Lista de invitados

La lista de invitados es la única pantalla de un evento en la que el mismo formulario hace dos trabajos distintos. Cuál te toca depende del interruptor Sway Tickets de Ajustes → General.

• Sway Tickets activado. El formulario emite entradas gratuitas de verdad: un pedido, un código QR escaneable y un correo con la entrada por invitado. El panel se encabeza Emitir invitaciones.
• Sway Tickets desactivado. El mismo formulario añade nombres a una lista de puerta y nada más. Sin pedido, sin código QR y sin correo. El panel se encabeza Añadir invitados, y un aviso en su parte superior dice que en este evento no se pueden emitir ni enviar entradas de lista de invitados, con un enlace que indica Actívalo en Ajustes →.

Todo lo que queda fuera del panel se comporta igual en los dos casos: la tabla, el contador de acceso y las dos exportaciones.

Abrir la lista de invitados

1. Abre Backstage y después haz clic en tu evento.
2. Haz clic en Entradas, bajo Entradas y tienda en la barra lateral izquierda, y después abre la pestaña Invitados.

El contador junto al buscador cuenta filas, no entradas: una fila puede cubrir a varias personas. La cifra de accesos que hay al lado cuenta al revés -personas, del tipo 12 de 180 con check-in-, porque una fila con cinco entradas son cinco personas en la puerta.

Añadir, dar acceso, revocar y eliminar necesitan todos permiso para gestionar la lista de invitados de este evento. Sin él la página se abre igual y todos los controles están desactivados. Consulta Gestionar permisos.

Añadir un invitado a la lista de puerta

Usa esto cuando el evento no vende a través de Sway Tickets.

Haz clic en Añadir invitados, a la derecha de la barra de herramientas: el formulario entra desde la derecha.

1. Rellena Nombre.
2. Opcionalmente rellena Apellidos y Email.
3. Fija Cantidad: a cuántas personas cubre ese nombre en la puerta, hasta 20.
4. Elige Invitado por si alguien en concreto los trae - mira más abajo.
5. Haz clic en Añadir a la lista.

La fila aparece al final de la tabla con el estado En lista. No se crea nada y no se envía nada.

Nombre lleva un asterisco, pero el formulario es más tolerante que eso: basta con un nombre o un correo, y enviarlo sin ninguno de los dos responde Hace falta un nombre o un email. Si solo das una dirección, esa dirección pasa a ser el nombre que se muestra en la lista.

Emitir una entrada de cortesía a un invitado

Usa esto cuando el evento vende a través de Sway Tickets.

Haz clic en Añadir invitados, a la derecha de la barra de herramientas: el formulario entra desde la derecha.

1. Rellena Email. Es el campo obligatorio en este modo, porque la entrada tiene que ir dirigida a alguien.
2. Opcionalmente rellena Nombre y Apellidos. Personalizan la entrada.
3. Elige un Tipo de entrada, o déjalo en Invitados (gratis, creado automáticamente).
4. Fija Cantidad, hasta 20 por invitado.
5. Deja Enviar la entrada por email al invitado activado para entregarla ahora, o desactívalo para crear las entradas sin enviar nada.
6. Elige Invitado por si alguien en concreto reparte estas entradas.
7. Haz clic en Emitir entradas.

El mensaje de éxito cuenta entradas, no invitados. Un invitado con una cantidad de 3 informa de tres entradas de cortesía emitidas, no de una. Cuando falla parte de una tanda, el mensaje informa de los dos números por separado.

Enviar con Email vacío responde Hace falta un email válido para emitir una entrada. El tipo que hayas elegido sigue seleccionado tras una emisión correcta, así que una serie de invitados distintos sobre el mismo tipo no necesita volver a elegirlo.

Quién los invitó

Invitado por lista los promotores del evento y después Otra persona…, que abre un campo libre para un artista, un patrocinador, la sala o quien sea que reparta invitaciones. No hay opción «nadie» -una invitación siempre viene de alguien-, así que el campo se abre en el primer promotor y una noche de un solo promotor no exige pensar. Elegir Otra persona… y dejar el campo vacío rechaza el lote con Indica quién lo invita o elige un promotor.

El selector aparece sea cual sea el número de promotores: una noche de un solo promotor también da entradas a sus artistas. En una coproducción es lo único que dice de qué lista viene un invitado.

Lo que elijas se aplica al lote entero, lista pegada incluida, y sobrevive entre lotes: elige tu promotor una vez, pega su lista en tres tandas y las tres caen bajo el mismo nombre. Cámbialo antes del lote que es de otro.

El nombre aparece bajo el invitado en la tabla y viaja en las dos exportaciones.

Qué tipo de entrada se usa

Invitados (gratis, creado automáticamente) recurre al primer tipo de entrada gratuito y solo para administración del evento, y crea uno llamado Invitados sin límite de aforo si el evento no tiene ninguno. Nunca aparece en la venta pública.

Se puede elegir cualquier otro tipo, incluidos los ocultos y los de administración; la lista muestra el precio, y la visibilidad de todo lo que no sea público. Una cortesía sobre un tipo de pago no le cuesta nada al invitado pero consume el stock de ese tipo exactamente igual que una venta. Un invitado cuyo tipo elegido se haya agotado vuelve en el recuento de fallos.

