Formularios

Un formulario es una conversación que tu página mantiene con quienes la siguen. Un casting, una petición de guestlist, una candidatura para una residencia, una encuesta la mañana después de la noche. Las preguntas se escriben en Backstage; se responden en sway.events/f/tu-direccion, una pantalla cada vez.

Una pregunta por pantalla es el fondo del asunto, no un adorno. Un formulario que pregunta doce cosas en una sola página pide doce decisiones a la vez, y la gente lo cierra. Las mismas preguntas repartidas en pantallas llevan una decisión cada una, y mucha más gente llega al final.

Cuatro tipos de página llevan formularios: promotor, artista, sala y crew.

Abrir tus formularios

1. Abre Backstage y haz clic en la página.
2. Haz clic en Forms, bajo Marketing, en la barra lateral izquierda. En una crew la fila está bajo Content.

Llegas a la biblioteca: todos los formularios de esa página, el editado más recientemente primero, con tres cifras al lado de cada uno.

Las tres cifras

Cada formulario se mide con tres cosas distintas, y mezclar dos cualesquiera de ellas da una cifra que no significa nada.

La tasa de finalización divide Sent entre Started, nunca entre Seen. Dividir entre las vistas da un porcentaje que baja cada vez que compartes el enlace: se lee como si el formulario empeorara mientras recibe más tráfico.

Crear un formulario

1. Haz clic en New form, arriba a la derecha de la biblioteca.
2. Dale un nombre. La dirección pública se deduce de él mientras escribes, y puedes cambiarla después.
3. Elige un Start from. Hay cuatro: Blank, Casting call, Guestlist request y After the night. Una plantilla es un conjunto de preguntas ya escritas, y la primera edición la disuelve.
4. Elige un Colour. Pinta la barra de progreso, las respuestas seleccionadas y el resplandor detrás de la página.
5. Haz clic en Create the form.

Llegas directamente al editor, sobre un Draft. Un borrador ya tiene dirección pública, pero responde no encontrado hasta que publicas: un enlace compartido demasiado pronto debe parecer una errata, no una vista previa.

Construir las preguntas

La pestaña Questions tiene tres columnas: los pasos a la izquierda, el paso seleccionado en el centro y una vista previa en vivo a la derecha.

Pasos

Un paso es una pantalla. Lleva un título, una línea de contexto opcional, un icono y una o varias preguntas.

• Add a step al pie de la lista. Hasta 20.
• Arrastra un paso por su asa para reordenarlo.
• Duplica un paso para copiar sus preguntas. La copia recibe identificadores de pregunta nuevos, así que las respuestas ya recogidas nunca se sobrescriben.
• Elimina un paso. El último no se puede eliminar; un formulario necesita al menos uno.

Pon una pregunta por paso siempre que puedas. Dos o tres van juntas solo cuando son realmente una sola idea: nombre y apellido, ciudad y país. Poner el apellido en su propia pantalla es teatro, no foco.

Tipos de pregunta

Quince tipos, agrupados en el selector según lo que recogen.

Cada pregunta lleva un enunciado, una línea de ayuda opcional y un interruptor Required. Algunos tipos llevan más:

• Slider acepta mínimo, máximo, paso, unidad y una etiqueta en cada extremo, de modo que una escala de 0 a 10 puede leerse Nunca a Cada semana.
• Rating va de 2 a 10 y dibuja estrellas, corazones o rayos.
• One choice, Several choices y Dropdown aceptan una lista de opciones. Several choices puede además exigir un mínimo o un máximo.
• Several choices y One choice se eligen con una tecla de letra: A, B, C bajando por la lista.
• Statement no pregunta nada. Es la pantalla que explica las reglas antes de una casilla de consentimiento, o que dice quedan dos preguntas. No puede hacerse obligatoria, porque no hay nada que responder.

Pedir un contacto

Esto es lo que conecta un formulario con tu CRM. Bajo cualquier pregunta que pueda producir uno, Save the answer as ofrece el campo de contacto que alimenta:

Tú decides cuáles pedir. Un formulario puede pedir solo una dirección, un nombre y un teléfono, o ninguno de ellos.

• Full name se parte en el primer espacio: la primera palabra es el nombre y el resto el apellido.
• Dos preguntas no pueden reclamar el mismo campo de contacto. El editor deja de ofrecer el que ya está ocupado.
• Marketing consent es el único campo que decide si el contacto está suscrito. Sin pregunta de consentimiento, el contacto se crea sin estado de marketing: registra que esa persona respondió, y no pretende que haya pedido correos.

La vista previa

La columna de la derecha es la página pública real, no una imitación, y sigue el paso que estás editando. Cámbiala entre Desktop y Phone con los dos botones de encima.

Ajustes

Cinco tarjetas, y responden a cinco preguntas distintas.

Nombre y dirección

El Name es lo que muestra la biblioteca y lo que dice la primera pantalla por defecto. La Public address es el final del enlace: sway.events/f/casting-dj-2026.

Una dirección es única en todo Sway: minúsculas, cifras y guiones, de 3 a 60 caracteres. Se comprueba mientras escribes y el campo te dice si está libre, ocupada o es inservible. Cámbiala cuando quieras, pero recuerda que la anterior deja de funcionar en cuanto guardas.

