Escáneres

Un escáner es un puesto de puerta, no una persona. Cada uno es una credencial con nombre que permite a un único dispositivo abrir la aplicación de escaneo de Sway para un evento y validar los códigos QR de las entradas vendidas a través de Sway. Nada más.

Crea uno por puerta o por turno, dáselo a quien cubre esa puerta y recupéralo cuando el evento haya terminado.

La pantalla se llama Gestión de escáneres, y su subtítulo indica Gestiona los escáneres de este evento.

Antes de empezar

Los escáneres solo existen en los eventos que venden a través de Sway. Si Sway Tickets está desactivado, toda la pantalla se sustituye por un aviso, Sway Tickets no está activado en este evento. Los escáneres no podrán validar entradas., seguido de Actívalo en Ajustes →.

Actívalo en Ajustes del evento, en la pestaña General, y vuelve.

Crear, activar y eliminar escáneres es un permiso distinto de verlos. Si la fila de la barra lateral está en gris, o los botones están atenuados, pide a quien gestione el evento que amplíe tu acceso. Consulta Gestionar permisos.

Abrir la pantalla

1. Abre Backstage y después haz clic en tu evento.
2. Haz clic en Escáneres en la barra lateral, bajo Acceso.

Arriba hay cuatro contadores: Escáneres, Activos, Usuarios y Anónimos. Debajo, una tarjeta por escáner, que muestra su nombre, una etiqueta Activo o Inactivo, su Tipo, el Usuario vinculado cuando lo hay, y la fecha en que se creó, Creado. Antes de que exista el primero, la página indica No hay escáneres.

Zonas

Una zona es una parte del evento que un escáner puede vigilar: puerta principal, fast track, VIP o backstage. En cuanto añades la primera, aparece un panel Zonas encima de la cuadrícula de escáneres, con la indicación Vincula un escáner a zonas para elegir qué entradas acepta. Un escáner sin zonas acepta cualquier entrada.

1. Haz clic en Añadir zona, o en el hueco a rayas que aparece antes de que exista una zona, Añade una primera zona: puerta principal, fast track, VIP, backstage...
2. Rellena Nombre.
3. Deja Puerta marcada para una zona que deja entrar a la gente en el evento. Todas las puertas comparten un único acceso por entrada: una entrada que entró por la puerta principal no puede volver a entrar por el fast track. Desmárcala para una zona interior al evento, como VIP o backstage: cada entrada accede ahí una vez, y entrar no consume el único acceso de la entrada al evento.
4. En Entradas aceptadas, marca los tipos de entrada que esta zona acepta. Ninguna marcada significa todos los tipos de entrada.
5. Haz clic en Guardar.

Un escáner sin zona asignada no tiene restricción y se comporta como cualquier escáner antes de que existieran las zonas.

Añadir un escáner

1. Haz clic en Añadir escáner, arriba a la derecha.
2. Rellena Nombre del escáner *. Ponle el nombre del puesto y no el de la persona: un teléfono cambia de manos durante una noche, una puerta no.
3. Elige un Tipo de escáner *. Las dos opciones se describen en la casilla que aparece bajo el campo:
   • Escáner anónimo es an independent scanner with a unique token. Ideal for dedicated access control devices.
   • Usuario existente es linked to an existing Sway user. The user can log in directly with their credentials.
4. Para Usuario existente, escribe al menos dos caracteres en el campo de búsqueda (Buscar por usuario o email...) y haz clic en la persona de la lista. Una marca verde confirma la elección.
5. Haz clic en Crear escáner.

La misma persona no puede tener dos escáneres en el mismo evento, y un segundo intento se rechaza. Dale un escáner y reutilízalo, o crea uno anónimo para la puerta adicional.

Los escáneres nuevos están Activo desde el primer momento. Uno anónimo sigue sin poder usarse hasta que entregas un enlace; en uno de usuario se puede iniciar sesión en cuanto existe.

Entregar el acceso

Hay dos vías de entrada, y cuál se aplica depende del tipo que hayas elegido.

Emparejar un dispositivo con un enlace de un solo uso

Es la única vía para un escáner Anónimo, y funciona también para uno de tipo Usuario.

1. Haz clic en los tres puntos de la tarjeta del escáner y después en Obtener URL.
2. Espera al diálogo URL del escáner. Muestra la URL de acceso única y ese mismo enlace como código QR.
3. Haz clic en Copiar (responde ¡Copiado al portapapeles!) y envía el enlace a quien cubre esa puerta, o deja que apunte con la cámara de la aplicación de escaneo al código QR de tu pantalla.
4. Haz clic en Cerrar.

Un enlace empareja un dispositivo, una vez. Deja de funcionar después de usarse, y caduca 24 horas después de generarlo. Genera uno nuevo para cada persona y cada dispositivo, y genéralo el mismo día, no la semana anterior.

El diálogo informa de un error en lugar de dar un enlace en dos casos: el escáner está Inactivo, o tu cuenta no puede gestionar escáneres. La entrada Obtener URL aparece para cualquiera que pueda abrir la página, así que el rechazo solo se ve al hacer clic.

En un teléfono, el enlace ofrece abrir la aplicación móvil de Sway, que es lo que recomienda el aviso, o continuar en el navegador móvil. Los dos acaban con la sesión iniciada en el mismo escáner.

Iniciar sesión con una cuenta de Sway

A un escáner de tipo Usuario también se puede llegar sin ningún enlace: la persona abre https://www.sway.events/scanner, introduce el identificador del evento con su correo y su contraseña habituales de Sway, y aterriza en la misma pantalla. Si ya tiene la sesión iniciada en Sway en ese dispositivo, entra en el escáner automáticamente.

Los escáneres anónimos no tienen contraseña y no se puede llegar a ellos por esta vía. Usa el enlace.

