Scanners

Un scanner est un poste d'entrée, pas une personne. Chacun est un accès nommé qui permet à un seul appareil d'ouvrir l'application de scan Sway pour un événement et de valider les QR codes des billets vendus via Sway. Rien d'autre.

Créez-en un par porte ou par créneau, confiez-le à celui qui tient cette porte, et reprenez-le une fois l'événement terminé.

L'écran s'appelle Gestion des scanners, et son sous-titre dit Gérez les scanners pour cet événement.

Avant de commencer

Les scanners n'existent que pour les événements qui vendent via Sway. Si Sway Tickets est désactivé, l'écran entier est remplacé par un avertissement, Sway Tickets n'est pas activé pour cet événement. Les scanners ne pourront pas valider les billets., suivi de L'activer dans les Paramètres →.

Activez-le dans les Paramètres de l'événement, sur l'onglet Principal, puis revenez.

Créer, activer et supprimer des scanners est une permission distincte de celle qui permet de les voir. Si la ligne de la barre latérale est grisée, ou si les boutons sont éteints, demandez à celui qui gère l'événement d'élargir votre accès. Voir Permissions.

Ouvrir l'écran

1. Ouvrez Backstage, puis cliquez sur votre événement.
2. Cliquez sur Scanners dans la barre latérale, sous Accès.

Quatre compteurs sont en haut : Total scanners, Actifs, Utilisateurs et Anonymes. En dessous, une carte par scanner, affichant son nom, un badge Actif ou Inactif, son Type, l'Utilisateur lié quand il y en a un, et la date de Créé le. Avant l'existence du premier, la page affiche Aucun scanner trouvé.

Zones

Une zone est un espace de l'événement qu'un scanner peut surveiller : entrée principale, fast track, VIP ou backstage. Dès que vous en ajoutez une première, un panneau Zones apparaît au-dessus de la grille des scanners, avec l'indication Rattachez un scanner à des zones pour choisir les tickets qu'il accepte. Un scanner sans zone accepte tous les tickets.

1. Cliquez sur Ajouter une zone, ou sur l'emplacement en pointillés affiché avant l'existence d'une zone, Ajoutez une première zone : entrée principale, fast track, VIP, backstage...
2. Renseignez le Nom.
3. Laissez Entrée cochée pour une zone qui fait entrer les gens dans l'événement. Toutes les entrées se partagent une seule entrée par ticket : un ticket entré par l'entrée principale ne peut pas entrer à nouveau par le fast track. Décochez pour un espace à l'intérieur de l'événement, comme le VIP ou le backstage : chaque ticket y entre une fois, et y entrer ne consomme pas l'entrée unique du ticket dans l'événement.
4. Sous Tickets acceptés, cochez les types de tickets que cette zone accepte. Aucun coché signifie tous les types de tickets.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Un scanner sans zone assignée est sans restriction et se comporte comme tout scanner avant l'existence des zones.

Ajouter un scanner

1. Cliquez sur Ajouter un scanner, en haut à droite.
2. Renseignez le Nom du Scanner *. Nommez-le d'après le poste plutôt que d'après la personne : un téléphone change de mains dans une nuit, une porte non.
3. Choisissez un Type de Scanner *. Les deux options sont décrites dans le bloc qui apparaît sous le champ :
   • Scanner Anonyme est un scanner indépendant avec un token unique. Idéal pour les appareils dédiés au contrôle d'accès.
   • Utilisateur Existant est associé à un utilisateur existant de Sway. L'utilisateur peut se connecter directement avec ses identifiants.
4. Pour Utilisateur Existant, tapez au moins deux caractères dans le champ de recherche (Rechercher par username ou email...) et cliquez sur la personne dans la liste. Une coche verte confirme le choix.
5. Cliquez sur Créer le Scanner.

La même personne ne peut pas détenir deux scanners sur le même événement, et une seconde tentative est refusée. Donnez-lui un scanner et réutilisez-le, ou créez un scanner anonyme pour la porte supplémentaire.

