Paramètres de l'événement

Les paramètres, c'est là qu'un événement se modifie une fois qu'il existe. Presque tout ce que le public voit vient de cet unique écran : le nom, la couverture, les dates, qui l'organise, où cela se passe, et s'il vend des billets via Sway.

Pour l'ouvrir, allez dans Backstage, cliquez sur votre événement, puis Paramètres dans la barre latérale gauche.

Onglet Principal

Renommer un événement ou changer sa couverture

1. Ouvrez l'onglet Principal.
2. Cliquez sur l'image sous Nom & image de l'événement, choisissez un fichier, puis recadrez-le en 16:9. Sur un ordinateur, vous pouvez aussi déposer un fichier directement sur le rectangle.
3. Modifiez le Nom de l'événement, et le Type d'événement s'il a changé.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

L'indication sous l'image énonce la règle : 16:9. JPG, PNG ou WebP. 10 Mo max.Type d'événement propose Festival, Rave, Soirée, Concert et Autre.

Une image que vous avez choisie n'est envoyée qu'à l'enregistrement, et elle est vérifiée automatiquement au passage. Un refus est expliqué dans le message qui remplace la confirmation, et rien n'est écrit ; choisissez une autre image et enregistrez à nouveau.

Visibilité

Le bloc Visibilité est en haut à droite de l'onglet Principal. Il porte le badge de statut, Publier l'événement / Dépublier, et Programmer.

Publier a des conditions et sa propre procédure. Voir Publier un événement.

Organisateurs

La carte Organisateurs liste les promoteurs crédités sur la page publique. Chacun est une puce que vous pouvez retirer avec la ✕.

Pour ajouter un promoteur que vous gérez déjà :

1. Cliquez sur Ajouter un organisateur.
2. Cherchez, cochez un ou plusieurs promoteurs, puis cliquez sur Enregistrer.
3. Cliquez sur Enregistrer les modifications en bas de l'onglet.

Seuls les promoteurs où vous êtes Gestionnaire ou Admin sont listés ici, et cinq résultats seulement s'affichent à la fois : tapez pour affiner. Si le promoteur que vous voulez n'est pas dans cette liste, c'est qu'il appartient à quelqu'un d'autre, et c'est la procédure suivante qu'il vous faut.

Pour faire venir un promoteur que vous ne gérez pas :

1. Cliquez sur Inviter un autre promoteur.
2. Cherchez le promoteur par son nom et sélectionnez-le.
3. Cochez éventuellement Donner un accès en lecture seule à cet événement. Sans cela, l'invitation ne porte que sur le crédit public.
4. Écrivez éventuellement un message, puis cliquez sur Envoyer l'invitation.

Rien n'est lié à ce moment-là. Le promoteur apparaît en puce grisée, bordée de pointillés et marquée d'un point ambre ; la survoler affiche son statut, le niveau d'accès et la date d'envoi. Le promoteur est crédité publiquement, et obtient l'accès que vous avez proposé, seulement quand l'un de ses propres administrateurs accepte. D'ici là, l'événement a un organisateur de moins que la carte ne le laisse croire, ce qui compte si cette invitation est la seule chose qui vous sépare de la publication.

La ✕ sur une puce en attente révoque l'invitation, derrière une confirmation Révoquer l'invitation.

Une invitation peut être refusée d'emblée, avec un motif :

• Personne ne gère encore ce promoteur. Il doit être réclamé avant de pouvoir être invité. La page existe mais n'a pas de propriétaire. Renvoyez-les vers la revendication d'abord.
• Ce promoteur co-organise déjà cet événement.
• Une invitation est déjà en attente pour ce promoteur.
• Ce promoteur a été invité récemment. Réessayez dans 24 heures.
• Trop d'invitations envoyées. Réessayez plus tard. Ce plafond appartient au promoteur que vous invitez, pas à vous : il se déclenche à trois invitations en attente tous événements confondus, ou cinq envoyées dans les 24 dernières heures. Un autre organisateur courtisant le même promoteur peut suffire à le déclencher.

Retirer un organisateur. La ✕ sur un promoteur que vous gérez prépare le retrait, et Enregistrer les modifications l'applique. La ✕ sur un promoteur qui a accepté une invitation ouvre plutôt Retirer le co-organisateur et s'applique immédiatement : il perd son statut public de co-organisateur et ses administrateurs perdent l'accès à l'événement sur-le-champ.

