Cupones
La pantalla Cupones, encabezada Cupones de descuento, es donde creas los códigos que un comprador escribe en la página de entradas de tu evento. Hay una lista por evento, y la pantalla solo existe para los eventos que venden a través de Sway Tickets.
Abrir la pantalla
- Abre Backstage y después haz clic en tu evento.
- Haz clic en Cupones en la barra lateral, bajo Entradas y tienda.
Si el evento no vende a través de Sway, la lista se sustituye por Sway Tickets no está activado, una línea que explica que los cupones descuentan ventas de entradas de Sway, y un botón Abrir ajustes del evento. Activa el interruptor en Ajustes → General, guarda y vuelve. Consulta Ajustes del evento.
El acceso está dividido en dos. Ver cupones abre la pantalla; sin él la fila de la barra lateral está en gris en vez de oculta. Gestionar cupones es lo que dibuja los botones: solo con ver, todas las tarjetas se leen y no hay Añadir cupón, ni Exportar CSV, ni menú en las tarjetas.
Crear un descuento
Antes de que exista el primer cupón la pantalla indica Aún no hay cupones, con un botón Crear el primer cupón que abre el mismo formulario que Añadir cupón.
- Haz clic en Añadir cupón.
- Rellena Nombre del cupón. Es la etiqueta por la que reconocerás el cupón en la lista.
- Rellena Código del cupón. Es lo que escribe el comprador. Las letras se pasan a mayúsculas mientras escribes, y solo se aceptan A-Z, 0-9, el guion bajo y el guion.
- Opcionalmente escribe una Descripción. Su texto de ayuda la llama descripción interna, y el público no la ve nunca.
- Elige un Tipo de descuento: Porcentaje (%) o Importe en la moneda del evento (por ejemplo Importe (EUR)). Mientras el evento no tenga un tipo de entrada no tiene moneda, así que Importe queda bloqueado y muestra Importe: añade antes un tipo de entrada.
- Introduce el valor en el campo de al lado. Un porcentaje es un número entero del 1 al 100. Un importe va en la moneda del evento y no puede bajar de 1.
- Opcionalmente fija Pedido mín., Usos máx. y una Fecha de caducidad. Cada uno tiene su propia sección más abajo.
- Deja Estado en Activo, o ponlo en Inactivo para preparar un código sin abrirlo todavía.
- Haz clic en Crear cupón.
La tarjeta nueva aparece de inmediato arriba de la cuadrícula.
Los códigos son únicos en todo Sway, no solo dentro de tu evento. El mensaje
El código ya existe que hay bajo el campo se comprueba solo contra los cupones
de este evento, así que un código que otro organizador haya cogido en otro sitio
pasa esa comprobación y se rechaza al pulsar Crear cupón. El rechazo nombra
el código y pide otro, y está escrito en inglés sea cual sea el idioma de la
interfaz. Poner a tus códigos un prefijo propio, al estilo de DOUR26-PRESS,
evita el viaje de ida y vuelta.
Cincuenta cupones por evento. Pasado ese punto el botón de crear se sustituye por uno desactivado que indica Límite alcanzado (50/50).
Elegir entre los dos tipos de descuento
| Tipo | Valor que introduces | Qué recibe el comprador |
|---|---|---|
| Porcentaje (%) | Un número entero, del 1 al 100 | Esa proporción descontada del pedido |
| Importe | La moneda del evento, a partir de 1 | Ese importe fijo descontado del pedido |
Cuatro cosas son ciertas de los dos:
- El descuento se aplica al pedido, no a cada entrada. Un código de 5 € en una cesta de cuatro entradas quita 5 € de la cesta, una vez.
- El porcentaje se calcula sobre el total que paga el comprador, comisión de servicio incluida. El resumen del pedido muestra la deducción en su propia línea.
- La comisión de servicio de Sway no se reduce con él. La comisión se calcula a partir de los precios de las entradas antes de aplicar el código, así que el descuento sale de tu lado de la venta.
- Un código que deja el total en cero se salta el pago por completo. No se pide ninguna tarjeta, el pedido se crea y las entradas se emiten.
Todos los cupones se aplican a todos los tipos de entrada. La fila Se aplica a de cada tarjeta indica Todos los productos, y no hay ningún control para acotarlo. Restringir un descuento a un solo nivel no está disponible.
Fijar una caducidad
- Abre el formulario de creación, o el menú ⋮ de una tarjeta y después Editar.
- Haz clic en el campo Fecha de caducidad y elige una fecha y una hora.
- Haz clic en Crear cupón o en Actualizar cupón.
La indicación bajo el campo enuncia la regla: Déjalo vacío para que no caduque. Una pequeña ✕ dentro del campo borra una fecha ya fijada.
