Drive

Cada página de Sway tiene un Drive: un sitio donde guardar los archivos que le pertenecen. Contratos, planos de escenario, facturas, fotos de prensa, el cartel en tres formatos, la grabación del set del mes pasado - todo lo que el equipo de la página necesita volver a encontrar.

Es un archivador, no un sistema de archivos. Archivos, carpetas de hasta tres niveles y una cifra de almacenamiento compartida con el resto de la página. La pantalla no es pública: un Drive solo es accesible para las personas del equipo a las que se les ha dado el permiso. El enlace propio de un archivo, una vez copiado, es otra cosa - ver Descargar, o compartir un enlace.

Los cinco tipos de página tienen uno: promotor, artista, sala, evento y crew.

Abrir el Drive

1. Abre Backstage y haz clic en la página - o en el evento.
2. Haz clic en Drive, bajo General, en la barra lateral izquierda.

La pantalla se abre en Todos los archivos: la barra de almacenamiento arriba, la barra de herramientas debajo, con Subir archivos y Nueva carpeta, y luego las carpetas y los archivos de la raíz.

Qué permite cada plan

El almacenamiento se cuenta por página, y es el mismo del que tiran los press kits y las fotos de las galerías de eventos. Una página con un press kit de 4 GB dispone de 6 GB para su Drive en Starter, no de 10.

Un antivirus revisa cada archivo de hasta 100 MB antes de guardarlo. Un archivo marcado se rechaza, y si el análisis no puede ejecutarse la subida también se rechaza: vuelve a intentarlo un momento después.

La barra de arriba muestra 1,4 GB / 10 GB. Pasa a ámbar por encima del 80 % y a rojo en cuanto la página se pasa - lo que puede ocurrir sin haber subido nada, al cambiar a un plan más pequeño. Por encima del límite, la subida se detiene; renombrar, mover, descargar y eliminar siguen funcionando, que es justo lo que permite volver por debajo.

Un evento tira del almacenamiento de su organizador

El almacenamiento se vende por página, y un evento no es una página - es algo que una página organiza. Por eso el Drive de un evento gasta el plan del promotor, no uno propio. Una noche organizada por una sala, sin promotor asociado, gasta el de la sala.

Un evento que no está asociado a ninguno de los dos no puede guardar nada, y lo desactiva Subir archivos en lugar de fallar al final de una subida. Asócialo a un promotor o a una sala en los Ajustes del evento y el Drive funciona al instante.

Añadir archivos

Suéltalos en cualquier punto de la lista de archivos, o haz clic en Subir archivos y elígelos.

• Tres a la vez. Un lote de veinte sube tres, luego los tres siguientes. La bandeja sobre la barra de herramientas lista cada archivo con su propio progreso.
• El lote entero se mide primero. Si diez archivos juntos superan lo que queda, no arranca ninguno: te avisamos antes del primer byte, no en el archivo siete.
• Los archivos de más de 20 MB van directos al almacenamiento, sin pasar por la app web. Eso es lo que hace posible un vídeo de 2 GB, y también lo que hace que la barra de progreso de un archivo grande sea la de verdad.
• Cancelar detiene todo lo que está en cola o en curso. Lo ya terminado se queda.

Los archivos caen en la carpeta que estás mirando. No hay un paso de «elegir destino»: abre primero la carpeta, y luego suelta.

Qué no se puede guardar

Los archivos HTML se rechazan - .html, .htm, .xhtml. Se servirían desde una dirección de Sway, y una página web alojada bajo nuestro nombre que no hemos escrito merece ser rechazada, aunque no pueda alcanzar tu cuenta.

Todo lo demás se acepta: documentos, hojas de cálculo, PDF, imágenes, audio, vídeo, archivos comprimidos. Los logos SVG se limpian de todo lo ejecutable al entrar, igual que los logos de los press kits.

Las imágenes, el vídeo y el audio se abren en un visor. Haz clic en la miniatura y el archivo llena la pantalla. Las flechas izquierda y derecha recorren las demás imágenes, vídeos y audios de la lista que estás viendo, Esc cierra, y la barra de abajo lleva el nombre, la posición en la lista, Descargar y Copiar enlace. Una búsqueda estrecha el visor igual que estrecha la cuadrícula.

Todo lo demás, PDF incluido, se descarga al hacer clic en lugar de abrirse en el navegador.

Descargar, o compartir un enlace

En cada tarjeta de archivo hay dos botones, y Ver archivos basta para los dos:

• Descargar abre el archivo en su propia dirección.
• Copiar enlace pone esa misma dirección en el portapapeles, y el botón se convierte en una marca. No se envía nada a ningún sitio - lo pegas tú, en un correo, un mensaje, un contrato.

Público o privado

Cada archivo y cada carpeta es Privado o Público. Abre el menú ⋮ de una tarjeta o de un mosaico y elige Compartir.

