Ajustes del evento

Los ajustes son el lugar donde se edita un evento una vez que existe. Casi todo lo que ve el público sale de esta única pantalla: el nombre, la portada, las fechas, quién lo organiza, dónde ocurre y si vende entradas a través de Sway.

Para abrirlo, ve a Backstage, haz clic en tu evento y después en Ajustes, en la barra lateral izquierda.

Pestaña General

Cambiar el nombre de un evento o su portada

1. Abre la pestaña General.
2. Haz clic en la imagen que hay bajo Nombre e imagen del evento, elige un archivo y recórtalo a 16:9. En un ordenador también puedes soltar un archivo directamente sobre el rectángulo.
3. Edita Nombre del evento, y Tipo de evento si ha cambiado.
4. Haz clic en Guardar cambios.

La indicación bajo la imagen resume la regla: 16:9. JPG, PNG o WebP. Máx. 10 MB. Tipo de evento ofrece Festival, Rave, Fiesta, Concierto y Otro.

Una imagen que hayas elegido no se sube hasta que guardas, y se comprueba automáticamente por el camino. Un rechazo se explica en el mensaje que sustituye al aviso de éxito, y no se escribe nada; elige otra imagen y vuelve a guardar.

Visibilidad

El bloque Visibilidad está arriba a la derecha en la pestaña General. Lleva la etiqueta de estado, Publicar evento / Despublicar, y Programar.

Publicar tiene requisitos y su propio procedimiento. Consulta Publicar un evento.

Organizadores

La tarjeta Organizadores enumera los promotores acreditados en la página pública. Cada uno es una etiqueta que puedes quitar con la ✕.

Para añadir un promotor que ya gestionas:

1. Haz clic en Añadir un organizador.
2. Busca, marca uno o varios promotores y haz clic en Guardar.
3. Haz clic en Guardar cambios, al final de la pestaña.

Aquí solo se enumeran los promotores en los que eres Manager o Admin, y solo se muestran cinco resultados a la vez, así que escribe para acotar. Si el promotor que quieres no está en esa lista, es de otra persona, y el procedimiento siguiente es el que necesitas.

Para traer a un promotor que no gestionas:

1. Haz clic en Invitar a otro promotor.
2. Busca el promotor por su nombre y selecciónalo.
3. Opcionalmente marca Dar acceso de solo lectura a este evento. Sin eso, la invitación es solo de crédito público.
4. Opcionalmente escribe un mensaje y haz clic en Enviar invitación.

En ese momento no se ha vinculado nada. El promotor aparece como una etiqueta gris con borde discontinuo y un punto ámbar; al pasar el ratón se ve su estado, el nivel de acceso y la fecha de envío. El promotor queda acreditado públicamente, y obtiene el acceso que le ofreciste, solo cuando uno de sus propios admins acepta. Hasta entonces el evento tiene un organizador menos de los que la tarjeta parece mostrar, lo que importa si esa invitación es lo único que se interpone entre tú y publicar.

La ✕ de una etiqueta pendiente revoca la invitación, tras una confirmación Revocar invitación.

Una invitación se puede rechazar de plano, con un motivo:

• Nadie gestiona aún este promotor. Hay que reclamarlo antes de poder invitarlo. La página existe pero no tiene dueño. Diles que la reclamen primero.
• Este promotor ya coorganiza este evento.
• Ya hay una invitación pendiente para este promotor.
• Este promotor ha sido invitado hace poco. Vuelve a intentarlo en 24 horas.
• Demasiadas invitaciones enviadas. Inténtalo más tarde. Este tope es del promotor al que invitas, no tuyo: salta con tres invitaciones pendientes en el conjunto de los eventos, o cinco enviadas en las últimas 24 horas. Otro organizador cortejando al mismo promotor puede ser lo que lo dispare.

Quitar un organizador. La ✕ de un promotor que gestionas prepara la eliminación, y Guardar cambios la aplica. La ✕ de un promotor que aceptó una invitación abre en su lugar Quitar coorganizador y se aplica de inmediato: pierde el estatus público de coorganizador y sus admins pierden el acceso al evento al momento.