Le dernier organisateur ne peut pas être retiré. Avec une seule puce restante, sa ✕ est désactivée et affiche Il doit rester au moins 1 organisateur assigné. Ajoutez d'abord le remplaçant, enregistrez, puis retirez l'ancien.

Lieux

Même forme que Organisateurs, avec Ajouter un lieu. N'importe quel lieu sur Sway peut être rattaché, pas seulement ceux que vous gérez. Ce que vous ne pouvez pas faire d'ici, c'est créer un lieu nommé : cet écran rattache un lieu existant ou transforme une adresse en lieu, et un nouvel endroit nommé se crée depuis le formulaire de création d'événement ou depuis Backstage.

Un seul sélecteur décide de ce que vous donnez : Lieu ou Adresse, en haut du panneau. Lieu cherche exactement comme le formulaire de création d'événement, sur les deux mêmes sources - les lieux déjà sur Sway et les endroits que la carte connaît - dans un seul jeu de lignes identiques ; choisissez le bon, et s'il n'est pas encore sur Sway, sa page est créée pour vous. Adresse ne prend qu'une adresse, pour un événement sans lieu nommé du tout : une fête de rue, un champ, une adresse privée. Tapez-la et choisissez-la dans les suggestions : Sway remplace ce que vous avez saisi par l'adresse postale complète qu'il a trouvée, qui devient le nom du lieu autant que sa localisation. Si un lieu nommé existe déjà là, il vous est proposé, avec Utiliser ce lieu pour le rattacher à la place ; ne pas donner suite à la proposition garde l'adresse, pour le cas où les deux sont vraiment des endroits différents.

Un lieu ajouté ici existe dès que vous l'ajoutez. Seul le lien entre l'événement et le lieu attend Enregistrer les modifications. Donc quand Sway a dû créer la page - à partir d'une adresse, ou d'un endroit que seule la carte connaissait - l'ajouter puis le regretter laisse cette page derrière vous sur Sway.

Le dernier lieu ne peut pas être retiré non plus. Sa ✕ est désactivée et affiche Il doit rester au moins 1 lieu assigné.

Précision de localisation se trouve sous les puces, pour ce que l'adresse ne dit pas : Zone 3, Hall 2, un étage, une entrée, un point de rendez-vous.

Genres

Ajouter un genre ouvre le même type de sélecteur. Les genres sont l'exception : en ajouter ou en retirer un est écrit tout de suite et n'attend pas Enregistrer les modifications.

Lien billetterie et Sway Tickets

La carte Lien billetterie contient l'adresse vers laquelle les acheteurs sont envoyés, et l'interrupteur qui décide à qui elle appartient.

• Sway Tickets activé. Le lien est rempli pour vous et verrouillé, et une ligne Page de checkout dédiée apparaît en dessous avec l'adresse de la page de billets Sway propre à l'événement, prête à copier.
• Sway Tickets désactivé. Le champ est à vous. Collez l'adresse de la billetterie que vous utilisez.

Quand le lien pointe vers votre propre billetterie, Sway le marque au passage pour que la visite apparaisse dans les statistiques de cette plateforme : utm_source=sway.events depuis la page de l'événement sur le site, utm_source=sway-app depuis l'application mobile, avec dans les deux cas utm_medium=referral et utm_campaign=event-page. Un lien qui porte déjà des balises UTM est envoyé tel que vous l'avez collé.

Avec Sway Tickets activé, la carte porte aussi l'état de vos paiements :

• Aucun compte de paiement lié. Liez un promoteur avec un compte Stripe actif dans l'onglet Paiements.
• Un avertissement distinct quand le promoteur lié a un compte Stripe qui ne peut pas encore encaisser, avec un lien Voir les paramètres Stripe →.

Les deux veulent dire la même chose en pratique : les acheteurs arrivent au paiement et le paiement échoue.

Une fois que l'événement a vendu des billets, l'interrupteur est gelé et la carte affiche Verrouillé - des billets ont été vendus pour cet événement.

