Commandes

Commandes est le registre de chaque achat effectué sur un événement : qui a acheté, quoi, pour combien, et quels billets en sont sortis. C'est aussi là qu'un remboursement s'émet.

Il y a deux écrans. La liste montre toutes les commandes, dix à la fois. Cliquer sur une ligne ouvre l'écran de détail de cette seule commande, qui est celui qui peut agir.

La ligne de la barre latérale n'est pas liée à l'interrupteur Sway Tickets : elle reste donc disponible sur un événement qui ne vend pas via Sway en ce moment.

Ouvrir la liste des commandes

1. Ouvrez Backstage, puis cliquez sur votre événement.
2. Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Commandes, sous l'intitulé Billets & Shop.

Si votre compte peut ouvrir l'événement mais pas ses commandes, les deux écrans vous le disent différemment. La liste n'est d'aucune aide : elle affiche un titre générique Une erreur est survenue, et la phrase en dessous dit que les commandes n'ont pas pu être chargées. C'est le même message que produit une panne réseau, il ne vous dit donc pas réellement qu'une permission manque. L'écran de détail d'une commande est explicite, et répond Accès refusé avec une ligne disant que vous ne disposez pas des permissions nécessaires pour voir cette commande.

Dans les deux cas, quelqu'un qui administre l'événement doit vous l'accorder, voir Permissions. Un accès en lecture suffit pour parcourir les commandes et les ouvrir. Copier un identifiant ou une adresse depuis la liste, et toutes les actions de l'écran de détail hormis les deux boutons de reçu, exigent le niveau supérieur.

Lire la liste

Un N ✓ vert à côté du nombre de billets est le nombre déjà scannés à l'entrée. Dans la colonne Réduction, un coupon en pourcentage affiche son pourcentage sous le code ; un coupon en montant fixe y affiche un tiret, puisqu'il n'y a pas de pourcentage à énoncer. Le montant total retiré est sur la commande elle-même.

Un acheteur qui a ajouté un pourboire le montre sur une seconde ligne sous le montant, par exemple + 5,00 € de pourboire. Le pourboire est à vous, mais ce n'est pas une recette de billetterie : Total le laisse de côté. Sous le titre de la page, la ligne Pourboires : 45,00 € sur 9 commandes additionne les pourboires de tout l'événement. Voir Pourboires et dons.

Statut et origine

Statut vaut Payé, Complété, Réussi, En attente, Remboursé, Échoué, Annulé ou Expiré.

Deux pastilles changent ce tableau :

• Une pastille Offert remplace entièrement le statut. La commande était un billet d'invitation, émis gratuitement : il n'y a donc jamais eu de paiement à réussir ou à échouer.
• Une pastille Prévente ou Code privé se pose à côté du statut au lieu de le remplacer. D'où vient une commande est une question distincte d'où elle est arrivée, les deux sont donc affichées. Les ventes publiques ordinaires ne portent aucune pastille d'origine.

Une ligne avec une demande de facture porte elle aussi sa propre pastille, voir Demandes de facture, plus bas.

Révéler l'email d'un acheteur

Les adresses sont masquées par défaut, pour qu'un fichier client ne se lise pas sur votre écran par-dessus votre épaule.

1. Cliquez sur l'icône œil dans l'en-tête de la colonne Email. Son infobulle affiche Afficher les emails.
2. Lisez ce dont vous avez besoin, puis recliquez dessus, désormais Masquer les emails.

Le choix dure tant que vous restez sur la page et se réinitialise à votre prochaine visite.

Naviguer dans les pages

La liste charge dix commandes à la fois et va chercher les dix suivantes sur le serveur : le compteur sous le tableau est donc le vrai total de l'événement, pas le nombre à l'écran. Utilisez les flèches en bas à droite, ou Précédent et Suivant sur un téléphone.

Exporter en CSV

1. Cliquez sur Exporter CSV en haut à droite de la liste.
2. Le fichier se télécharge immédiatement. Aucune fenêtre, aucune option.

Les sept colonnes sont ID Commande, Statut, Email Acheteur, Total, Pourboire, Devise et Date. Le montant suit la même base nette que la colonne Total, et le pourboire reste à part, dans sa propre colonne.

Ouvrir une commande

Cliquez sur n'importe quelle ligne de la liste. L'écran de détail est intitulé Détail de la commande et se présente comme une large colonne de cartes avec un panneau d'actions à droite.

La carte de résumé

Informations générales porte l'ID de commande, le Statut, l'Email de l'acheteur derrière son propre bouton œil, l'heure de Créé le, le Montant total, la Devise et le Prestataire de paiement.