El último organizador no se puede quitar. Cuando queda una sola etiqueta, su ✕ está desactivada e indica Debe quedar al menos 1 organizador asignado. Añade primero el sustituto, guarda, y después quita el antiguo.

Salas

Misma forma que Organizadores, con Añadir una sala. Se puede vincular cualquier lugar de Sway, no solo los que gestionas. Lo que no puedes hacer desde aquí es crear un lugar con nombre: esta pantalla vincula uno existente o convierte una dirección en uno, y un sitio con nombre nuevo se crea desde el formulario de creación de evento o desde Backstage.

Un único selector decide qué estás dando: Sala o Dirección, en la parte de arriba del panel. Sala busca exactamente igual que el formulario de creación de evento, sobre las dos mismas fuentes (los lugares que ya están en Sway y los sitios que conoce el mapa) en un único conjunto de filas idénticas; elige el correcto, y si todavía no está en Sway su página se crea por ti. Dirección toma solo una dirección, para un evento sin ningún lugar con nombre: una fiesta de calle, un campo, una dirección privada. Escríbela y elígela entre las sugerencias: Sway sustituye lo que has escrito por la dirección postal completa que ha encontrado, que pasa a ser el nombre del lugar además de su ubicación. Si ya existe ahí un lugar con nombre, se te ofrece ese, con Usar esta sala para vincularlo en su lugar; no hacer caso de la propuesta se queda con la dirección, para cuando de verdad son sitios distintos.

Un lugar añadido aquí existe en cuanto lo añades. Solo el vínculo entre el evento y el lugar espera a Guardar cambios. Así que cuando Sway ha tenido que crear la página (a partir de una dirección, o de un sitio que solo conocía el mapa), añadirlo y arrepentirse después deja esa página detrás en Sway.

El último lugar tampoco se puede quitar. Su ✕ está desactivada e indica Debe quedar al menos 1 sala asignada.

Precisión del lugar está bajo las etiquetas, para lo que la dirección no dice: Área 3, Sala 2, una planta, una entrada, un punto de encuentro.

Géneros

Añadir un género abre el mismo tipo de selector. Los géneros son la excepción: añadir o quitar uno se escribe al momento y no espera a Guardar cambios.

Enlace de entradas y Sway Tickets

La tarjeta Enlace de entradas guarda la dirección a la que se envía a los compradores, y el interruptor que decide de quién es.

• Sway Tickets activado. El enlace se rellena por ti y queda bloqueado, y debajo aparece una fila Página de pago dedicada con la dirección de la página de entradas del propio evento en Sway, lista para copiar.
• Sway Tickets desactivado. El campo es tuyo. Pega la dirección de la venta de entradas que uses.

Cuando el enlace apunta a tu propia venta de entradas, Sway lo etiqueta al salir para que la visita aparezca en las estadísticas de esa plataforma: utm_source=sway.events desde la página del evento en la web, utm_source=sway-app desde la app móvil, ambos con utm_medium=referral y utm_campaign=event-page. Un enlace que ya lleva etiquetas UTM se envía tal como lo pegaste.

Con Sway Tickets activado, la tarjeta lleva además el estado de tus cobros:

• No hay cuenta de pago vinculada. Vincula un promotor con una cuenta de Stripe activa en la pestaña Pagos.
• Un aviso aparte cuando el promotor vinculado tiene una cuenta de Stripe que todavía no puede aceptar cargos, con un enlace Ir a ajustes de Stripe →.

En la práctica los dos significan lo mismo: los compradores llegan al pago y el pago falla.

Una vez que el evento ha vendido entradas, el interruptor se congela y la tarjeta indica Bloqueado: ya se han vendido entradas para este evento.