Programmation

L'interrupteur Programmation publie un horaire scène par scène sur la page de l'événement. L'activer ajoute l'onglet Scènes et rend la date de fin obligatoire dans Dates. Le même interrupteur apparaît sur l'onglet Dates, et c'est le même réglage.

Description

Markdown, avec Éditer et Aperçu. Programmation, concept, informations pratiques.

Quels onglets vous voyez

La barre d'onglets est construite à partir de votre événement et de votre accès : deux organisateurs voient rarement la même.

Un onglet peut occuper la barre sans s'ouvrir : un URL grisé porte l'infobulle Passez à Starter pour débloquer cette fonctionnalité.

Comment l'enregistrement fonctionne d'un onglet à l'autre

Il n'y a pas de bouton Enregistrer au bas d'un formulaire. Dès que vous modifiez quelque chose, une barre apparaît en bas de l'écran avec Modifications non enregistrées, et Abandonner à côté d'Enregistrer les modifications. Elle vous suit dans la page : vous n'avez jamais à faire défiler pour la retrouver. La même barre sert Principal, Dates, Scènes, URL et Alertes de vente - une seule règle sur tous les onglets.

Quitter un onglet sans avoir enregistré ne jette rien : une boîte de dialogue vous demande d'abord, et fermer ou recharger l'onglet du navigateur aussi.

Principal, Dates et Scènes sont trois vues d'un seul formulaire. Passer de l'une à l'autre ne change rien à ce que vous avez tapé. Tous les trois écrivent intégralement les réglages partagés de l'événement : l'interrupteur Programmation, le lien billetterie et l'état de Sway Tickets, la Précision de localisation, les scènes, et les jours d'un festival.

Le reste n'appartient qu'à un seul onglet. Principal seul écrit le nom de l'événement, la couverture, le Type d'événement, la description, les organisateurs et les lieux. Dates seul écrit le début, la fin et le Timezone. Et comme un enregistrement réussi recharge l'événement depuis le serveur, un nouveau nom tapé dans Principal puis enregistré depuis Dates est silencieusement remplacé par celui qui était stocké. Enregistrez Principal depuis Principal.

Onglet Dates

Définir le début et la fin

Début, fin et fuseau tiennent dans une seule carte, Quand ça se passe.

1. Ouvrez l'onglet Dates.
2. Renseignez Date et heure de début : une date, puis un champ d'heure que vous pouvez saisir ou parcourir.
3. Renseignez Date et heure de fin, ou laissez vide. Elle est marquée (optionnel), et (requis si programmation activée) dès que la programmation est activée. Effacer, à côté du libellé, la vide.
4. Vérifiez Timezone. Tout ce qui précède y est lu, et chaque option affiche son décalage actuel.
5. Enregistrez depuis la barre en bas de l'écran.

Sous les champs, une ligne redit ce que vous avez réglé - la plage complète et sa durée, pour qu'un événement qui se termine à 06:00 le lendemain matin soit visible plutôt que déduit. Si la fin précède le début, elle le signale à la place.

Quand votre fuseau diffère de celui de l'événement, une seconde ligne donne le début dans le vôtre. L'indication sous Timezone dit le reste sans détour : Toutes les dates ci-dessus sont lues dans ce fuseau - y compris l'heure d'ouverture vue par les acheteurs. C'est le champ à vérifier en premier sur un événement créé depuis un autre pays, car c'est le fuseau du créateur qui est stocké à la création.

À quoi ressemble le verrou. Un bandeau apparaît en haut de l'onglet, affichant Des ventes ont eu lieu - les dates de l'événement ne peuvent plus être modifiées, les cases de date et d'heure de début et de fin grisent, et Enregistrer les modifications est désactivé. Il n'existe aucun contournement dans l'interface.

Trois contrôles de l'onglet ne grisent pas : le sélecteur Timezone, l'interrupteur Programmation et Gérer les jours. Ils restent cliquables, mais avec Enregistrer les modifications désactivé cet onglet n'enregistre rien, donc un fuseau que vous changez ici n'est pas conservé.

Une exception étroite : si vous activez Programmation alors que l'événement n'a aucune date de fin, les champs de fin et Enregistrer les modifications restent utilisables pour que vous puissiez fournir celle qu'exige la programmation. La date de début, elle, reste verrouillée.