Les nouveaux scanners sont Actif tout de suite. Un scanner anonyme reste inutilisable tant que vous n'avez pas distribué de lien ; un scanner utilisateur peut être ouvert dès son existence.

Distribuer l'accès

Il y a deux entrées, et laquelle s'applique dépend du type que vous avez choisi.

Appairer un appareil avec un lien à usage unique

C'est la seule voie pour un scanner Anonyme, et elle fonctionne aussi pour un scanner Utilisateur.

1. Cliquez sur les trois points de la carte du scanner, puis Obtenir l'URL.
2. Attendez la fenêtre URL du scanner. Elle affiche l'URL d'accès unique et le même lien en QR code.
3. Cliquez sur Copier (elle répond Copié dans le presse-papiers !) et envoyez le lien à la personne qui tient cette porte, ou laissez-la pointer la caméra de l'application de scan sur le QR code affiché à votre écran.
4. Cliquez sur Fermer.

Un lien appaire un appareil, une fois. Il cesse de fonctionner après avoir été utilisé, et il expire 24 heures après sa génération. Générez-en un neuf pour chaque personne et chaque appareil, et générez-le le jour même, pas la semaine d'avant.

La fenêtre affiche une erreur au lieu d'un lien dans deux cas : le scanner est Inactif, ou votre compte ne peut pas gérer les scanners. L'entrée Obtenir l'URL est listée pour tous ceux qui peuvent ouvrir la page, le refus n'apparaît donc qu'une fois que vous cliquez.

Sur un téléphone, le lien propose d'ouvrir l'application mobile Sway, ce que recommande l'invite, ou de continuer dans le navigateur mobile. Les deux aboutissent au même scanner connecté.

Se connecter avec un compte Sway

Un scanner de type Utilisateur peut aussi être atteint sans aucun lien : la personne ouvre https://www.sway.events/scanner, saisit l'identifiant de l'événement avec son email et son mot de passe Sway habituels, et arrive sur le même écran. Si elle est déjà connectée à Sway sur cet appareil, elle est connectée au scanner automatiquement.

Les scanners anonymes n'ont pas de mot de passe et ne peuvent pas être atteints ainsi. Utilisez le lien.

Horaires et zones d'un scanner

Le menu de chaque carte de scanner porte Zones et horaires, ouvert à quiconque peut gérer les scanners. Il ouvre une fenêtre intitulée Zones et horaires : {name}.

• Horaires d'activation : À partir de et Jusqu'à, dans le fuseau de l'événement. En dehors de ces horaires, le scanner refuse tous les tickets. Le staff ne peut pas passer outre : le scanner peut toujours se connecter, il ne validera simplement rien. Laissez les deux vides pour un scanner toujours actif.
• Zones : Aucune cochée : sans restriction, tous les tickets, comme une entrée. Cochez une ou plusieurs zones pour restreindre le scanner à celles-ci. Si l'événement n'a pas encore de zone, la fenêtre le dit : Créez d'abord une zone, au-dessus des scanners.

Un scanner qui couvre plusieurs zones agit comme un seul point de contrôle pour toutes : un ticket VIP scanné à une porte couvrant à la fois l'entrée principale et le VIP entre dans les deux zones à la fois, en un seul scan.

La carte du scanner affiche ses Zones et Horaires actuels sous ses détails (Toutes / Toujours quand il n'y a pas de restriction), pour lire la configuration d'un scanner sans ouvrir la fenêtre.

Ce qu'un scanner voit et ne voit pas

Un scanner connecté voit le titre de l'événement, son propre nom, s'il est en ligne ou hors ligne, et combien de temps il reste à sa session. Une session dure huit heures ; après cela il faut réappairer ou se reconnecter.

Il obtient un verdict par scan : un billet valide avec son numéro, un code invalide ou contrefait, ou un billet déjà scanné, avec l'heure et le nom du scanner qui l'a pris en premier. Il tient aussi un compteur courant de ses propres scans, réparti entre valides, invalides et hors ligne, avec un taux de réussite.

