Programmation

L'écran Artistes, classé sous Programmation dans le menu de l'événement, contient tout le plateau. Il ne stocke pas les artistes un par un : il stocke des créneaux. Un créneau est une performance, et un créneau peut porter plusieurs artistes à la fois, ce qui est la façon dont un b2b est représenté.

Ce qui existe sur cet écran dépend d'un seul interrupteur : Programmation, dans les Paramètres de l'événement.

Ce que décide l'interrupteur Programmation

Interrupteur désactivé, l'écran Artistes est un plateau : qui joue, sous quel nom, à quel statut. Les horaires de passage sont la partie qui n'existe pas. Activez-le et le même écran devient un constructeur d'horaires.

Activer la programmation

1. Ouvrez votre événement, puis Paramètres.
2. Sur l'onglet Principal, trouvez Programmation et activez l'interrupteur. Le même interrupteur est sur l'onglet Dates, et l'un ou l'autre l'enregistre.
3. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
4. Ouvrez l'onglet Dates et renseignez Date et heure de fin. Elle est optionnelle sur un événement normal ; avec la programmation activée, son libellé devient (requis si programmation activée).
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

L'onglet Scènes ne rejoint la barre d'onglets qu'après l'enregistrement de l'interrupteur : ne le cherchez donc pas avant l'étape 3.

Faites-le tôt. Dès qu'un événement a vendu des billets, ses dates se verrouillent, et l'onglet Dates le dit en haut.

Ajouter des scènes

1. Allez dans Paramètres → Scènes.
2. Cliquez sur Ajouter une scène, tapez un Nom de la scène, puis Enregistrer dans la fenêtre.
3. Répétez pour chaque scène. Faites glisser une ligne par sa poignée pour la déplacer.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications en bas de l'onglet.

L'ordre que vous fixez ici est celui dans lequel les scènes apparaissent sur les horaires publics.

Une scène ajoutée ou retirée mais non enregistrée est retenue dans le formulaire plutôt que perdue : changer d'onglet la conserve, et cliquer sur Enregistrer les modifications dans l'onglet Principal ou Dates l'écrit avec tout le reste de cet onglet. Un réordonnancement fait exception, et ne passe que par l'Enregistrer les modifications de l'onglet Scènes : finissez donc le travail ici.

Ajouter des jours

Les jours sont la façon dont un événement de plusieurs jours se découpe. Chacun est un nom et une fenêtre.

1. Allez dans Paramètres → Dates et descendez jusqu'à Gérer les jours.
2. Cliquez sur Ajouter un jour, renseignez Nom du jour, Début et Fin, puis Enregistrer dans la fenêtre.
3. Répétez, faites glisser pour réordonner, et cliquez sur Enregistrer les modifications en bas de l'onglet.

Chaque jour doit tenir à l'intérieur du début et de la fin de l'événement. Un jour qui en sort est refusé avec un message plutôt qu'enregistré.

Un événement d'une seule nuit n'a pas besoin de jours à proprement parler, mais il vous en faut quand même un pour pouvoir fixer des horaires : les champs d'heure d'un créneau n'apparaissent qu'une fois un jour sélectionné.

La timetable

L'onglet Timetable dessine la programmation en grille : un jour à la fois, une colonne par scène, et chaque passage est un bloc que vous déplacez.

• Glissez un bloc pour changer son horaire, ou latéralement vers la colonne d'une autre scène.
• Tirez son bord haut ou bas pour changer son début ou sa fin.
• Les horaires s'aimantent à cinq minutes. Un bloc qui en chevauche un autre passe en ambre avec une icône d'alerte : le conflit se voit avant de lâcher.
• Annuler apparaît à côté du filtre de jour pendant dix secondes après un déplacement, et Cmd+Z / Ctrl+Z fait la même chose.
• Au clavier : Tab jusqu'à un bloc, Haut et Bas le déplacent de cinq minutes (Maj pour quinze), Entrée ouvre le panneau du créneau.
• Les passages sans horaire attendent sous Pas encore placés, dans la colonne à droite de la grille. Glissez-en un directement sur la grille : un aperçu en pointillés suit le pointeur avec l'heure et la scène où il atterrirait, et passe en ambre s'il chevauche autre chose. Lâchez hors des colonnes et rien n'est écrit, le passage garde sa place dans la colonne. Un clic le pose sur la première heure libre.
• En dessous d'un grand écran, cette colonne passe sous la grille et chaque passage porte un bouton Placer, qui fait la même chose que ce clic. Glisser depuis la colonne est un geste à la souris.

Un déplacement est enregistré dès que vous lâchez - cet onglet n'a pas de bouton Enregistrer.

Sans jour déclaré, la grille dessine l'événement lui-même comme un seul jour : une soirée unique ne demande aucun réglage.