Horarios

El interruptor Horarios publica en la página del evento un horario por escenarios. Activarlo añade la pestaña Escenarios y hace obligatoria la fecha de fin en Fechas. El mismo interruptor aparece en la pestaña Fechas, y es el mismo ajuste.

Descripción

Markdown, con Editar y Vista previa. Cartel, concepto, detalles prácticos.

Qué pestañas ves

La barra de pestañas se construye a partir de tu evento y de tu acceso, así que dos organizadores rara vez ven la misma.

Una pestaña puede estar en la barra sin abrirse: una URL en gris lleva el mensaje emergente Pasa a Starter para desbloquear esta función.

Cómo funciona el guardado entre pestañas

No hay un botón Guardar al pie de un formulario. En cuanto cambias algo, aparece abajo en la pantalla una barra que dice Tienes cambios sin guardar, con Descartar junto a Guardar. Te sigue al desplazarte, así que nunca tienes que buscarla. La misma barra sirve a General, Fechas, Escenarios, URL y Alertas de venta: una sola regla en todas las pestañas.

Salir de una pestaña con algo sin guardar no lo tira: primero pregunta un diálogo, y cerrar o recargar la pestaña del navegador también.

General, Fechas y Escenarios son tres vistas de un mismo formulario. Cambiar de una a otra no altera nada de lo que hayas escrito. Las tres escriben por completo los ajustes compartidos del evento: el interruptor Horarios, el enlace de entradas y el estado de Sway Tickets, Precisión del lugar, los escenarios y los días de un festival.

El resto pertenece a una sola pestaña. Solo General escribe el nombre del evento, la portada, Tipo de evento, la descripción, los organizadores y los lugares. Solo Fechas escribe el inicio, el fin y la Zona horaria. Y como un guardado correcto recarga el evento desde el servidor, un nombre nuevo escrito en General y guardado después desde Fechas queda sustituido en silencio por el almacenado. Guarda General desde General.

Pestaña Fechas

Fijar el inicio y el fin

Inicio, fin y zona horaria caben en una sola tarjeta, Cuándo se celebra.

1. Abre la pestaña Fechas.
2. Rellena Fecha y hora de inicio: una fecha, y después un campo de hora que puedes escribir o recorrer.
3. Rellena Fecha y hora de fin, o déjalo vacío. Está marcado (opcional), y (obligatorio si hay horarios) en cuanto el horario está activado. Borrar, junto a la etiqueta, lo vacía.
4. Comprueba Zona horaria. Todo lo anterior se interpreta en ella, y cada opción muestra su desfase actual.
5. Guarda desde la barra de abajo.

Bajo los campos, una línea repite lo que has fijado: el tramo completo y cuánto dura, para que un evento que termina a las 06:00 de la mañana siguiente se vea en lugar de deducirse. Si el fin cae antes del inicio, lo dice en su lugar.

Cuando tu zona horaria difiere de la del evento, una segunda línea da el inicio en la tuya. La indicación bajo Zona horaria dice el resto sin rodeos: Todas las fechas de arriba se leen en esta zona horaria, incluida la hora de apertura de puertas que ven los compradores. Este es el campo que hay que comprobar primero en un evento creado desde otro país, porque lo que se guarda al crearlo es la zona horaria de quien lo creó.

Qué aspecto tiene el bloqueo. Arriba de la pestaña aparece una banda que indica La venta de entradas ha empezado: las fechas del evento ya no se pueden modificar., las casillas de fecha y hora de inicio y de fin se ponen en gris, y Guardar cambios queda desactivado. En la interfaz no hay forma de saltárselo.

Tres controles de la pestaña no se ponen en gris: el selector Zona horaria, el interruptor Horarios y Gestionar días. Se pueden seguir pulsando, pero con Guardar cambios desactivado esta pestaña no guarda nada, así que una zona horaria que cambies aquí no se conserva.

Una excepción muy concreta: si activas Horarios y el evento no tiene ninguna fecha de fin, los campos de fecha de fin y Guardar cambios siguen utilizables para que puedas dar la que el horario necesita. La fecha de inicio sigue bloqueada.

