Liste d'invités
La liste d'invités est le seul écran d'un événement où le même formulaire fait deux travaux différents. Lequel vous obtenez dépend de l'interrupteur Sway Tickets dans Paramètres → Principal.
- Sway Tickets activé. Le formulaire émet de vrais billets gratuits : une commande, un QR code scannable et un email de billet par invité. Le panneau s'intitule Émettre des billets d'invitation.
- Sway Tickets désactivé. Le même formulaire ajoute des noms à une liste d'entrée, et rien de plus. Aucune commande, aucun QR code, aucun email. Le panneau s'intitule Ajouter des invités, et un avertissement en haut du panneau indique que les billets d'invitation ne peuvent être ni émis ni envoyés pour cet événement, avec un lien affichant L'activer dans les Paramètres →.
Tout ce qui est hors du panneau se comporte de façon identique dans les deux cas : le tableau, le compteur de validation d'entrée et les deux exports.
Ouvrir la liste d'invités
- Ouvrez Backstage, puis cliquez sur votre événement.
- Cliquez sur Billets, sous Billets & Shop dans la barre latérale gauche, puis ouvrez l'onglet Liste d'invités.
Le compteur à côté de la recherche compte des lignes, pas des billets : une
ligne peut couvrir plusieurs personnes. Le chiffre des entrées à côté compte, lui,
des personnes - du type 12 entrée(s) sur 180 - parce qu'une ligne à cinq billets,
c'est cinq personnes à la porte.
Ajouter, valider une entrée, révoquer et retirer exigent tous la permission de gérer la liste d'invités sur cet événement. Sans elle, la page s'ouvre quand même et chaque contrôle est désactivé. Voir Gérer les permissions.
Ajouter un invité à la liste d'entrée
À utiliser quand l'événement ne vend pas via Sway Tickets.
Cliquez sur Ajouter des invités, à droite de la barre d'outils : le formulaire glisse depuis la droite.
- Renseignez le Prénom.
- Renseignez éventuellement le Nom et l'Email.
- Fixez la Quantité : combien de personnes ce nom couvre à l'entrée, jusqu'à 20.
- Choisissez Invité par si quelqu'un en particulier les amène - voir plus bas.
- Cliquez sur Ajouter à la liste.
La ligne apparaît en bas du tableau avec le statut Listé. Rien n'est créé et rien n'est envoyé.
Prénom porte un astérisque, mais le formulaire est plus tolérant que ça : un nom ou un email suffit, et valider sans ni l'un ni l'autre affiche Un nom ou un email est requis. Si vous ne fournissez qu'une adresse, cette adresse devient le nom affiché dans la liste.
Émettre un billet d'invitation à un invité
À utiliser quand l'événement vend via Sway Tickets.
Cliquez sur Ajouter des invités, à droite de la barre d'outils : le formulaire glisse depuis la droite.
- Renseignez l'Email. C'est le champ obligatoire dans ce mode, parce que le billet doit être adressé à quelqu'un.
- Renseignez éventuellement le Prénom et le Nom. Ils personnalisent le billet.
- Choisissez un Type de billet, ou laissez-le sur Guestlist (gratuit, créé auto.).
- Fixez la Quantité, jusqu'à 20 par invité.
- Laissez Envoyer le billet par email à l'invité activé pour le livrer tout de suite, ou désactivez-le pour créer les billets sans rien envoyer.
- Choisissez Invité par si quelqu'un en particulier distribue ces billets.
- Cliquez sur Émettre les billets.
Le message de succès compte des billets, pas des invités. Un invité avec une quantité de 3 donne trois billets d'invitation émis, pas un. Quand une partie d'un lot échoue, le message rapporte les deux nombres séparément à la place.
Valider avec un Email vide affiche Un email valide est requis pour émettre un billet. Le type choisi reste sélectionné après une émission réussie : une série d'invités distincts sur le même type n'a donc pas besoin d'être resélectionnée.
Qui les a invités
Invité par liste les promoteurs de l'événement, puis Quelqu'un d'autre…, qui ouvre un champ libre pour un artiste, un sponsor, la salle, ou qui que ce soit d'autre qui distribue des invitations. Il n'y a pas d'option « personne » - une invitation vient toujours de quelqu'un - donc le champ s'ouvre sur le premier promoteur, et une soirée à un seul promoteur ne demande aucune réflexion. Choisir Quelqu'un d'autre… en laissant le champ vide refuse le lot avec Dites qui les invite, ou choisissez un promoteur.