Réglages timetable

L'onglet Réglages timetable reprend le même interrupteur et les mêmes jours que Paramètres → Dates, plus les scènes, pour corriger la grille sans la quitter. Les deux écrans écrivent la même chose.

• Timetable - l'interrupteur. Désactivé, un horaire est une heure sans date.
• Gérer les jours - ajouter, renommer, réordonner, retirer. Un jour est un nom et une plage, et il doit tenir dans les dates de l'événement.
• Scènes - une colonne de la grille chacune, dans cet ordre. Les créneaux désignent une scène par son nom : la renommer ici la renomme partout.

Rien n'est écrit tant que vous n'avez pas cliqué Enregistrer dans la barre en bas.

Ajouter un artiste à la programmation

1. Ouvrez Artistes et cliquez sur Ajouter un créneau.
2. À gauche, cherchez. Tapez un nom, ou collez un lien SoundCloud, Spotify ou artiste Sway - le champ accepte les trois, et coller retire les paramètres de tracking pour vous.
3. Cochez chaque artiste de ce créneau. Un pour un set solo, deux ou plus pour un b2b.
4. À droite, fixez le Statut.
5. Fixez la Scène : choisissez-la dans la liste, ou tapez-la si l'événement n'a pas de scènes définies.
6. Si l'événement a des jours, choisissez le Jour. C'est ce qui fait apparaître Date de début / Heure de début et Date de fin / Heure de fin, et c'est ce qui borne les valeurs acceptées. Le jour lui-même est un contrôle de ce formulaire, pas une propriété du créneau, et il n'est pas enregistré avec lui.
7. Renseignez le début et la fin.
8. Ajustez le Nom affiché si vous voulez autre chose que les noms des artistes.
9. Cliquez sur Enregistrer.

Le créneau apparaît dans le tableau. Utilisez Modifier sur une ligne pour rouvrir la même fenêtre, Supprimer pour retirer le créneau. Écrire, sur une ligne dont l'artiste a une page Sway, ouvre une conversation avec cet artiste à propos de cet événement, au nom de l'une de vos pages : voir Messages entre pages.

Rouvrir un créneau qui a des horaires

Comme le jour n'est pas stocké, Modifier rouvre toujours un créneau avec Jour vide, et avec ce champ vide les quatre champs d'heure sont masqués. Les horaires sont toujours là : enregistrez le créneau sans rien toucher et ils sont réécrits à l'identique.

Pour les lire ou les changer, resélectionnez d'abord le Jour. Les quatre champs reviennent avec leurs valeurs actuelles. Choisissez le jour sur lequel le set tombe réellement : le contrôle de plage s'exécute contre le jour que vous avez sélectionné, donc le mauvais est refusé avec la plage autorisée écrite en toutes lettres.

Quand l'artiste n'est pas encore sur Sway

La recherche regarde d'abord les pages artiste de Sway. Si aucune ne correspond, SoundCloud et Spotify sont interrogés automatiquement. Si Sway a bien des correspondances mais qu'aucune n'est la bonne, cliquez sur Voir plus de résultats pour lancer la même recherche élargie. Les artistes déjà sur Sway ne sont pas proposés une seconde fois sous SoundCloud ou Spotify : vous ne pouvez donc pas créer de doublon par ce chemin.

Cochez un résultat externe et il devient une puce comme n'importe quelle autre sélection. La page artiste elle-même est créée sur Sway quand vous Enregistrez le créneau, avec le nom, la photo et le lien d'où elle vient. Complétez-la ensuite depuis Créer une page artiste ou lieu.

Plusieurs artistes dans un créneau

Cochez deux artistes et le Nom affiché se remplit tout seul en Artiste A B2B Artiste B. À trois il devient B3B, et ainsi de suite. Il continue de suivre votre sélection jusqu'à ce que vous tapiez quelque chose de votre cru, moment où il s'arrête et conserve votre texte.

Laissez-le vide et les noms d'artistes assemblés sont utilisés publiquement. Remplissez-le et il les remplace partout où le créneau est affiché, ce qui est ce que vous voulez pour un back-to-back annoncé sous un seul nom, ou pour un alias live.

Ordonner la programmation

Le tableau de l'onglet Programmation est aussi l'ordre dans lequel la page de l'événement annonce la programmation. Attrapez une ligne par la poignée de sa première colonne et glissez-la où vous voulez. Le lâcher vaut enregistrement, et Ordre du line-up mis à jour le confirme.

• C'est un ordre d'affiche, pas un planning. La section Programmation de la page de l'événement le lit de haut en bas. Les horaires restent disposés sur le temps et l'ignorent complètement.
• La poignée ne fonctionne que sur le tableau complet. Cherchez, ou filtrez par jour, scène ou statut, et elle se grise avec Effacez les filtres pour réordonner au survol : sous un filtre, les lignes à l'écran sont un sous-ensemble, donc en déplacer une au-dessus d'une autre n'a pas de sens unique dans la liste entière. Effacez-les et elle revient.
• Un nouveau créneau arrive en fin de liste. Remontez-le depuis là.
• Réordonner exige Gérer la programmation, comme toute autre écriture sur cet écran.
• C'est un geste de bureau. Sur téléphone, le tableau devient un bloc par créneau et la poignée n'est pas proposée.