El bloqueo puede faltar cuando no debería. Se apoya en una única pregunta que la página hace al servidor mientras carga: ¿tiene este evento algún pedido pagado? Preguntarlo exige permiso para ver los pedidos del evento, y una negativa nunca se comunica. La página sigue como si no se hubiera vendido nada. Un miembro que puede editar los ajustes pero no puede ver los pedidos se encuentra por tanto sin banda, con campos de fecha editables y un interruptor Sway Tickets activo en un evento que lleva semanas vendiendo.

Hay una señal fiable, porque el mismo permiso es el que pone Alertas de venta en la barra de pestañas. En un evento con Sway Tickets activado, que falte la pestaña Alertas de venta significa que no puedes ver los pedidos, lo que significa que el bloqueo de esta pantalla no es de fiar. Que no haya banda no demuestra que no se haya vendido nada: pregunta a alguien que pueda abrir los Pedidos del evento antes de cambiar una fecha.

Gestionar los días de un festival

Con Horarios activado, al final de la pestaña aparece una tarjeta Gestionar días.

1. Haz clic en Añadir día.
2. Rellena Nombre del día, Inicio y Fin. Los tres son obligatorios, y ambas horas tienen que caer dentro del inicio y el fin del propio evento.
3. Haz clic en Añadir.
4. Reordena con los botones ↑ y ↓ de la fila, o arrastrando su asa. El lápiz edita y la papelera quita.
5. Guarda desde la barra de abajo.

Los días son lo que ofrece la pantalla del cartel cuando asignas un artista a un día.

Pestaña Escenarios

Solo visible mientras Horarios está activado. Los escenarios son las salas, carpas o plantas por las que se reparte tu cartel.

1. Abre la pestaña Escenarios.
2. Haz clic en Añadir escenario, escribe un Nombre del escenario y haz clic en Añadir.
3. Reordena con los botones ↑ y ↓, o arrastrando el asa. Las filas van numeradas, y ese orden es el que usa el horario público.
4. Guarda desde la barra de abajo.

Hasta que añades uno, la tarjeta ofrece una casilla vacía que abre el panel. En cuanto existen escenarios, la pantalla del cartel los ofrece como desplegable en vez de como campo de texto libre, que es lo que evita que la misma sala se escriba de tres formas.

Pestaña URL

Dos direcciones y un código QR.

URL permanente es la dirección en la que el evento responde siempre. No cambia nunca y no se puede quitar. El botón que hay al lado la copia.

URL personalizada es una dirección corta y legible que eliges tú, mostrada con una píldora Activa o Inactiva una vez que existe.

1. Abre la pestaña URL.
2. Escribe la dirección que quieras. Las mayúsculas se pasan a minúsculas mientras escribes, todo lo que quede fuera de a-z, 0-9 y el guion se descarta, y los guiones dobles se reducen a uno.
3. Espera a que la comprobación de debajo del campo indique que la dirección está libre. El botón de la barra de guardado sigue desactivado hasta entonces.
4. Guarda desde la barra de abajo, igual que en cualquier otra pestaña.

Tres reglas no se anuncian hasta que las incumples: la dirección tiene que empezar por una letra, terminar en una letra o en una cifra, y tener entre 3 y 80 caracteres. Así que 2026-tour y nye- se rechazan los dos, pese a usar solo los caracteres que el campo acepta.

En cuanto la dirección personalizada está Activa, Sway enlaza el evento por ella en todas partes: las tarjetas de evento en una página de promotor, artista, lugar o ciudad, el enlace que copia un embajador y los enlaces personales que envía una preventa. La página del evento también declara esa dirección como canónica: quien llega por la URL permanente sigue viendo la página, y los buscadores saben cuál de las dos indexar.

Una tarjeta Código QR aparece debajo en cuanto existe una dirección personalizada: apunta a la Custom URL, así que sobrevive a un cambio de nombre posterior. Y Ver estadísticas de la URL → te lleva a los clics que ha recogido.