Una vez pasada la fecha, la píldora de la tarjeta cambia a Caducado, la fila Caduca se pone en rojo y el pago rechaza el código, diciéndole al comprador que ha caducado. No ocurre nada más: el cupón sigue en la lista y vuelve a funcionar en cuanto le das una fecha posterior. La fecha mostrada en la tarjeta sigue la zona horaria del evento y el formato del idioma de la interfaz.
Limitar cuántas veces se puede usar un código
Usos máx. limita los canjes. Déjalo vacío para no poner límite, que es lo que
significa su texto de ayuda Ilimitado y lo que muestra el ∞ de la tarjeta.
La fila Usos cuenta los canjes contra ese límite.
Un uso se cuenta cuando se crea el pedido, es decir, con un pago completado o con un pedido gratuito. Quien aplica el código y después abandona la página de pago no consume nada, así que el recuento nunca va por delante de tus ventas.
Una vez alcanzado el límite, el pago rechaza el código y le dice al comprador que se ha alcanzado su límite de uso. Usos máx. sigue siendo editable, así que subirlo devuelve el código al servicio. Ponerlo por debajo del número ya canjeado hace lo contrario y agota el código al momento.
Limitar cuántas entradas puede descontar un código
Máx. entradas limita el número total de entradas que el código podrá descontar nunca, sumando todos los pedidos. Déjalo vacío para no poner límite. En cuanto hay uno, la tarjeta muestra una fila Entradas que cuenta lo gastado contra él.
Es la otra mitad de Usos máx., y las dos responden a preguntas distintas:
| Campo | Cuenta | Un valor de 3 permite |
|---|---|---|
| Usos máx. | pedidos | tres pedidos, del tamaño que sea |
| Máx. entradas | las entradas dentro de esos pedidos | tres entradas, se repartan como se repartan |
Un código limitado a tres entradas puede gastarse como un pedido de tres, uno de dos y otro de una, o tres pedidos de una - y después nada. Eso es lo que lo convierte en el campo adecuado para «aquí tienes un código que tú y tus amigos podéis compartir para tres entradas»: quienes lo tienen beben de un mismo presupuesto, con el reparto que les convenga.
El comprador se topa con el límite antes de poder perder tiempo con él. Una vez aplicado el código, los botones + se detienen en lo que queda, con una línea que lo dice. Si ya había seleccionado más entradas de las que cubre, aplicarlo le dice el número que sí funcionaría en lugar de limitarse a rechazar. Y el pago vuelve a comprobarlo: una página dejada abierta mientras otro gasta el presupuesto también se rechaza allí, con el mismo número.
Las entradas se cuentan al crear el pedido - pago completado o pedido gratuito - igual que los usos. Poner un límite a un código que ya ha vendido entradas cuenta también esas ventas anteriores: la cifra de la tarjeta dice la verdad sobre el código, no la verdad desde que lo editaste.
Fijar un pedido mínimo
Pedido mín. rechaza el código por debajo de cierto tamaño de cesta. Su texto
de ayuda deletrea el valor neutro, 0 = sin mínimo, y la tarjeta gana una fila Pedido mín. solo cuando hay uno fijado. A un comprador que esté por debajo del umbral
se le indica el importe al que tiene que llegar.
Fíjalo contra el valor de las entradas. La comprobación que decide en el pago compara tu mínimo solo con las entradas, sin las comisiones de servicio, mientras que el total que el comprador lee en la página sí las incluye. Un mínimo que quede a menos de una comisión de distancia del precio de una entrada puede por tanto aceptarse en la página y rechazarse en el pago. Redondea hacia abajo y deja margen.
Editar un cupón
- Haz clic en el ⋮ de la tarjeta y después en Editar.
- Cambia lo que necesites.
- Haz clic en Actualizar cupón.
El código, el tipo de descuento y el valor del descuento no se pueden cambiar después de crearlo. Los tres campos están en gris y el formulario lo dice: El tipo y el valor del descuento no se pueden cambiar después de crearlo. Para ofrecer otro importe, crea un segundo cupón y desactiva el primero.
Todo lo demás sigue siendo editable: el nombre, la descripción, Pedido mín., Usos máx., la Fecha de caducidad y Estado.
Desactivar uno, copiarlo o eliminarlo
El menú ⋮ de cada tarjeta contiene el resto.
Desactivar retira el cupón del servicio al momento, sin paso de confirmación. La píldora cambia a Inactivo y el pago deja de aceptar el código. Activar lo devuelve.
Duplicar abre el formulario de creación prerrellenado a partir del cupón, con
_COPY añadido al código, (copia) añadido al nombre, sin fecha de caducidad y
con Estado en Inactivo. No se escribe nada hasta que pulsas Crear cupón, así que dale primero un código que realmente imprimirías.
