Pedidos

Pedidos es el registro de todas las compras hechas en un evento: quién compró, qué compró, qué pagó y qué entradas salieron de ahí. Es además donde se emite un reembolso.

Hay dos pantallas. La lista muestra todos los pedidos, de diez en diez. Hacer clic en una fila abre la pantalla de detalle de ese pedido concreto, que es la que puede actuar.

La fila de la barra lateral no está atada al interruptor Sway Tickets, así que sigue disponible en un evento que ahora mismo no vende a través de Sway.

Abrir la lista de pedidos

1. Abre Backstage y después haz clic en tu evento.
2. En la barra lateral izquierda, haz clic en Pedidos, bajo el encabezado Entradas y tienda.

Si tu cuenta puede abrir el evento pero no sus pedidos, las dos pantallas te lo dicen de forma distinta. La lista es poco útil al respecto: muestra un encabezado genérico Se ha producido un error, y la frase de debajo dice que no se han podido cargar los pedidos. Es el mismo mensaje que produce un fallo de red, así que en realidad no te dice que falte un permiso. La pantalla de detalle del pedido es explícita, y responde Acceso denegado con una línea que dice que no tienes los permisos necesarios para ver ese pedido.

En cualquiera de los dos casos, alguien que administre el evento tiene que concederlo: consulta Gestionar permisos. El acceso de lectura basta para recorrer los pedidos y abrirlos. Copiar un identificador o una dirección desde la lista, y todas las acciones de la pantalla de detalle salvo los dos botones de recibo, necesitan el nivel superior.

Leer la lista

Un N ✓ verde junto al recuento de entradas es el número que ya se ha escaneado en la puerta. En la columna Descuento, un cupón de porcentaje muestra su porcentaje bajo el código; un cupón de importe fijo muestra ahí un guion, ya que no hay ningún porcentaje que indicar. El importe total descontado está en el propio pedido.

Un comprador que añadió una propina la muestra en una segunda línea bajo el importe, por ejemplo + 5,00 € de propina. La propina es tuya, pero no es un ingreso de entradas: Total la deja fuera. Bajo el título de la página, la línea Propinas: 45,00 € en 9 pedidos suma las propinas de todo el evento. Consulta Propinas y donaciones.

Estado y origen

Estado es uno de Pagado, Completado, Realizado, Pendiente, Reembolsado, Fallido, Cancelado o Caducado.

Dos píldoras cambian ese cuadro:

• Una píldora Invitación sustituye al estado por completo. El pedido era una entrada de cortesía de la lista de invitados, emitida gratis, así que nunca hubo ningún pago que pudiera salir bien o mal.
• Una píldora Preventa o Código privado se sitúa junto al estado en vez de sustituirlo. De dónde vino un pedido es una pregunta distinta de a dónde llegó, así que se muestran las dos. Las ventas públicas corrientes no llevan ninguna píldora de origen.

Una fila con una solicitud de factura también lleva su propia píldora, ver Solicitudes de factura, más abajo.

Mostrar el correo de un comprador

Las direcciones están enmascaradas por defecto, para que alguien que pase por detrás no pueda leer una lista de clientes en tu pantalla.

1. Haz clic en el icono del ojo, en la cabecera de la columna Email. Su mensaje emergente indica Mostrar emails.
2. Lee lo que necesites y vuelve a hacer clic, ahora Ocultar emails.

La elección dura mientras sigas en la página y se reinicia en tu siguiente visita.

Moverse entre páginas

La lista carga diez pedidos a la vez y pide los diez siguientes al servidor, así que el recuento que hay bajo la tabla es el total real del evento, no el número que hay en pantalla. Usa los botones de flecha de abajo a la derecha, o Anterior y Siguiente en un teléfono.

Exportar a CSV

1. Haz clic en Exportar CSV, arriba a la derecha de la lista.
2. El archivo se descarga de inmediato. Sin diálogo y sin opciones.

Las siete columnas son la referencia del pedido, el estado, el correo del comprador, el importe, la propina, la moneda y la fecha. El importe sigue la misma base neta que la columna Total, y la propina queda fuera, en su propia columna.

Abrir un pedido

Haz clic en cualquier fila de la lista. La pantalla de detalle se titula Detalle del pedido y está dispuesta como una columna ancha de tarjetas con un panel de acciones a la derecha.