Le verrou peut manquer alors qu'il ne devrait pas. Il repose sur une seule question que la page pose au serveur en se chargeant : cet événement a-t-il une commande payée ? La poser exige la permission de voir les commandes de l'événement, et un refus n'est jamais signalé. La page continue comme si rien n'avait été vendu. Un membre qui peut modifier les paramètres mais ne peut pas voir les commandes n'obtient donc aucun bandeau, des champs de date modifiables et un interrupteur Sway Tickets actif sur un événement qui vend depuis des semaines.

Il existe un indice fiable, parce que c'est la même permission qui place Alertes de vente dans la barre d'onglets. Sur un événement avec Sway Tickets activé, un onglet Alertes de vente absent signifie que vous ne voyez pas les commandes, donc que le verrou de cet écran n'est pas digne de confiance. Un bandeau absent n'est pas une preuve que rien n'a été vendu : demandez à quelqu'un qui peut ouvrir les Commandes de l'événement avant de changer une date.

Gérer les jours d'un festival

Avec Programmation activée, une carte Gérer les jours apparaît en bas de l'onglet.

1. Cliquez sur Ajouter un jour.
2. Renseignez Nom du jour, Début et Fin. Les trois sont obligatoires, et les deux heures doivent tomber à l'intérieur du début et de la fin de l'événement.
3. Cliquez sur Ajouter.
4. Réordonnez avec les boutons ↑ et ↓ de la ligne, ou en faisant glisser sa poignée. Le crayon modifie, la corbeille retire.
5. Enregistrez depuis la barre en bas de l'écran.

Les jours sont ce que l'écran de programmation propose quand vous affectez un artiste à un jour.

Onglet Scènes

Visible seulement tant que Programmation est activée. Les scènes sont les salles, les chapiteaux ou les étages sur lesquels votre programmation est répartie.

1. Ouvrez l'onglet Scènes.
2. Cliquez sur Ajouter une scène, tapez un Nom de la scène, cliquez sur Ajouter.
3. Réordonnez avec les boutons ↑ et ↓, ou en faisant glisser la poignée. Les lignes sont numérotées, et cet ordre est celui qu'utilise la programmation publique.
4. Enregistrez depuis la barre en bas de l'écran.

Tant que vous n'en avez pas ajouté, la carte propose un emplacement vide qui ouvre le panneau. Une fois les scènes créées, l'écran de programmation les propose dans une liste déroulante au lieu d'un champ libre, ce qui empêche la même salle d'être orthographiée de trois façons.

Onglet URL

Deux adresses, et un QR code.

URL permanente est l'adresse à laquelle l'événement répond toujours. Elle ne change jamais et ne peut pas être supprimée. Le bouton à côté la copie.

URL personnalisée est une adresse courte et lisible que vous choisissez, affichée avec une pastille Active ou Inactive une fois qu'elle existe.

1. Ouvrez l'onglet URL.
2. Tapez l'adresse voulue. Les majuscules sont mises en minuscules pendant la frappe, tout ce qui sort de a-z, 0-9 et du tiret est écarté, et les tirets doublés se réduisent à un seul.
3. Attendez que la vérification sous le champ annonce l'adresse libre. Le bouton de la barre d'enregistrement reste désactivé jusque-là.
4. Enregistrez depuis la barre en bas de l'écran, comme sur tous les autres onglets.

Trois règles ne s'annoncent qu'une fois enfreintes : l'adresse doit commencer par une lettre, finir par une lettre ou un chiffre, et faire entre 3 et 80 caractères. Ainsi 2026-tour et nye- sont tous deux refusés, alors qu'ils n'utilisent que des caractères acceptés par le champ.

Une fois l'adresse personnalisée Active, Sway y renvoie l'événement partout : les cartes d'événement sur une page promoteur, artiste, lieu ou ville, le lien qu'un ambassadeur copie, et les liens personnels envoyés par une prévente. La page de l'événement déclare aussi cette adresse comme canonique : un visiteur arrivé par l'URL permanente obtient toujours la page, et les moteurs de recherche savent laquelle des deux indexer.

Une carte QR Code apparaît en dessous une fois l'adresse personnalisée créée - il pointe vers l'URL personnalisée, il survit donc à un renommage ultérieur. Et Voir les stats URL dans Insights → vous emmène vers les clics qu'elle a collectés.

