teller van mislukte uitgiften, dus een gedeeltelijk resultaat is het lezen waard en niet het wegwuiven.

Wat een gast ontvangt

Een vrijkaartbestelling verschijnt in Bestellingen als elke andere, met een totaal van nul en gemarkeerd als vrijkaart. Er beweegt geen geld, dus er is geen uitbetalingsaccount bij betrokken.

Check mensen in aan de deur

Een rij is niet altijd één persoon, dus de kolom Check-in is een teller tussen een min en een plus, zoals 3/5: drie van de vijf mensen van die rij zijn binnen. Een rij van één ticket toont 0/1 en werkt precies hetzelfde.

Elke + laat één persoon meer van die rij binnen en − neemt er één terug. Het getal links wordt groen zodra er iemand binnen is; de /5 erachter pas als de hele rij er is, dus een volle rij leest van begin tot eind groen. De teller naast het zoekveld gaat omhoog met het aantal mensen, en de naam wordt pas doorgestreept - met de rij gedimd - als de hele rij binnen is.

Een gescand ticket checkt zijn gast vanzelf in. Welke scanner de QR-code ook leest - de Sway-app, de webscanner, of een scan die later vanuit offline synchroniseert - de teller van de rij beweegt uit zichzelf. Niemand hoeft een gast af te vinken die gescand heeft.

Opnieuw versturen, intrekken en verwijderen

De acties op een rij hangen af van de status.

• Opnieuw sturen stuurt de ticketmail opnieuw. Het wordt alleen aangeboden op Uitgegeven-rijen, en alleen zolang Sway Tickets aan staat. Het is ook hoe een gast die met de mailschakelaar uit is uitgegeven zijn ticket voor het eerst ontvangt.
• Intrekken annuleert de vrijkaart: de QR-codes scannen niet meer, de voorraad die de vrijkaart vasthield keert terug naar het tickettype, en de rij wordt Ingetrokken. Tickets die al gescand waren houden de toegang die ze gebruikten. Intrekken blijft beschikbaar ook als Sway Tickets later wordt uitgezet, zodat een vrijkaart altijd kan worden afgewikkeld.
• Verwijderen verwijdert de rij, achter een bevestiging Gast verwijderen. Het wordt alleen aangeboden op Op de lijst- en Ingetrokken-rijen. Een uitgegeven vrijkaart moet worden ingetrokken voordat die verwijderd kan worden.

Een ingetrokken gast verwijderen wist de regel van deze lijst, niet de bestelling erachter. Die bestelling blijft in Bestellingen staan, met de tickets al ongeldig gemaakt.

Uitgeven en opnieuw versturen zijn allebei begrensd in tempo, omdat er bij elk echte e-mail in jouw naam de deur uit gaat. Een lange reeks wordt geweigerd met een melding die vraagt of je het rustiger aan wilt doen; wacht een paar minuten en ga verder.

Exporteer de lijst

TXT exporteren en CSV exporteren staan in de werkbalk boven de lijst en zijn grijs zolang de lijst leeg is. Beide downloaden meteen, vernoemd naar het evenement-id.

• Het TXT-bestand is één naam per regel, met de persoon die hen uitnodigde tussen haakjes erachter waar een rij die toeschrijving draagt. Dit formulier vult dat veld niet in.
• Het CSV-bestand heeft twee kolommen, met de gastnaam en diezelfde toeschrijving als koppen. Beide koppen blijven in het Engels, in welke taal je de admin ook gebruikt.

Lees de tabel

Rijen waarvan alle gasten binnen zijn, en ingetrokken rijen, zijn gedimd, zodat een volle lijst nog steeds in één oogopslag te lezen is van de overkant van een tafel bij de ingang.

Tot de eerste gast is toegevoegd toont de pagina een lege staat die je uitnodigt er een toe te voegen met de knop Gasten toevoegen.