La tarjeta de resumen

Información general lleva el ID del pedido, el Estado, el Email del comprador tras su propio interruptor de ojo, la hora de Creado el, el Importe total, la Moneda y el Proveedor de pago.

Cuando el comprador indicó un nombre al comprar (el campo es opcional), una línea Nombre del comprador lo muestra junto al email, y el recibo impreso también lo lleva.

Cuando no se usó ningún cupón, una segunda línea indica Calculado: seguido del total reconstruido a partir de las líneas de pedido. Es una comprobación cruzada contra el importe que el proveedor de pago cobró realmente. Cuando sí se usó un cupón, la tarjeta muestra en su lugar el subtotal antes del descuento tachado, con el importe pagado debajo.

Sobre esos campos aparece una banda cuando hay algo que decir del pedido:

Esa última banda es una lectura. Informa de un reembolso; no lo ejecuta.

El desglose de productos

Productos pedidos enumera lo que se compró, una fila por tipo de entrada, con Cant., Total entradas (mayor que la cantidad cuando una compra entrega varias entradas), Precio unitario y el Total de la línea.

El pie es el dinero al completo: Subtotal (entradas), después Gastos, después, cuando se aplica un cupón, Subtotal (antes del descuento) y la línea Descuento, y por último el Total realmente cobrado.

Cuando el comprador añadió una propina, el pie lleva una línea Propina antes del Total, o Donación en el pedido de una entidad sin ánimo de lucro, y el Total la incluye. Tus ingresos: la deja fuera: son los ingresos de entradas, la misma cifra que en la lista.

Trabajar con las entradas

La tarjeta Entradas enumera todas las entradas que produjo el pedido, con su identificador corto, su producto, su Titular y su estado. Los nombres y correos de los titulares están enmascarados hasta que haces clic en el icono del ojo de la cabecera Titular.

Los estados de una entrada son Válida, Escaneada, Reembolsada, Cancelada y Cambiada. Una entrada intercambiada nombra debajo a la persona a la que fue. Una entrada que llegó por reventa lleva una etiqueta Reventa junto a su identificador.

Al final de cada fila está el botón QR, y junto a él un menú ⋮ con el resto. Todas necesitan el nivel superior de permiso:

• Ver código QR abre el código que lee el escáner de la puerta.
• Reenviar email vuelve a enviar la entrada a su titular. No está disponible cuando la entrada no tiene correo de titular, y el mensaje emergente lo dice entonces y te pide fijar antes un destinatario.
• Editar email del titular corrige la dirección de una sola entrada. El diálogo rechaza todo lo que no sea una dirección válida, y el cambio surte efecto en cuanto guardas.
• Cancelar entrada invalida esa entrada concreta.

Cancelar te pide escribir Cancelar en la casilla de confirmación antes de que el botón se pueda usar. No mueve nada de dinero.

Cuáles de las cuatro te tocan depende del estado de la entrada. Ver código QR está siempre. Reenviar email y Editar email del titular desaparecen de las entradas ya reembolsadas, canceladas o intercambiadas. Cancelar entrada es más estricta que las dos: solo aparece mientras la entrada está Válida, así que también desaparece en el momento en que la entrada se escanea. Una entrada que ha pasado por la puerta no se puede cancelar desde esta pantalla en absoluto.

El rastro de actividad

Actividad fusiona dos historiales en una sola línea de tiempo, de lo más reciente a lo más antiguo: los propios eventos del pedido (creado, actualizado, reembolso procesado, cancelado) y todos los correos que Sway envió sobre él. Cada correo muestra su tipo, si fue Enviado, Pendiente, Procesando o Fallido, a qué entrada se refería y, cuando falló, el motivo.

Reembolsar un pedido

Los reembolsos se emiten aquí, desde el panel Acciones del pedido que hay a la derecha de la pantalla de detalle del pedido. En ningún otro sitio de la administración se hace.

El botón Reembolsar pedido solo aparece mientras el pedido está Pagado o Completado y queda algo reembolsable. Si no, el panel dice que no hay acciones disponibles y nombra el estado actual.