Eliminar elimina la dirección personalizada, tras un diálogo ¿Eliminar la URL personalizada? que indica Esta acción es irreversible. Todo lo que ya esté impreso o publicado con esa dirección deja de funcionar. La URL permanente no se ve afectada.

Pestaña Pagos

Esta pestaña solo aparece una vez que Sway Tickets se ha activado y guardado. Antes de eso no está siquiera en la barra, así que accionar el interruptor no basta: guarda la pestaña General y la pestaña se suma a la barra.

Exactamente un promotor recibe el dinero. La pestaña lo dice: Solo se puede vincular un promotor para los pagos. Para cambiarlo, desvincula primero el actual. La tabla enumera los promotores vinculados al evento sobre los que puedes actuar, con su cuenta de Stripe, y como mucho puede haber una fila vinculada a la vez.

Para elegir quién cobra:

1. Abre la pestaña Pagos.
2. Busca el promotor en la tabla.
3. Haz clic en Vincular este promotor.

Solo se puede vincular un promotor que ya tenga cuenta de Stripe; los demás muestran Sin cuenta de Stripe en la columna de Stripe y no ofrecen ningún botón. El promotor vinculado pasa a la fila de arriba, marcada Recibe los pagos, con Desvincular como única acción.

Se señalan tres situaciones, cada una con una solución distinta:

Una vez que el evento ha vendido una entrada, Desvincular queda desactivado y al pasar el ratón indica Bloqueado: ya se han vendido entradas para este evento. El dinero que ya se debe tiene que conservar un destino.

Conectar Stripe en sí se hace en la página del promotor, no aquí. Consulta Conectar los cobros.

Pestaña Propinas

Disponible con Sway Tickets activado, para cualquiera que pueda editar los ajustes del evento. Decide si a los compradores de este evento se les ofrece una propina opcional al pagar.

En Propina al pagar, tres opciones:

• Como seguido del nombre del promotor que cobra sigue el interruptor de ese promotor, Ofrecer una propina en todos mis eventos. Todo evento empieza aquí.
• Activada ofrece la propina en este evento, elija lo que elija el promotor.
• Desactivada la oculta en este evento, elija lo que elija el promotor.

El cambio se aplica en cuanto haces clic, sin botón de guardar: volver a elegir la opción anterior lo deshace. Debajo, un bloque indica lo que ven ahora los compradores: Ofrecida a los compradores, No se ofrece, o No disponible para esta cuenta de pago cuando el promotor que cobra no tiene cuenta de Stripe o tiene una establecida fuera de la Unión Europea. En ese caso Activada queda en gris, e Ir a los pagos abre la pestaña Pagos cuando falta la cuenta.

Lo que ve el comprador, los reembolsos y los impuestos están en Propinas y donaciones.

Pestaña Alertas de venta

Disponible con Sway Tickets activado, para cualquiera que pueda ver los pedidos del evento. Recibe un aviso cuando se valide una venta de entradas en esta página.

La pestaña tiene tres partes, y no tienen el mismo alcance.

Avisarme por push es solo tuyo. Activarlo te envía a ti una notificación en la aplicación cuando se vende una entrada de este evento. Se guarda en cuanto lo accionas, sin botón aparte.

Telegram lo comparte toda la página: las alertas van a los chats conectados aquí, para todo el mundo, no solo para ti.

Ajustes de la página también es compartido, y solo los managers pueden cambiarlo. Quien no es manager ve los valores con una nota que indica Solo los gestores pueden cambiar estos ajustes.

Una invitación de la lista es un pedido de 0 €, así que Incluir pedidos gratuitos ya la oculta - y oculta con ella toda inscripción gratuita real. Desactiva en su lugar Incluir invitaciones de guestlist: las cortesías que emites quedan en silencio en los dos canales, push y Telegram, mientras una inscripción gratuita real sigue anunciándose.