Supprimer retire l'adresse, derrière une fenêtre intitulée Supprimer l'URL personnalisée ? qui précise Cette action est irréversible. Tout ce qui a déjà été imprimé ou publié avec cette adresse cesse de fonctionner. L'URL permanente n'est pas affectée.

Onglet Paiements

Cet onglet n'apparaît qu'une fois Sway Tickets activé et enregistré. Avant cela il n'est pas du tout dans la barre d'onglets : basculer l'interrupteur ne suffit donc pas, enregistrez l'onglet Principal et l'onglet rejoint la barre.

Exactement un promoteur reçoit l'argent. L'onglet le dit : Un seul promoteur peut être lié pour les paiements. Pour changer, dissociez d'abord le promoteur actuel. Le tableau liste les promoteurs rattachés à l'événement sur lesquels vous pouvez agir, avec leur compte Stripe, et une seule ligne au maximum peut être liée à la fois.

Pour choisir le bénéficiaire :

1. Ouvrez l'onglet Paiements.
2. Trouvez le promoteur dans le tableau.
3. Cliquez sur Lier ce promoteur.

Seul un promoteur ayant déjà un compte Stripe peut être lié ; les autres affichent Pas de compte Stripe dans la colonne Stripe et ne proposent aucun bouton. Le promoteur lié passe sur la ligne du haut, marquée Reçoit les paiements, avec Dissocier comme seule action.

Trois situations sont signalées, chacune avec un correctif différent :

Une fois que l'événement a vendu un billet, Dissocier est désactivé et le survoler affiche Verrouillé - des billets ont été vendus pour cet événement. L'argent déjà dû doit garder une destination.

Connecter Stripe lui-même se fait sur la page promoteur, pas ici. Voir Connecter les paiements.

Onglet Pourboires

Disponible avec Sway Tickets activé, pour toute personne qui peut modifier les paramètres de l'événement. Il décide si les acheteurs de cet événement se voient proposer un pourboire facultatif au paiement.

Sous Pourboire au paiement, trois choix :

• Comme suivi du nom du promoteur qui encaisse suit l'interrupteur de ce promoteur, Proposer un pourboire sur tous mes événements. Chaque événement démarre ici.
• Activé propose le pourboire sur cet événement, quel que soit le choix du promoteur.
• Désactivé le masque sur cet événement, quel que soit le choix du promoteur.

Le changement s'applique dès le clic, sans bouton d'enregistrement : rechoisir l'option précédente l'annule. En dessous, un bloc dit ce que voient les acheteurs maintenant : Proposé aux acheteurs, Non proposé, ou Indisponible pour ce compte de paiement quand le promoteur qui encaisse n'a pas de compte Stripe ou un compte établi hors de l'Union européenne. Dans ce cas Activé reste grisé, et Voir les paiements ouvre l'onglet Paiements quand le compte manque.

Ce que voit l'acheteur, les remboursements et la fiscalité sont décrits dans Pourboires et dons.

Onglet Alertes de vente

Disponible avec Sway Tickets activé, pour quiconque peut voir les commandes de l'événement. Soyez notifié à chaque vente de billet validée sur cette page.

L'onglet a trois parties, et elles n'ont pas la même portée.

Me notifier en push n'appartient qu'à vous. L'activer vous envoie une notification dans l'application quand un billet se vend sur cet événement. Cela s'enregistre dès que vous le basculez, sans bouton séparé.

Telegram est partagé par toute la page : les alertes vont aux conversations connectées ici, pour tout le monde, pas seulement pour vous.

Réglages de la page est également partagé, et seuls les managers peuvent le modifier. Les autres voient les valeurs avec une note affichant Seuls les managers peuvent modifier ces réglages.

Une invitation guestlist est une commande à 0 €, donc Inclure les commandes gratuites la masque déjà - et masque avec elle toutes les vraies inscriptions gratuites. Coupez plutôt Inclure les invitations guestlist : les billets que vous offrez restent silencieux sur les deux canaux, push et Telegram, pendant qu'une vraie inscription gratuite continue de s'annoncer.

