Preventas

Una preventa es una campaña de dos partes. Primero, los fans se inscriben en una página pública que no lleva más que el teaser que escribiste. Después les envías a cada uno un código único de un solo uso, y ese código es lo único que revela un tipo de entrada que la página pública no muestra nunca.

El propio subtítulo de la pantalla lo dice en una línea: Deja que los fans se preinscriban y envíales enlaces de preventa únicos.

Todo lo de aquí depende de una regla. Una preventa vende un tipo de entrada con visibilidad Oculta/privada. Sin tipo oculto, no hay preventa.

Antes de empezar

Tres cosas tienen que cumplirse, y cada una falla de forma visible.

Tu rol también tiene que permitir gestionar la venta de entradas. Sin eso, todos los botones de la pantalla están desactivados, y el servidor rechaza esas mismas acciones por su cuenta. Consulta Gestionar permisos.

Activa Sway Tickets en Ajustes → General, y crea el tipo de entrada oculto en la pantalla Entradas, eligiendo Oculta/privada en Visibilidad. La propia indicación del campo enuncia la consecuencia: los tipos ocultos no se muestran públicamente y solo se desbloquean con un código de acceso o un enlace de preventa.

Crear una preventa

1. Abre el evento, haz clic en Entradas en la barra lateral izquierda y después abre la pestaña Preventas.
2. Haz clic en Nueva preventa. Un panel entra desde la derecha, titulado Nueva inscripción de preventa.
3. En Entrada y promotor, elige el Entrada oculta que vas a vender en preventa y el Promotor (remitente del email). Solo se enumeran los promotores con el correo configurado.
4. En Página pública de inscripción, escribe el Título del teaser. Es obligatorio y viene prerrellenado con el nombre del evento. Subtítulo del teaser, URL de la imagen del teaser y Descripción del teaser son opcionales.
5. En Periodo de inscripción, fija Abre el y Cierra el si quieres que la página abra y cierre sola. Los dos son opcionales.
6. Fija los cuatro interruptores de Opciones, tratados en la sección siguiente.
7. Haz clic en Crear preventa.

El panel se cierra con Cancelar, con la ✕, con Escape y con un clic fuera de él. No se guarda nada hasta que pulsas el botón.

La preventa se crea Abierta, así que su página pública empieza a funcionar de inmediato, sujeta a la ventana que hayas fijado.

Las cuatro opciones

Destacar en la página pública del evento tiene un segundo campo, Visualización, que ofrece En lugar de las entradas y Encima de las entradas. Solo se puede destacar una preventa por evento. Si ya hay otra destacada, el interruptor queda bloqueado y el mensaje de debajo la nombra, para que sepas qué preventa tienes que ir a desactivar primero.

El doble opt-in está desactivado porque te cuesta inscripciones. Déjalo desactivado con una audiencia cercana, y actívalo cuando estés comprando tráfico y esperes direcciones basura. En cualquier caso el panel repite la regla abajo del todo: quienes se inscriben quedan dados de alta al enviar el formulario salvo que el doble opt-in esté activado.

La página pública de inscripción

Cada preventa tiene su propia dirección, de la forma https://www.sway.events/presale/ seguida de un token largo y aleatorio. La tarjeta la muestra bajo Enlace, con un botón de copiar y otro de abrir al lado.

La página es alcanzable a propósito antes de que el evento esté publicado. Ese es el sentido de un embudo de prepublicación, y el token es la única forma de entrar. También está excluida de los buscadores.

Lo que recibe un visitante, por orden: tu imagen de teaser, el rótulo Acceso a la preventa, tu título, subtítulo y descripción de teaser, y después un formulario corto. El nombre y los apellidos son opcionales, el correo no, y una casilla de consentimiento nombra al promotor que le va a escribir. Encima del botón hay una comprobación de seguridad.

Después de enviarlo:

• Sin doble opt-in, aterrizan en ¡Inscripción completada! y cuentan al momento.
• Con doble opt-in, aterrizan en Revisa tu email y solo cuentan una vez que hacen clic en el enlace del correo de confirmación.

Fuera de la ventana de inscripción el formulario se sustituye por un mensaje corto: La inscripción abre pronto. antes de abrirse, y un aviso de cierre en cuanto la has cerrado o has enviado los códigos. Cuando el evento está publicado, esa página cerrada ofrece un enlace al evento y hace una cuenta atrás antes de llevarles allí, con una forma de quedarse donde están.

Mientras el evento no está publicado, la pantalla muestra una banda encabezada Este evento aún no está publicado. La inscripción funciona, pero los enlaces con código que estás a punto de enviar apuntan a la página del evento, y en un evento no publicado nadie puede comprar. Publica antes de enviar códigos: consulta Publicar un evento.

Llevar la campaña

Los dos botones de la derecha de cada tarjeta llevan los números 1 y 2, y ese es todo el flujo. Los dos están desactivados mientras una preventa es un borrador.

1. Llena la lista.

1. Haz clic en Anunciar (invitar a inscribirse).
2. Aterrizas en la pantalla de correo del promotor con un borrador ya escrito alrededor del enlace público de inscripción, dirigido a los suscriptores de ese promotor.
3. Edítalo y envíalo.