Le sélecteur s'affiche quel que soit le nombre de promoteurs : une soirée à un seul promoteur donne quand même des billets à ses artistes. Sur une co-production, c'est la seule chose qui dit de quelle liste vient un invité.
Le choix s'applique au lot entier, liste collée comprise, et il survit d'un lot à l'autre : choisissez votre promoteur une fois, collez sa liste en trois fois, les trois arrivent sous le même nom. Changez-le avant le lot qui revient à quelqu'un d'autre.
Le nom s'affiche sous l'invité dans le tableau et part dans les deux exports.
Quel type de billet est utilisé
Guestlist (gratuit, créé auto.) retombe sur le premier type de billet gratuit réservé à l'admin de l'événement, et en crée un nommé Guestlist sans limite de capacité si l'événement n'en a aucun. Il n'apparaît jamais dans la boutique publique.
N'importe quel autre type peut être choisi à la place, y compris les types cachés et les types admin ; la liste affiche le prix, et la visibilité pour tout ce qui n'est pas public. Une invitation sur un type payant ne coûte rien à l'invité mais consomme le stock de ce type exactement comme une vente. Un invité dont le type choisi est épuisé revient dans le décompte des échecs.
Émettre des invitations réveille les alertes de vente
Une invitation est une vraie commande : chaque billet émis notifie les Alertes de vente de l'événement exactement comme une vente - quarante invitations, quarante alertes, ou un digest bondé. Deux interrupteurs sous Paramètres → Alertes de vente → Réglages de la page l'arrêtent :
- Inclure les invitations guestlist - coupé, les invitations se taisent sur les deux canaux, push et Telegram, pendant qu'une vraie inscription à 0 € continue de s'annoncer.
- Inclure les commandes gratuites - coupé, plus rien à 0 € ne notifie, invitations et inscriptions gratuites confondues.
Les deux vivent sur l'événement et non sur la page promoteur, et seuls les managers peuvent les changer. Option par option dans Paramètres de l'événement.
Ajouter plusieurs invités d'un coup
Ajout en masse (coller une liste) ouvre une zone de texte sous les champs. Un invité par ligne, valeurs séparées par des virgules.
L'ordre des colonnes n'est pas le même dans les deux modes. Vérifiez le titre du panneau avant de coller, et lisez l'indication sous la zone, qui énonce l'ordre et quelle valeur est obligatoire.
Sway Tickets activé, sous Émettre des billets d'invitation. L'ordre est
email, prénom, nom, quantité, et seul l'email est obligatoire :
[email protected], Ada, Lovelace, 2
[email protected], Grace, Hopper
[email protected]
[email protected], , , 4
Ada reçoit deux billets, Grace un, Kat un listé sous son adresse, Mo quatre.
Sway Tickets désactivé, sous Ajouter des invités. L'ordre est
nom, email, quantité, et seul le nom est obligatoire :
Ada Lovelace, [email protected], 2
Grace Hopper
Kat Johnson, , 3
La valeur du milieu vide chez Kat garde sa quantité en troisième position. Sauter une valeur ne pose pas de problème ; sauter sa virgule décale tout ce qui suit.
Une liste collée remplace les champs au-dessus d'elle. Tant que la zone contient quoi que ce soit, Prénom, Nom, Email et Quantité sont ignorés et seules les lignes collées sont utilisées. Type de billet et Envoyer le billet par email à l'invité font exception : ils s'appliquent à tout le lot.
Les lignes vides sont ignorées. Une quantité supérieure à 20 est ramenée à 20, et une soumission est plafonnée à 200 invités. En mode invitation, une ligne sans aucun email est écartée avant l'envoi, tandis qu'une adresse que le serveur refuse revient dans le décompte des échecs : un résultat partiel mérite donc d'être lu plutôt que balayé.
Ce que reçoit un invité
| Situation | Ce qui est créé | Ce qui est envoyé |
|---|---|---|
| Sway Tickets activé, Envoyer le billet par email à l'invité activé | Une commande d'invitation à prix zéro et ses billets QR | Un email de billet personnalisé |
| Sway Tickets activé, cet interrupteur désactivé | La même commande et les mêmes billets | Rien, jusqu'à ce que vous utilisiez Renvoyer |
| Sway Tickets désactivé | Une ligne sur cette liste | Rien |
Une commande d'invitation apparaît dans les Commandes comme n'importe quelle autre, à un total de zéro et marquée comme offerte. Aucun argent ne bouge, aucun compte de paiement n'est donc impliqué.