La última entrada del menú cambia con el uso:
| El cupón | El menú ofrece | Qué confirmas |
|---|---|---|
| No se ha canjeado nunca | Eliminar | Eliminar cupón, confirmado con Eliminar definitivamente |
| Se ha canjeado al menos una vez | Archivar | Archivar cupón, tras un aviso Cupón en uso que nombra el recuento, confirmado con Archivar |
Archivar desactiva el cupón y lo deja en la lista. Es deliberado: los pedidos ya pagados hacen referencia a él, y quitar el registro se llevaría ese historial por delante.
Exportar la lista
Exportar CSV aparece cuando el evento tiene al menos un cupón y puedes
gestionarlos. Descarga coupons_event_<id>.csv, una fila por cupón de la lista,
incluidos los inactivos y los archivados, bajo las cabeceras Name, Code,
Type, Value, Min Order, Max Uses, Current Uses, Max Products, Products Used, Expires At, Active y Created At.
Esas cabeceras están fijas en inglés, y también lo están las palabras de las celdas: Percentage o Fixed para el tipo, Unlimited para un Max Uses o un Max Products sin límite, Never para sin caducidad, Yes o No bajo Active. Nada de eso sigue el idioma de la interfaz, así que un compañero que trabaje en francés o en ucraniano se descarga este mismo archivo en inglés. Las dos columnas de fecha tampoco coinciden entre sí. Created At está escrita con el día antes del mes, al estilo francés, en la zona horaria de tu propio ordenador, mientras que Expires At es el momento almacenado tal cual se guarda, en UTC. Lee esa columna como UTC y no como la hora que escribiste en el formulario.
Compartir un código como enlace
Añade ?coupon= a cualquier enlace del evento y el código estará ya aplicado para
quien lo abra:
https://www.sway.events/event/insomnia-fracture?coupon=FRIENDS3
https://www.sway.events/event/3450?coupon=FRIENDS3
https://www.sway.events/event/3450/tickets?coupon=FRIENDS3
El comprador ya no tiene que copiar el código de tu mensaje y pegarlo en el campo: el descuento está puesto al abrir la página. Funciona en la página del evento y en la de entradas, en la dirección numérica y en la personalizada, y sobrevive al paso de una a otra: el código sigue puesto durante toda la visita.
No tienes que construirlo a mano: en la pantalla de cupones, el menú ⋯ de un cupón activo ofrece Copiar enlace para compartir. Usa la dirección personalizada del evento cuando la hay, y la numérica si no. La acción solo aparece mientras el cupón está activo y sin caducar - un enlace que no aplica nada parece haber funcionado, y eso es peor que no tener enlace.
Un código traído por un enlace se comprueba exactamente como si se hubiera escrito. Uno caducado, agotado o mal escrito se rechaza igual, con el mismo mensaje, de modo que un enlace viejo nunca vende en silencio a precio completo.
Quitar el código con la ✕ lo quita para siempre: no vuelve en la página siguiente.
Qué ve el comprador
En la página de entradas del evento, junto al resumen del pedido, hay un campo Código promo con un botón OK. Un código aceptado se confirma solo, añade una línea al resumen mostrando el importe descontado, y se puede quitar otra vez con la ✕ que tiene al lado.
Un código rechazado se explica ahí mismo, y el motivo es concreto: el código no se encuentra o está inactivo, ha caducado, ha alcanzado su límite de uso, el pedido no llega al mínimo (el mensaje nombra el importe), o el código no es válido para este evento. Los intentos repetidos tienen límite de frecuencia. Los códigos se comparan en mayúsculas, así que los compradores pueden escribirlos como quieran.
Dónde viven los ajustes que rodean a esto
| Para cambiar | Ve a |
|---|---|
| Si el evento vende a través de Sway o no | Ajustes → General, consulta Ajustes del evento |
| Cuántas entradas puede llevar un pedido (Cant. máx. / pedido) | Entradas |
| Quién puede ver o gestionar los cupones | La pantalla Permisos del evento, consulta Gestionar permisos |
| Dónde aterriza el dinero | Conectar los cobros |
Los pedidos que usaron un código, y el descuento aplicado a cada uno, se enumeran en la pantalla Pedidos del evento. El panel del evento es la lectura más rápida de cómo van las ventas en conjunto.
Bajo esta lista, una sección Embajadores aparte lleva los códigos personales de quienes difunden tus eventos, con un botón Sincronizar códigos de embajador que los abre aquí con el descuento que fijes para este evento. Están separados de la lista de arriba a propósito, y se configuran en la página de promotor: ver Embajadores. Un código válido en todos los eventos que cobras, sin embajador detrás, es un cupón de promotor.
Diseño de la entrada
Diseña la entrada en PDF de un evento con entradas de Sway en la aplicación web de Sway: tres diseños de página A4, tu propia imagen, la zona protegida con el código QR y las menciones legales, versiones por idioma, un PDF de prueba, un kit de plantilla descargable y plantillas de promotor compartidas por todos los eventos.
Preventas
Organiza una preventa en la aplicación web de Sway: recoge inscripciones en un enlace público y envía un código único que desbloquea una entrada oculta.