Aspecto

El Colour, una Cover image y las palabras de la primera y la última pantalla: el título de apertura, el botón que empieza el formulario, y el título y el texto de la pantalla de agradecimiento. Deja cualquiera vacío y el formulario recurre a algo sensato.

Comportamiento

• Show the progress bar pone un contador y una barra arriba, para que la gente sepa por dónde va.
• One answer per email address rechaza un segundo envío desde una dirección que ya envió uno.
• Label on the send button sustituye a Send.
• Send people here after they answer sustituye la pantalla de agradecimiento por una redirección. Solo direcciones https://.

Cuándo está abierto

• Opens y Closes son fechas opcionales. Antes de la fecha de apertura la página dice que el formulario aún no está abierto; después de la de cierre, que está cerrado.
• Stop after es un tope. En cuanto esas respuestas cuenten como Sent, el formulario se cierra solo.

Un formulario que cerraste a mano sigue cerrado digan lo que digan las fechas. El motivo mostrado es siempre el que elegiste.

Contactos

En una página de promotor, artista o sala, los contactos que captura un formulario van al CRM de esa misma página, y la tarjeta lo dice. No hay nada que elegir.

En una crew sí: ver Los formularios de una crew.

La Consent sentence es la línea que aparece junto al botón de envío en el último paso, y se guarda con el propio consentimiento. Escribe la frase que quieras dejar registrada.

Publicarlo

Publish está arriba a la derecha del editor, junto al estado.

• Un formulario sin preguntas no se puede publicar. El botón se niega y lo dice.
• Guarda antes. El botón está desactivado mientras haya cambios sin guardar, porque publicar una versión antigua de las preguntas es el único error que no se puede deshacer una vez que alguien responde.
• Close the form lo retira de servicio sin tocar las respuestas.
• Un formulario cerrado puede reabrirse, y uno publicado puede volver a borrador. Volver a borrador retira la página pública; las respuestas se quedan.

Una vez en vivo, Copy the link está en la fila de la biblioteca y en la tarjeta de ajustes. Ese enlace es lo que pones en una bio, una story o una newsletter.

Leer las respuestas

La pestaña Answers lista cada respuesta, la más reciente primero.

Dos clases conviven en la misma lista, etiquetadas:

• Sent es una respuesta terminada.
• Started es alguien que escribió algo y no terminó. Sus respuestas hasta el punto en que se fue están guardadas, y son la materia de las estadísticas: abandonó en el paso tres es una fila que puedes abrir y leer.

Filtra entre All, Sent y Started. Haz clic en una fila para abrir la hoja completa: quién respondió, cuánto tardó, de dónde vino, y cada pregunta en el orden en que el formulario la hizo.

Export as CSV está en la barra de herramientas y en el menú de la fila de la biblioteca. Una columna por pregunta, más los metadatos de la respuesta, y las respuestas de elección escritas como las etiquetas de las opciones y no como sus valores internos.

Leer las estadísticas

La pestaña Statistics responde a la única pregunta que merece la pena hacer de un formulario con pasos: qué pregunta pierde gente.

Elige un periodo arriba. Debajo:

• Seen, Started, Sent y el tiempo mediano hasta terminar. La media va debajo de la mediana, porque una sola persona que dejó la pestaña abierta una hora mueve la media y no la mediana.
• Where people stop es el embudo: una fila por paso, cuántos llegaron, cuántos pasaron de él, y cuánto tiempo estuvieron en él de media. El paso que pierde más gente se nombra en una frase encima del gráfico.
• Day by day dibuja las tres cifras a lo largo del periodo.
• Where they came from y Devices dicen qué publicación funcionó y en qué respondió la gente.
• Question by question resume las respuestas en sí: una barra por opción en una elección, una media con mínimo y máximo en un número, un recuento de sí y de no en un consentimiento, y las respuestas más recientes en texto libre.

Los resúmenes por pregunta leen solo las respuestas terminadas. De lo contrario un formulario a medias sesgaría cada distribución hacia la primera pregunta, que es justo la que responde todo el mundo.

Los formularios de una crew

Una crew lleva formularios como cualquier página, bajo Content en su barra lateral. Una cosa cambia: dónde acaban los contactos.

Una crew no tiene CRM propio. Por eso, en la tarjeta Contacts del formulario, una crew elige una de las páginas que gestiona, y los contactos que captura ese formulario se archivan allí. Solo se ofrecen las páginas en las que tú personalmente puedes escribir contactos, así que un formulario nunca captura en una página que no puedes abrir.

No elijas ninguna y el formulario no capturará contactos. Las respuestas se guardan igual.

Los eventos usan los formularios del promotor

La fila Forms de un evento abre la biblioteca del promotor. Crea allí el formulario, ponle el nombre del evento y comparte el enlace desde los canales del propio evento.

Si el evento no tiene promotor asociado, la fila está atenuada: no hay biblioteca que abrir ni CRM en el que capturar.

Quién puede hacer qué

Los dos van a propietario, administrador y gestor, los mismos roles que ya tienen los permisos del CRM. Un observador o un editor no reciben ninguno, a propósito: las respuestas de un formulario son la dirección, el teléfono y las palabras de alguien, los mismos datos personales que protege el CRM.

En una crew los permisos vienen de los roles de la propia crew y no de la página: un miembro ve los formularios de la crew si su rol lleva Forms.

Los límites

Un formulario que choca con cualquiera de ellos es un formulario que nadie terminará. Los topes están para que eso no se construya por accidente.