Emitir cortesías despierta los avisos de venta

Una cortesía es un pedido real: cada entrada emitida avisa a Alertas de venta del evento igual que una venta - cuarenta invitaciones, cuarenta avisos, o un digest abarrotado. Dos interruptores bajo Ajustes → Alertas de venta → Ajustes de la página lo paran:

• Incluir invitaciones de guestlist - apagado, y las invitaciones callan en los dos canales, push y Telegram, mientras una inscripción real de 0 € sigue anunciándose.
• Incluir pedidos gratuitos - apagado, y ya nada de 0 € avisa, invitaciones e inscripciones gratuitas por igual.

Ambos viven en el evento y no en la página de promotor, y solo los managers pueden cambiarlos. Opción a opción en Ajustes del evento.

Añadir varios invitados a la vez

Añadir en bloque (pegar una lista) abre una casilla de texto bajo los campos. Un invitado por línea, valores separados por comas.

El orden de las columnas no es el mismo en los dos modos. Comprueba el encabezado del panel antes de pegar, y lee la indicación bajo la casilla, que enuncia el orden y cuál es el valor obligatorio.

Sway Tickets activado, bajo Emitir invitaciones. El orden es email, nombre, apellidos, cantidad, y solo el correo es obligatorio:

[email protected], Ada, Lovelace, 2
[email protected], Grace, Hopper
[email protected]
[email protected], , , 4

Ada recibe dos entradas, Grace una, Kat una a nombre de su dirección, Mo cuatro.

Sway Tickets desactivado, bajo Añadir invitados. El orden es nombre, email, cantidad, y solo el nombre es obligatorio:

Ada Lovelace, [email protected], 2
Grace Hopper
Kat Johnson, , 3

El valor central vacío de Kat mantiene su cantidad en la tercera posición. Saltarse un valor está bien; saltarse su coma desplaza todo lo que viene después.

Una lista pegada sustituye a los campos que tiene encima. Mientras la casilla tenga cualquier contenido, Nombre, Apellidos, Email y Cantidad se ignoran y solo se usan las líneas pegadas. Tipo de entrada y Enviar la entrada por email al invitado son la excepción: se aplican a toda la tanda.

Las líneas en blanco se saltan. Una cantidad por encima de 20 se baja a 20, y un envío se limita a 200 invitados. En modo cortesía, una línea sin ningún correo se descarta antes de enviar, mientras que una dirección que el servidor rechaza vuelve en el recuento de fallos, así que merece la pena leer un resultado parcial en vez de descartarlo.

Qué recibe un invitado

Un pedido de cortesía aparece en Pedidos como cualquier otro, con un total de cero y marcado como cortesía. No se mueve dinero, así que no interviene ninguna cuenta de cobro.

Dar acceso en la puerta

Una fila no siempre es una persona, así que la columna Check-in es un contador entre un menos y un más, del tipo 3/5: tres de las cinco personas de esa fila están dentro. Una fila de una sola entrada muestra 0/1 y funciona igual.

Cada + da acceso a una persona más de esa fila y − retira una. El número de la izquierda se pone verde en cuanto ha entrado alguien; el /5 que lo sigue solo cuando ha llegado la fila entera, así que una fila completa se lee verde de principio a fin. El contador junto al buscador sube en número de personas, y el nombre solo se tacha -con la fila atenuada- cuando ha llegado la fila entera.

Una entrada escaneada da acceso a su invitado por sí sola. Sea cual sea el escáner que lee el código QR -la app de Sway, el escáner web o un escaneo que se sincroniza más tarde desde el modo sin conexión-, el contador de la fila se mueve solo. Nadie tiene que marcar a un invitado que ha escaneado.

Reenviar, revocar y eliminar

Las acciones de una fila dependen de su estado.

• Reenviar vuelve a enviar el correo con la entrada. Solo se ofrece en las filas Emitida, y solo mientras Sway Tickets está activado. Es además la forma de que un invitado emitido con el interruptor de correo desactivado reciba su entrada por primera vez.
• Revocar cancela la cortesía: los códigos QR dejan de escanear, el stock que la cortesía retenía vuelve al tipo de entrada, y la fila pasa a Revocado. Las entradas que ya se escanearon conservan la entrada que dieron. Revocar sigue disponible aunque Sway Tickets se desactive después, así que una cortesía siempre se puede deshacer.
• Quitar elimina la fila, tras una confirmación Quitar invitado. Solo se ofrece en las filas En lista y Revocado. Una cortesía emitida hay que revocarla antes de poder eliminarla.

Eliminar a un invitado revocado borra la línea de esta lista, no el pedido que hay detrás. Ese pedido se queda en Pedidos, con sus entradas ya invalidadas.

Emitir y reenviar tienen los dos límite de frecuencia, porque cada uno envía correo real en tu nombre. Una ráfaga larga se rechaza con un mensaje que te pide ir más despacio; espera unos minutos y sigue.

Exportar la lista

Exportar TXT y Exportar CSV están en la barra de herramientas sobre la lista y están en gris mientras la lista está vacía. Los dos descargan de inmediato, con el nombre del identificador del evento.

• El archivo TXT es un nombre por línea, con la persona que le invitó entre paréntesis detrás cuando la fila lleva esa atribución. Este formulario no rellena ese campo.
• El archivo CSV tiene dos columnas, encabezadas con el nombre del invitado y esa misma atribución. Las dos cabeceras se quedan en inglés sea cual sea el idioma en el que uses la administración.

Leer la tabla

Las filas cuyos invitados han llegado todos se atenúan, igual que las revocadas, así que una lista completa se sigue leyendo de un vistazo desde el otro lado de una mesa en la entrada.

Hasta que se añade el primer invitado, la página muestra un estado vacío que te invita a añadir uno con el botón Añadir invitados.