2. Envía los códigos.

1. Cuando tengas suficientes inscripciones, haz clic en Cerrar inscripción. Es opcional, pero evita que lleguen altas nuevas después de que salgan los códigos.
2. Haz clic en Enviar códigos a los inscritos.
3. Sway genera un código de un solo uso por persona inscrita, el estado cambia a Códigos enviados y vuelves a aterrizar en la pantalla de correo, esta vez con un borrador dirigido a la lista de la preventa. Un mensaje confirma cuántos destinatarios recibirán un enlace único de un solo uso.
4. Edita el borrador y envíalo.

El enlace de cada destinatario es personal: el mismo enlace del evento con su propio código añadido. El correo se monta persona a persona en el momento del envío.

Hacer clic en Reenviar códigos más adelante repite todo el proceso y genera una tanda nueva, lo cual es normal. Todo el mundo tiene entonces más de un código, y todos ellos siguen funcionando.

Dos cosas deciden quién está realmente en esa lista. Solo se incluye a quienes están confirmados y siguen suscritos, así que una campaña con doble opt-in en la que nadie hizo clic en el correo de confirmación no envía nada, y recibes el mensaje No se ha creado ninguna campaña en su lugar. Y quien se haya dado de baja de ese promotor queda fuera del envío, aunque su código sí se genere.

Si el promotor no tiene el correo configurado, o no eres admin de ese promotor, llegas a la pantalla de correo sin ningún borrador esperando. Arregla primero el correo del promotor y vuelve.

Un detalle que conviene cazar antes de enviar: el asunto prerrellenado está escrito en inglés, sea cual sea el idioma de la administración. Es un punto de partida, no un correo terminado. Reescríbelo en el idioma de tu audiencia.

Leer una tarjeta de preventa

El número grande cuenta las inscripciones confirmadas en este evento, y es el mismo número en todas las tarjetas. Es un total del evento, no un total por preventa, así que dos preventas del mismo evento lo muestran las dos.

Reabrir sustituye a Cerrar inscripción en cuanto una preventa está cerrada o sus códigos han salido. Se rechaza después de que el evento haya empezado, con el mensaje emergente El evento ya ha empezado, y reabrir fija la hora de cierre en el inicio del evento.

En esta pantalla no hay eliminar. Una preventa que ya no quieres se cierra, no se elimina.

Buscar el código de alguien

Una vez que una preventa indica Códigos enviados, en su tarjeta aparece un botón Códigos enviados. Abre una lista con buscador de todo el mundo a quien se escribió: su nombre, su dirección, su código, y botones para copiar el código o su enlace personal. Canjeado marca un código que se ha usado y Revocado uno que ya no funciona.

Si tu rol no incluye acceso al CRM del evento, el panel indica Emails ocultos y quita el campo de búsqueda. Sigues viendo los códigos, pero no quién los tiene.

Editar una preventa

Editar vuelve a abrir el mismo panel con Guardar cambios abajo. Puedes cambiar el tipo de entrada, todo el teaser, la ventana y las cuatro opciones.

El promotor no se puede cambiar después de crearla. Es lo que determina la lista de contactos a la que se empujan los códigos, así que se muestra como una simple etiqueta y no como un campo. Si elegiste el equivocado, crea una segunda preventa.

Vaciar un campo lo vacía de verdad: borrar el subtítulo, la imagen, la descripción o cualquiera de los dos extremos de la ventana elimina el valor en vez de conservar el anterior.

Cómo se encuentra una preventa con la ventana de venta normal

Una preventa no suspende tu venta de entradas. Corre a su lado, y las dos solo se tocan de las cuatro formas siguientes.

El tipo de entrada de la preventa es invisible sin código. Es un tipo con visibilidad Oculta/privada, así que nunca aparece en la página pública del evento, y no hay ninguna casilla de código que un visitante pueda intentar adivinar. El ?code= del enlace es la única vía de entrada. Cuando un código válido lo revela, la fila lleva una etiqueta Desbloqueado.

Un código no anula la ventana de venta del propio tipo de entrada. El tipo oculto obedece el Inicio de venta y el Fin de venta que le diste exactamente igual que uno público. Antes de su inicio de venta no aparece ni siquiera con un código perfectamente válido, y pasado su fin de venta se muestra como agotado. Si tu correo de preventa sale el viernes, el tipo oculto tiene que estar a la venta el viernes.

Ocultar las entradas públicas es una vista, no un interruptor. Mostrar solo la entrada de preventa en los enlaces con código cambia lo que muestra un enlace con código. Tus tipos de entrada públicos siguen a la venta para todo el que llegue por la página normal del evento durante todo el tiempo que dure la preventa.

Destacar una preventa puede ocultar el módulo de entradas, pero solo mientras está abierta. Con En lugar de las entradas, la llamada a la inscripción ocupa el lugar del bloque de venta de entradas en las páginas públicas del evento y de las entradas. Con Encima de las entradas, se sitúa encima y la venta se mantiene. En los dos casos la llamada desaparece y la venta vuelve en el momento en que la preventa se cierra o sus códigos se han enviado, así que una preventa olvidada no puede dejar tu evento sin poder vender.

Cada código es de un solo uso. En cuanto alguien ha pagado con él, está gastado. Cuántas entradas puede llevar ese único pago lo decide el Cant. máx. / pedido del propio tipo de entrada, no la preventa.

Dónde vive el resto

Cobrar al final de todo esto sigue necesitando una cuenta de cobro operativa en la página del promotor: consulta Conectar los cobros.