1. Haz clic en Reembolsar pedido.
2. Elige cuánto devolver, con los tres botones de arriba del diálogo:
   • Reembolsar todo devuelve todo el importe de entradas que queda.
   • Por importe toma una cifra que escribes tú. Restante reembolsable, más abajo, es el techo, pero escribir más que eso no baja tu cifra hasta él. Sencillamente, Confirmar queda desactivado hasta que bajas el número tú mismo. El cero se rechaza igual.
   • Por entradas te deja marcar entradas concretas y devuelve lo que costaron.
3. Comprueba el resumen. Enumera el precio de la entrada, el descuento si lo hubo, las Gastos de servicio (no reembolsables) tachadas, y Reembolsado al cliente, que es la cifra que realmente saldrá de tu cuenta.
4. Haz clic en Confirmar.

Sway escribe al comprador en menos de un minuto. El correo indica el importe devuelto, dice si el pedido queda reembolsado del todo o en parte, nombra las entradas que dejan de funcionar (todas, las que marcaste o ninguna tras un reembolso parcial por importe) y recuerda que las comisiones de servicio no se reembolsan. El reembolso aparece en el rastro de Actividad y en la banda de la tarjeta de resumen, y el correo se suma al rastro como Confirmación de reembolso: Pendiente hasta que sale, luego Enviado. Un envío que falla se reintenta solo; el rastro solo muestra Fallido, con el motivo, cuando se agotan los intentos. Un pedido sin dirección del comprador no recibe correo.

Sway rechaza un reembolso cuando TicketSwap tiene una entrada del pedido: mientras una entrada está a la venta no se puede reembolsar nada, y una vez revendida solo pasa Por entradas, sin la revendida (un pedido comprado en el propio TicketSwap lo reembolsa TicketSwap, no tú aquí).

Qué deja detrás un reembolso parcial

Devolver parte de un pedido no lo cierra. El pedido sigue Pagado y el botón sigue disponible, así que puedes reembolsar otra vez más adelante, hasta lo que quede.

Qué entradas dejan de funcionar depende de cómo hayas reembolsado:

• Por entradas invalida solo las entradas que seleccionaste. El resto siguen siendo válidas y siguen escaneando en la puerta.
• Reembolsar todo, y Por importe una vez devuelto todo el valor de las entradas, invalidan todas las entradas del pedido y lo pasan a Reembolsado.
• Por importe por menos del valor total deja todas las entradas válidas. El dinero está de vuelta con el comprador, y aun así puede entrar. Usa Por entradas cuando lo que quieres es impedir que alguien entre.

El correo de reembolso al comprador sigue la misma regla: nombra las entradas que dejaron de funcionar, o le dice que sus entradas siguen siendo válidas.

La propina que añadió el comprador se devuelve con Reembolsar todo, y el resumen la muestra como Propina reembolsada. Un reembolso Por entradas devuelve solo las entradas: la propina se queda en el pedido, que sigue Pagado hasta que un Reembolsar todo la devuelva también. Por importe funciona igual: las entradas dejan de valer en cuanto se devuelve su importe, y el pedido sigue Pagado mientras la propina siga en él.

Volver a enviar un recibo o una confirmación

El mismo panel lleva dos bloques más.

Bajo Email, Reenviar email de confirmación vuelve a enviar al comprador la confirmación del pedido. Solo está presente cuando el pedido tiene una dirección de comprador y no se ha reembolsado ni cancelado, ya que después de eso no hay nada útil que confirmar.

Bajo Exportar e imprimir, Descargar recibo en PDF descarga un archivo de recibo, y Imprimir recibo abre el diálogo de impresión de tu navegador sobre un recibo maquetado en la página. Los dos existen solo en francés y en inglés. Usa la administración en cualquier otro idioma y recurren a uno de ellos, y ni siquiera al mismo: el PDF descargado sale en francés, y la página impresa en inglés. Ninguno de los dos necesita el nivel superior de permiso: cualquiera que pueda abrir el pedido puede sacar un recibo de él.

Un recibo no es una factura. Un comprador que necesite una usa ¿Necesitas una factura? desde el correo de confirmación o Mis pedidos; ver Solicitudes de factura, más abajo.

Compradores que han perdido sus entradas

Un comprador que no encuentra sus entradas no te necesita. Sway tiene una página pública para eso, Buscar mis entradas, a la que se llega desde ¿Has perdido tus entradas? en el pie de página del sitio de Sway. No hay nada que activar: funciona para todos los pedidos, en todos los eventos.