La cadencia y la ventana son filas de botones, no desplegables: la opción que no has elegido sigue legible al lado de la que sí. Debajo, una línea enuncia lo que suman los cuatro ajustes - Recibes una alerta agrupada como máximo cada 10 minutos, inscripciones gratuitas incluidas. Lee esa línea en vez de recomponer los ajustes de arriba.

Cambiar cualquiera de los cuatro levanta abajo la barra Ajustes de alertas sin guardar, como en cualquier otra pestaña. Avisarme por push es la excepción: es solo tuyo y se guarda en cuanto lo accionas.

Pestaña Reventa

Disponible con Sway Tickets activado. Permite que los compradores revendan sus entradas con TicketSwap SecureSwap en lugar de en redes sociales, y la entrada revendida sigue siendo válida.

Activa Permitir la reventa en este evento, elige el Proveedor de reventa y haz clic en Guardar. A diferencia de la mayoría de pestañas, esta tiene su propio botón Guardar y no muestra la barra Tienes cambios sin guardar.

Con TicketSwap SecureSwap seleccionado, un cuadro informativo titulado Cómo funciona la reventa en TicketSwap resume las reglas:

• Cómo funciona. Quien tiene una entrada la pone a la venta en TicketSwap desde el enlace de su página de entradas. Cuando se vende, Sway anula el código de barras original y emite al nuevo comprador una entrada nueva, de modo que solo una de las dos llega a entrar.
• Comisiones. TicketSwap cobra su propia comisión de servicio por la reventa: 5% al vendedor y 7% al comprador. Recibes una parte a través del panel de socios de TicketSwap.
• Lo que nunca se revende. Las invitaciones, las entradas gratuitas y los tipos de entrada del back-office. La reventa se cierra cuando termina el evento, o 12 horas después del inicio si el evento no tiene hora de fin.
• Bloqueos. Mientras una entrada está a la venta, no se puede reembolsar, ceder a otra persona ni descargar. Una vez revendida, su pedido solo se puede reembolsar entrada por entrada, sin la revendida: la pantalla del pedido rechaza Reembolsar todo y un reembolso Por importe con un mensaje.
• Nombrar a TicketSwap. TicketSwap exige que lo nombres como socio de reventa. Sway lo añade automáticamente al correo de confirmación del pedido, como una línea bajo la descripción en la página pública del evento (no forma parte de tu descripción, así que el editor no la muestra ni la edita), y de nuevo en la página del evento cuando se agotan todos los tipos de entrada. Añádelo tú mismo a las preguntas frecuentes de tu evento.

Zona de peligro

Visible solo para los admins. Contiene una única acción: Eliminar esta página.

1. Abre la pestaña Zona de peligro.
2. Haz clic en Eliminar esta página.
3. Escribe el título del evento exactamente como aparece, mayúsculas y puntuación incluidas. El diálogo te muestra la cadena exacta que hay que escribir.
4. Haz clic en Eliminar esta página.

El botón de confirmación sigue inerte hasta que lo que has escrito coincide con el título carácter por carácter. Esa es la única salvaguarda, y es deliberado.

Un evento que ha vendido entradas no se puede eliminar. El botón está desactivado y una línea debajo indica Este evento no se puede eliminar porque ya se han vendido entradas. Despublicar también está bloqueado en cuanto hay pedidos, así que un evento que salió mal después de abrir la venta se cancela y se comunica, no se hace desaparecer.

Con acceso de solo lectura

Si tu rol en el evento permite ver pero no editar, todas las pestañas siguen abriéndose y todos los valores siguen siendo legibles, con los controles desactivados. Zona de peligro no aparece en absoluto, ya que necesita ser Admin.

Los roles y las funciones se fijan en la pantalla de permisos del propio evento, descrita en Gestionar permisos.

Desde la aplicación móvil

Los detalles de un evento, su cartel y su horario también se pueden editar desde el teléfono: Editar un evento (app móvil). Las direcciones personalizadas, los cobros y las alertas de venta siguen siendo exclusivos de la web.