Cadence et fenêtre sont des rangées de boutons, pas des listes déroulantes : l'option que vous n'avez pas retenue reste lisible à côté de celle que vous avez choisie. En dessous, une ligne énonce ce que les quatre réglages donnent au total - Vous recevez une alerte groupée au plus toutes les 10 minutes, inscriptions gratuites comprises. Lisez cette ligne plutôt que de recomposer les réglages au-dessus d'elle.

Modifier l'un des quatre fait apparaître en bas une barre Réglages d'alerte non enregistrés, avec son propre bouton Enregistrer. Me notifier en push est l'exception : il n'appartient qu'à vous et s'enregistre dès que vous le basculez.

Onglet Revente

Disponible avec Sway Tickets activé. Il permet aux acheteurs de revendre leurs billets via TicketSwap SecureSwap plutôt que sur les réseaux sociaux, et le billet revendu reste valable.

Activez Autoriser la revente pour cet événement, choisissez la Plateforme de revente et cliquez sur Enregistrer. Contrairement à la plupart des onglets, celui-ci a son propre bouton Enregistrer et ne fait pas apparaître la barre Modifications non enregistrées.

Avec TicketSwap SecureSwap sélectionnée, un encadré d'information intitulé Comment fonctionne la revente sur TicketSwap résume les règles :

• Fonctionnement. Le détenteur d'un billet le met en vente sur TicketSwap depuis le lien de sa page de billets. Quand il est vendu, Sway annule le code-barres d'origine et émet un nouveau billet au nouvel acheteur : un seul des deux entre, jamais les deux.
• Frais. TicketSwap prélève ses propres frais de service sur la revente : 5 % pour le vendeur et 7 % pour l'acheteur. Vous en recevez une part via le tableau de bord partenaire de TicketSwap.
• Ce qui n'est jamais revendu. Les invitations, les billets gratuits et les types de billet du back-office. La revente se ferme à la fin de l'événement, ou 12 heures après le début s'il n'a pas d'heure de fin.
• Verrous. Tant qu'un billet est en vente, il ne peut être ni remboursé, ni cédé à quelqu'un d'autre, ni téléchargé. Une fois revendu, sa commande ne peut plus être remboursée que billet par billet, sans celui qui a été revendu : l'écran de la commande refuse un remboursement total ou par montant avec un message.
• Nommer TicketSwap. TicketSwap exige que vous le nommiez comme partenaire de revente. Sway l'ajoute automatiquement à l'e-mail de confirmation de commande, en une ligne sous la description sur la page publique de l'événement (elle ne fait pas partie de votre description : l'éditeur ne l'affiche pas et ne la modifie pas), et à nouveau sur la page de l'événement une fois tous les types de billet épuisés. Ajoutez-le vous-même à la FAQ de votre événement.

Zone à risque

Visible par les Admins uniquement. Elle contient une seule action : Supprimer cette page.

1. Ouvrez l'onglet Zone à risque.
2. Cliquez sur Supprimer cette page.
3. Saisissez le titre de l'événement exactement comme il apparaît, majuscules et ponctuation comprises. La fenêtre vous montre la chaîne exacte à taper.
4. Cliquez sur Supprimer cette page.

Le bouton de confirmation reste inerte tant que ce que vous avez tapé ne correspond pas au titre caractère pour caractère. C'est le seul garde-fou, et c'est délibéré.

Un événement qui a vendu des billets ne peut pas être supprimé. Le bouton est désactivé et une ligne en dessous affiche Cet événement ne peut pas être supprimé car des billets ont été vendus. La dépublication est elle aussi bloquée dès que des commandes existent : un événement qui a mal tourné après l'ouverture des ventes s'annule et se communique, il ne se fait pas disparaître.

Avec un accès en lecture seule

Si votre rôle sur l'événement accorde la consultation mais pas la modification, chaque onglet s'ouvre quand même et chaque valeur reste lisible, tous les contrôles étant désactivés. Zone à risque n'apparaît pas du tout, puisqu'elle exige Admin.

Les rôles et les fonctionnalités se règlent sur l'écran Permissions de l'événement, décrit dans Gérer les permissions.

Depuis l'application mobile

Les détails d'un événement, sa programmation et son horaire peuvent aussi se modifier depuis votre téléphone : Modifier un événement (application mobile). Les adresses personnalisées, les paiements et les alertes de vente restent réservés au web.