El comprador escribe el email que usó al pagar y hace clic en Buscar mis entradas. La página responde siempre Revisa tu email, coincida o no algún pedido con esa dirección. Nunca muestra un pedido ni una entrada en pantalla. Lo que se encuentra se envía por email a la dirección del pedido, y solo a ella. Un comprador invitado, sin cuenta de Sway, queda cubierto, porque la búsqueda usa el email del comprador guardado en el pedido.

Qué se envía

• Pedidos: pedidos pagados y pedidos gratuitos. Cuentan las entradas Válida o ya Escaneada; las reembolsadas y canceladas no.
• Eventos: solo los próximos o en curso. Un evento se considera terminado a su hora de fin, u ocho horas después de su inicio si no tiene hora de fin. No se envía nada de un evento terminado, y el comprador tiene que pasar por soporte.
• Entradas personalizadas: un email de entradas por titular, con todas las entradas de ese titular.
• Entradas aún sin personalizar: el email del pedido, con el enlace para personalizarlas y descargarlas.
• Entradas cedidas y de la lista de invitados: van a la dirección propia del titular, de modo que un invitado que perdió su entrada la recupera con la dirección a la que se emitió.

No se regenera nada. Los enlaces que ya están en la bandeja del comprador siguen funcionando.

Cuando el comprador usó otro email

Bajo el formulario, ¿Usaste otro email o no puedes acceder a esa bandeja? abre una búsqueda por datos de pago. El comprador elige cómo pagó: Tarjeta de crédito o débito, Apple Pay, Google Pay, Bancontact, iDEAL o PayPal.

• Tarjeta, Apple Pay, Google Pay, Bancontact e iDEAL piden los últimos cuatro dígitos (de la tarjeta o del IBAN) más la Fecha de compra o el Importe del pedido en €. El formulario no se envía sin uno de los dos.
• PayPal pide el email de PayPal o el ID de transacción.

El resultado es el mismo: las entradas se envían por email a la dirección del pedido. Entrada gratuita y No lo sé no se pueden buscar así. Llevan a Contactar con soporte, en la categoría Entradas perdidas del formulario de soporte.

Salvaguardas

Todas las respuestas son idénticas, así que la página no sirve para averiguar quién compró entradas. Un control de seguridad protege el formulario y los intentos repetidos están limitados. Límites actuales, que pueden cambiar:

Un comprador que supera un límite ve la misma respuesta Revisa tu email y no recibe nada, así que debe esperar y mirar antes la carpeta de spam.

Solicitudes de factura

Sway nunca emite una factura por una entrada. El organizador la vende directamente desde su propia cuenta de Stripe, y es él quien emite la factura cuando un comprador la pide, desde su propia herramienta de facturación o contabilidad.

Un comprador que pagó una entrada puede pedir una desde el correo de confirmación, desde la página de entradas a la que enlaza, o desde Mis pedidos. La solicitud lleva un nombre de empresa u organización, un número de IVA opcional, una dirección de facturación, el correo al que debe ir la factura, y una referencia opcional. El comprador puede corregirla mientras siga abierta.

Cada miembro del evento que puede gestionar pedidos recibe entonces una notificación, Factura solicitada, en la pestaña Pendientes de la campana.

Encima de la lista, una banda muestra N solicitudes de factura por emitir mientras queden solicitudes abiertas, con un botón que reduce la lista a exactamente esos pedidos. Igual que las píldoras Invitación y Preventa (ver arriba), una fila con una solicitud lleva su propia píldora Factura solicitada.

Abrir el pedido muestra una tarjeta Solicitud de factura con todo lo que envió el comprador, y un botón para copiarlo. La acompañan dos acciones, ambas con el nivel superior de permiso:

• Marcar como emitida, una vez que hayas enviado de verdad la factura desde tu propia herramienta al correo que dio el comprador, o por facturación electrónica. Esto congela la solicitud: el comprador ya no puede corregirla, y sale del recuento N solicitudes de factura por emitir.
• Reabrir, para descongelar una solicitud marcada por error, o para dejar que el comprador la corrija de nuevo antes de que la reemitas.

Sway solo lleva la solicitud entre el comprador y tú: nunca emite, guarda ni envía la factura. Los datos se eliminan 30 días después de que marques una solicitud como emitida, o un año después de una solicitud que nadie atendió.

Dónde vive el resto