Horario y zonas de un escáner

El menú de cada tarjeta de escáner lleva Zonas y horarios, abierto a quien pueda gestionar escáneres. Abre un panel titulado Zonas y horarios: {name}.

• Horario activo: Desde y Hasta, en la zona horaria del evento. Fuera de este horario, el escáner rechaza cualquier entrada. El personal no puede saltárselo: el escáner puede seguir iniciando sesión, simplemente no validará nada. Deja los dos vacíos para un escáner siempre activo.
• Zonas: Ninguna marcada: sin restricción, cualquier entrada, como una puerta. Marca una o varias zonas para restringir el escáner a ellas. Si el evento aún no tiene zona, el panel lo dice: Crea primero una zona, encima de los escáneres.

Un escáner que cubre varias zonas actúa como un único punto de control para todas: una entrada VIP escaneada en una puerta que cubre tanto la principal como el VIP entra en las dos zonas a la vez, en un solo escaneo.

La tarjeta del escáner muestra sus Zonas y Horario actuales bajo sus detalles (Todas / Siempre cuando no hay restricción), para leer la configuración de un escáner sin abrir el panel.

Qué puede y qué no puede ver un escáner

Un escáner con la sesión iniciada ve el título del evento, su propio nombre, si está conectado o sin conexión, y cuánto le queda de sesión. Una sesión dura ocho horas; después hay que volver a emparejar o a iniciar sesión.

Recibe un veredicto por escaneo: una entrada válida con su número de entrada, un código inválido o falsificado, o una entrada ya escaneada, con la hora y el nombre del escáner que la tomó primero. También mantiene un recuento en marcha de sus propios escaneos, dividido entre válidos, inválidos y sin conexión, con una tasa de éxito.

Además puede descargar la lista de entradas reembolsadas y canceladas, para seguir rechazándolas cuando se cae la conexión del recinto, e informa de cuándo se actualizó esa lista por última vez. Si la cámara no consigue enfocar, los doce primeros caracteres de un código de entrada se pueden escribir a mano.

Todos esos contadores pertenecen a ese dispositivo, no al evento. Empiezan a cero en cada emparejamiento y desaparecen cuando la persona cierra sesión. Dos escáneres en dos puertas informan cada uno de su propio recuento y ninguno informa del total.

Un escáner no ve nunca los pedidos, ni los nombres de los compradores, ni sus correos, ni los ingresos, ni los tipos de entrada, ni la lista de invitados, ni ningún otro evento, ni la administración. No puede emitir, reembolsar ni cancelar nada. Ese es justo el sentido de entregar uno a personal de puerta ocasional.

Qué rechaza el escáner, y cuándo el personal puede saltárselo

Cuatro rechazos vienen de las zonas y las ventanas horarias, además de Ya escaneada, que ya existía. El escáner los comprueba en este orden fijo, y el primero que falla es el que ve el personal:

Donde la tabla dice «se puede saltar», el resultado del escaneo lleva un botón Dejar entrar de todos modos. Pulsarlo deja entrar a la persona a pesar del rechazo, y cada paso forzado queda registrado, para que aparezca en el historial del evento en lugar de desaparecer en un «al final ha funcionado».

Escáner no activo y Ya escaneada nunca ofrecen ese botón: ningún criterio del personal reabre un escáner fuera de su horario ni deja entrar dos veces la misma entrada.

Escanear sin conexión

Un escáner actualizado descarga de antemano las zonas, los horarios de escáneres y las ventanas de entrada del evento, y sigue aplicando las mismas reglas sin conexión: los rechazos, los nombres de zona en un rechazo de puerta incorrecta, y Dejar entrar de todos modos funcionan exactamente igual que en línea. En cuanto vuelve la conexión, cada escaneo hecho sin conexión se envía y se reconcilia.

Una versión antigua de la aplicación móvil no sabe nada de esto:

• En línea, no reconoce los nuevos motivos de rechazo y los muestra todos como un simple Entrada no válida en rojo, con un mensaje explicativo en inglés, y sin botón Dejar entrar de todos modos: no puede forzar ninguno de ellos.
• Sin conexión, no tiene ningún motor de reglas para comprobar zonas ni ventanas, así que una entrada que debería rechazarse puede dejarse pasar directamente. En la sincronización, ese escaneo nunca se deshace: la persona ya está dentro. Se registra como un paso forzado sin conexión en lugar de como un escaneo válido normal, para que el organizador vea que ha pasado, y la entrada se consume para que no se pueda escanear una segunda vez.

Actualiza la aplicación antes de confiar en zonas o ventanas de entrada en una puerta que pueda perder la señal.

Desactivar un escáner

Desactivar aparca un escáner sin destruirlo.

1. Haz clic en los tres puntos de su tarjeta y después en Desactivar.
2. La etiqueta pasa a Inactivo, y la misma entrada del menú se convierte en Activar.

Un escáner inactivo rechaza nuevos inicios de sesión y no puede producir un enlace nuevo, y cualquier enlace ya generado para él deja de funcionar. Un dispositivo que ya tiene la sesión iniciada la conserva hasta que se agoten las ocho horas. Desactiva entre turnos, o antes de devolver un teléfono, en lugar de esperar que corte a alguien a mitad de escaneo.

Eliminar un escáner

1. Haz clic en los tres puntos de su tarjeta y después en Eliminar.
2. El diálogo ¿Eliminar el escáner? advierte de que Esta acción no se puede deshacer.
3. Haz clic en Eliminar, o en Cancelar para conservarlo.

Una rutina que funciona

Los escáneres de usuario merece la pena conservarlos entre eventos para la gente que cubre todas las puertas que organizas. Los anónimos merece la pena eliminarlos, porque un token que nadie sigue es un token que nadie va a revocar.