Statuts

Le statut gouverne la visibilité publique. Seuls les créneaux Confirmé sont publics. Un créneau En attente ou Annulé reste entièrement à vous : il est dans le tableau de l'admin et dans l'export CSV, et il n'atteint aucune surface publique.

Ce que le statut gouverne, dans le détail :

• Les horaires publics, grille comme liste, ne montrent que les créneaux confirmés.
• La section Programmation de la page de l'événement ne liste que les créneaux confirmés.
• La page d'un artiste ne liste que les créneaux confirmés, parmi ses événements à venir comme passés.
• Le presskit de cet artiste, dans les deux mêmes listes.
• L'API publique ne renvoie que les créneaux confirmés dans la programmation d'un événement.
• Les notifications aux abonnés ne partent que sur les créneaux confirmés.

Pour garder un nom non annoncé, laissez-le En attente jusqu'à ce que vous soyez prêt. C'est le geste le plus propre : un seul champ, et le créneau conserve sa scène et ses horaires, prêt pour le jour où vous l'annoncez. Vider le champ Scène le tient hors des horaires, mais ne le garde pas privé pour autant : un créneau confirmé sans scène est quand même nommé dans la section Programmation de la page de l'événement, sur la page de l'artiste, dans son presskit et dans l'API publique, et il notifie quand même les abonnés de cet artiste. Une notification partie ne se rappelle pas.

Passez-le à Confirmé le jour où vous annoncez : le créneau rejoint alors d'un coup toutes les surfaces listées plus haut, les horaires à la condition qu'il ait aussi une scène.

Ce que voit le public

Sur la page de l'événement, les artistes confirmés apparaissent dans la section Programmation, dans l'ordre où vous avez rangé ce tableau. Avec la programmation activée, un bouton Horaires à côté de ce titre ouvre le planning complet. Ce bouton n'apparaît qu'une fois que l'événement a au moins un artiste confirmé, mais la page des horaires est une page publique à part entière et s'ouvre sans lui.

La page des horaires propose une Vue grille et une Vue liste, un sélecteur Choisir le jour quand l'événement a des jours, et un filtre Scènes qui laisse un visiteur masquer les scènes qui ne l'intéressent pas et réordonner les autres pour lui-même. Votre ordre de scènes enregistré est le point de départ.

Un créneau confirmé qui a une scène mais pas d'heure de début ne peut pas être placé sur la grille, qui est disposée sur le temps. Ce que la vue liste en fait dépend de vos jours : sur un événement qui a des jours, le sélecteur Choisir le jour ne retient que les créneaux qui tombent dans la fenêtre du jour, et un créneau sans heure n'apparaît donc dans aucune des deux vues ; sur un événement sans jour défini, la vue liste l'affiche sous sa scène avec une plage horaire vide, après ceux qui ont une heure. Ne comptez pas là-dessus pour tenir un nom à l'écart, c'est le rôle du statut.

Le formulaire de créneau, champ par champ

Des heures hors de la fenêtre du jour, ou une fin avant son début, sont refusées dans la fenêtre avec la plage autorisée écrite en toutes lettres.

Le tableau derrière le formulaire liste une ligne par créneau, avec les colonnes Artistes, Nom affiché, Horaire, Statut, Scène, Jour et Actions. La colonne Jour affiche toujours -, parce que le jour ne fait pas partie du créneau ; lisez la colonne Horaire à la place. Pour vérifier le planning tel qu'un participant le lira, ouvrez la page publique des horaires plutôt que de relire la ligne.

Export

Exporter CSV, en haut de l'écran, télécharge la programmation sous event_<id>_artists.csv, une ligne par créneau. Il reste disponible pour les membres qui ne peuvent que consulter la programmation : un régisseur de scène sans droits d'édition peut donc quand même sortir la liste.

Qui peut modifier

Ouvrir l'écran exige Voir la programmation. Chaque bouton qui écrit (Ajouter un créneau, Modifier, Supprimer) exige Gérer la programmation ; sans cela l'écran est lisible et les boutons sont grisés. Les deux vivent sous le groupe Programmation de l'écran Permissions de l'événement. Voir Gérer les permissions.

Voir aussi

• Créer un événement : là où la programmation est proposée pour la première fois.
• Publier un événement : la programmation ne fait pas partie des conditions, un événement peut donc devenir public avec une programmation vide.
• Modifier un événement (application mobile) : la programmation et les horaires depuis votre téléphone.