Valider les entrées à la porte
Une ligne n'est pas toujours une personne : la colonne Entrée est donc un
compteur entre un moins et un plus, du type 3/5 - trois des cinq personnes de
cette ligne sont entrées. Une ligne à un seul billet affiche 0/1 et fonctionne
exactement pareil.
Chaque + fait entrer une personne de plus de cette ligne, − en reprend
une. Le nombre de gauche passe au vert dès que quelqu'un est entré ; le /5 qui
le suit seulement quand la ligne entière est arrivée - une ligne complète est donc
verte de bout en bout. Le compteur à
côté de la recherche monte du nombre de personnes, et le nom n'est barré - la
ligne estompée - que lorsque la ligne entière est arrivée.
Un billet scanné valide son invité tout seul. Quel que soit le scanner qui lit le QR code - l'app Sway, le scanner web, ou un scan synchronisé plus tard depuis le mode hors ligne -, le compteur de la ligne bouge de lui-même. Personne n'a à cocher un invité qui a scanné.
Renvoyer, révoquer et retirer
Les actions d'une ligne dépendent de son statut.
- Renvoyer envoie à nouveau l'email du billet. Elle n'est proposée que sur les lignes Émis, et seulement tant que Sway Tickets est activé. C'est aussi ainsi qu'un invité créé avec l'interrupteur d'email désactivé reçoit son billet pour la première fois.
- Révoquer annule l'invitation : les QR codes cessent de scanner, le stock que l'invitation retenait revient au type de billet, et la ligne devient Révoqué. Les billets déjà scannés conservent l'entrée dont ils ont bénéficié. Révoquer reste disponible même si Sway Tickets est désactivé ensuite : une invitation peut donc toujours être dénouée.
- Retirer supprime la ligne, derrière une confirmation Retirer l'invité. Elle n'est proposée que sur les lignes Listé et Révoqué. Une invitation émise doit être révoquée avant de pouvoir être retirée.
Retirer un invité révoqué supprime la ligne de cette liste, pas la commande derrière. Cette commande reste dans les Commandes, avec ses billets déjà invalidés.
L'émission et le renvoi sont tous deux limités en fréquence, parce que chacun envoie un vrai email en votre nom. Une longue rafale est refusée avec un message vous demandant de ralentir ; attendez quelques minutes et continuez.
Exporter la liste
Exporter TXT et Exporter CSV se trouvent dans la barre d'outils au-dessus de la liste et sont grisés tant que la liste est vide. Les deux se téléchargent immédiatement, nommés d'après l'identifiant de l'événement.
- Le fichier TXT est un nom par ligne, avec la personne qui l'a invité entre parenthèses derrière, là où une ligne porte cette attribution. Ce formulaire ne renseigne pas ce champ.
- Le fichier CSV a deux colonnes, intitulées Guest Name et Guest Of. Ces deux intitulés restent en anglais quelle que soit la langue dans laquelle vous utilisez l'admin.
Lire le tableau
| Colonne | Ce qu'elle montre |
|---|---|
| Entrée | Le compteur 3/5 décrit plus haut |
| Nom | Le nom de l'invité, suivi de ×N quand la ligne couvre plusieurs personnes, et de qui l'a invité sur une seconde ligne quand la ligne le porte |
| L'adresse, ou un tiret sur une ligne qui n'en a pas | |
| Statut | Voir plus bas |
| Ajouté le | Le jour où la ligne a été créée |
| Actions | Renvoyer et Révoquer, ou Retirer |
| Statut | Signification |
|---|---|
| Listé | Une ligne de liste d'entrée. Aucun billet n'existe derrière |
| Émis | Un billet d'invitation existe et se scanne |
| Révoqué | L'invitation a été annulée et ses QR codes ne scannent plus |
Les lignes dont tous les invités sont arrivés sont estompées, les révoquées aussi : une liste complète se lit donc d'un coup d'œil, même à distance depuis l'autre bout d'une table à l'entrée.
Tant que le premier invité n'est pas ajouté, la page affiche un état vide qui vous invite à en ajouter un avec le bouton Ajouter des invités.