Il peut également télécharger la liste des billets remboursés et annulés, pour continuer à les refuser quand la connexion de la salle tombe, et il indique quand cette liste a été rafraîchie la dernière fois. Si la caméra refuse de faire le point, les douze premiers caractères d'un code de billet peuvent être saisis à la main.

Chacun de ces compteurs appartient à cet appareil, pas à l'événement. Ils partent de zéro à chaque appairage et disparaissent quand la personne se déconnecte. Deux scanners sur deux portes rapportent chacun leur propre décompte et aucun ne rapporte le total.

Un scanner ne voit jamais les commandes, les noms d'acheteurs, leurs emails, le revenu, les types de billets, la liste d'invités, aucun autre événement, ni l'admin. Il ne peut ni émettre, ni rembourser, ni annuler quoi que ce soit. C'est tout l'intérêt d'en confier un à du personnel d'entrée ponctuel.

Ce que le scanner refuse, et quand le staff peut passer outre

Quatre refus viennent des zones et des fenêtres horaires, en plus de Déjà scanné, qui existait déjà. Le scanner les vérifie dans cet ordre fixe, et le premier qui échoue est celui que voit le staff :

Partout où le tableau dit « peut être contourné », le résultat du scan porte un bouton Laisser entrer quand même. L'appuyer laisse entrer la personne malgré le refus, et chaque passage forcé est enregistré, pour apparaître dans l'historique de l'événement plutôt que de disparaître dans un « ça a fini par marcher ».

Scanner inactif et Déjà scanné n'offrent jamais ce bouton : aucun jugement du staff ne rouvre un scanner en dehors de ses horaires ni ne laisse entrer deux fois le même ticket.

Scanner hors ligne

Un scanner à jour télécharge à l'avance les zones, les horaires des scanners et les fenêtres des tickets de l'événement, et continue d'appliquer les mêmes règles sans connexion : les refus, les noms de zones sur un refus de mauvaise entrée, et Laisser entrer quand même fonctionnent exactement comme en ligne. Dès que la connexion revient, chaque scan fait hors ligne est envoyé et réconcilié.

Une ancienne version de l'application mobile ne connaît rien de tout cela :

• En ligne, elle ne reconnaît pas les nouveaux motifs de refus et les affiche tous comme un simple Ticket invalide rouge, avec un message explicatif en anglais, et sans bouton Laisser entrer quand même : elle ne peut forcer aucun d'eux.
• Hors ligne, elle n'a aucun moteur de règles pour vérifier les zones ou les fenêtres, si bien qu'un ticket qui devrait être refusé peut être laissé entrer directement. À la synchronisation, ce scan n'est jamais annulé : la personne est déjà entrée. Il est enregistré comme une entrée forcée hors ligne plutôt que comme un scan valide ordinaire, pour que l'organisateur voie que c'est arrivé, et le ticket est consommé pour ne pas pouvoir être scanné une seconde fois.

Mettez l'application à jour avant de compter sur les zones ou les fenêtres d'entrée à une porte qui pourrait perdre le réseau.

Désactiver un scanner

Désactiver met un scanner de côté sans le détruire.

1. Cliquez sur les trois points de sa carte, puis Désactiver.
2. Le badge devient Inactif, et la même entrée de menu devient Activer.

Un scanner inactif refuse les nouvelles connexions et ne peut plus produire de nouveau lien, et tout lien déjà généré pour lui cesse de fonctionner. Un appareil déjà connecté conserve sa session jusqu'à la fin des huit heures. Désactivez entre deux créneaux, ou avant de rendre un téléphone, plutôt que d'espérer que cela coupe quelqu'un en plein scan.

Supprimer un scanner

1. Cliquez sur les trois points de sa carte, puis Supprimer.
2. La fenêtre Supprimer le scanner ? avertit que Cette action est irréversible.
3. Cliquez sur Supprimer, ou sur Annuler pour le garder.

Une routine qui marche

Les scanners utilisateurs valent la peine d'être conservés entre deux événements pour les gens qui tiennent toutes les portes que vous montez. Les anonymes valent la peine d'être supprimés, parce qu'un token que personne ne suit est un token que personne ne révoquera.