• Privado - solo tu equipo puede abrirlo, con sesión iniciada y Ver archivos. No tiene enlace: Copiar enlace desaparece de la tarjeta, y la dirección que funcionaba antes deja de funcionar en cuanto cambias.
• Público - cualquier persona con el enlace puede abrirlo. Es lo que necesita una imagen usada en un correo o una campaña, porque un buzón no puede iniciar sesión en Sway.

Todo lo subido antes de que existiera esta opción es Público, igual que un archivo nuevo en la raíz. Un archivo nuevo toma el ajuste de la carpeta donde se suelta.

Compartir una carpeta se aplica a todo su contenido, subcarpetas y archivos, como en Google Drive. Un archivo movido a una carpeta privada pasa a ser privado; un archivo público no puede estar en una carpeta privada.

Un archivo privado lleva un pequeño candado. No se puede adjuntar a un mensaje, porque quien lo recibe no tiene forma de abrirlo: hazlo público primero. El aviso anterior sobre los enlaces copiados solo afecta a los archivos públicos.

Ordenar con carpetas

Nueva carpeta está a la derecha de la fila de búsqueda. Ponle nombre y se crea dentro de la carpeta que estás mirando.

• Tres niveles, no más. Contratos / 2026 / Firmados es lo más hondo que llega. El botón se atenúa en el último nivel.
• 100 carpetas por página, 50 dentro de una misma carpeta. Más allá, la respuesta es la búsqueda, no otra carpeta.
• Los nombres son únicos dentro de un nivel, sin distinguir mayúsculas. Dos carpetas llamadas Contratos una al lado de la otra son un archivo que ya ha fracasado.
• / y \ se rechazan en un nombre en lugar de sustituirse en silencio: en todos los gestores de archivos que la persona conoce significan «un nivel más abajo».

Haz clic en una carpeta para abrirla. La ruta sobre la lista - Todos los archivos / Contratos / 2026 - sirve para volver arriba; cada tramo es un enlace.

Renombrar, mover, eliminar

Rename, Move y Delete están en el menú ⋮ de una carpeta y de una tarjeta de archivo; una tarjeta de archivo mantiene además Download y Copy link a un clic, justo al lado. Renombrar, mover y crear una carpeta abren cada uno un panel desde la derecha.

Mover abre la lista de carpetas que pueden acoger el elemento. Una carpeta no se puede mover dentro de sí misma ni dentro de nada que cuelgue de ella, y un destino que ya está en el último nivel no puede acoger una carpeta - ninguna de las dos se ofrece.

Eliminar una carpeta que no está vacía pregunta qué querías decir:

• Eliminar, conservar los archivos - la carpeta desaparece y sus archivos suben a Todos los archivos. No se pierde nada y no se libera espacio.
• Eliminar todo - la carpeta, todo lo que cuelga de ella y cada archivo que contiene. El espacio vuelve al plan de inmediato.

Eliminar un archivo libera su espacio igual de inmediato. No hay papelera: un archivo eliminado se ha ido.

Buscar

El campo de búsqueda recorre todo el Drive, no solo la carpeta abierta. Quien escribe un nombre busca un archivo, y el único sitio donde ya ha mirado es la carpeta en la que está.

Cada resultado dice en qué carpeta vive. Al borrar la búsqueda vuelves donde estabas.

Un crew ve también los Drives de sus páginas

El crew es el único Drive que además es un contenedor.

Guarda archivos propios - las plantillas de contrato de la agencia, su seguro, lo que no pertenece a ningún artista en concreto - y sobre la lista muestra un estante por cada página que gestiona: Archivos del crew, y luego cada artista, sala o promotor.

Haz clic en un estante y estás en el Drive de esa página, con sus carpetas, sus archivos y su propio almacenamiento. Un crew con plan de 20 GB y cuatro artistas tiene cinco cupos separados, no un bote común de 20 GB. La nota bajo el selector dice de qué almacenamiento estás tirando.

Solo aparecen las páginas que puedes abrir. Un miembro asignado a dos artistas ve dos estantes; la propietaria del crew los ve todos. La lista de estantes no es un atajo que rodee los permisos de una página - está construida a partir de ellos.

Quién puede abrirlo

Dos permisos, otorgados por página en la pantalla Permisos (y por rol, en un crew):

Están separados a propósito. Un booker que necesita leer el rider técnico no tiene por qué poder eliminar el contrato que está al lado.

Quien no tiene ninguno de los dos recibe el rechazo de la pantalla, y la fila de la barra lateral ya está atenuada antes de llegar.

Lo que el Drive no es

• Los press kits tienen sus propios materiales. Un press kit es una página que envías; el Drive es almacenamiento que guardas. Comparten la cifra de almacenamiento y nada más.
• La galería de un evento reúne sus álbumes de fotos, públicos o privados, gestionados en la pantalla Galería del evento o desde la app móvil. Sus fotos cuentan en el mismo almacenamiento que el Drive del evento. Un Drive nunca aparece listado públicamente, pero el enlace de un archivo funciona para quien lo tenga.
• La imagen de portada de una página se define en Ajustes, no aquí.

Ver también: Tu plan · Equipo y permisos · Press kits · Crews