Quand l'acheteur a indiqué son nom à l'achat (le champ est facultatif), une ligne Nom de l'acheteur l'affiche à côté de l'email, et le reçu imprimé le reprend.

Quand aucun coupon n'a été utilisé, une seconde ligne affiche Calculé : suivi du total reconstruit à partir des lignes de commande. C'est un recoupement avec le montant que le prestataire de paiement a réellement prélevé. Quand un coupon a été utilisé, la carte affiche à la place le sous-total avant remise barré, avec le montant payé en dessous.

Au-dessus de ces champs, un bandeau apparaît quand il y a quelque chose à dire sur la commande :

Ce dernier bandeau est une lecture. Il rapporte un remboursement ; il n'en effectue pas.

Le détail des produits

Produits commandés liste ce qui a été acheté, une ligne par type de billet, avec Qté, Total billets (supérieur à la quantité quand un achat produit plusieurs billets), Prix unitaire et le Total de la ligne.

Le pied de tableau donne l'argent en entier : Sous-total (billets), puis Frais, puis, quand un coupon s'applique, Sous-total (avant remise) et la ligne Remise, et enfin le Total réellement prélevé.

Quand l'acheteur a ajouté un pourboire, le pied du tableau porte une ligne Pourboire avant le Total, ou Don sur la commande d'un organisme sans but lucratif, et le Total l'inclut. Vous touchez : le laisse de côté : c'est la recette de billetterie, le même chiffre que dans la liste.

Travailler avec les billets

La carte Billets liste chaque billet que la commande a produit, avec son identifiant court, son produit, son Titulaire et son statut. Les noms et emails des titulaires sont masqués jusqu'à ce que vous cliquiez l'icône œil dans l'en-tête Titulaire.

Les statuts de billet sont Valide, Scanné, Remboursé, Annulé et Revendu. Un billet revendu nomme en dessous la personne à qui il est allé. Un billet arrivé par revente porte un badge Revente à côté de son identifiant.

Au bout de chaque ligne se trouve le bouton QR, et à côté un menu ⋮ avec le reste. Toutes demandent le niveau de permission supérieur :

• Voir le QR code ouvre le code que lit le scanner à l'entrée.
• Renvoyer l'email renvoie le billet à son titulaire. Elle est indisponible quand le billet n'a pas d'email de titulaire, et l'infobulle le dit alors et vous demande de renseigner d'abord un destinataire.
• Modifier l'email du détenteur corrige l'adresse sur un seul billet. La fenêtre refuse tout ce qui n'est pas une adresse valide, et le changement prend effet dès que vous enregistrez.
• Annuler le billet invalide ce seul billet.

Annuler vous demande de taper Annuler dans la case de confirmation avant que le bouton devienne utilisable. Cela ne déplace aucun argent.

Laquelle des quatre vous obtenez réellement dépend du statut du billet. Voir le QR code est toujours là. Renvoyer l'email et Modifier l'email du détenteur disparaissent des billets déjà remboursés, annulés ou revendus. Annuler le billet est plus stricte que les deux : elle ne s'affiche que tant que le billet est Valide, elle disparaît donc aussi dès que le billet est scanné. Un billet qui est passé la porte ne peut plus du tout être annulé depuis cet écran.

Le fil d'activité

Activité fusionne deux historiques en une seule chronologie, du plus récent au plus ancien : les événements de la commande elle-même (créée, mise à jour, remboursement effectué, annulée) et chaque email que Sway a envoyé à son sujet. Chaque email affiche son type, s'il a été Envoyé, En attente, En cours ou en Échec, quel billet il concernait, et, en cas d'échec, la raison.

Rembourser une commande

Les remboursements s'émettent ici, depuis le panneau Actions sur la commande à droite de l'écran de détail. Nulle part ailleurs dans l'admin.

Le bouton Rembourser la commande n'apparaît que tant que la commande est Payé ou Complété et qu'il reste quelque chose de remboursable. Sinon le panneau annonce Aucune action disponible pour cette commande et nomme le Statut actuel :.

1. Cliquez sur Rembourser la commande.
2. Choisissez combien rendre, avec les trois boutons en haut de la fenêtre :
   • Tout rembourser rend la totalité du montant restant des billets.
   • Par montant prend un chiffre que vous tapez. Restant remboursable en dessous est le plafond, mais taper plus que lui ne ramène pas votre chiffre à ce plafond. Confirmer est simplement désactivé tant que vous n'abaissez pas le nombre vous-même. Zéro est refusé de la même façon.
   • Par billets vous laisse cocher des billets individuels et rend ce qu'ils ont coûté.
3. Vérifiez le récapitulatif. Il liste le Prix des billets, la Réduction s'il y en avait une, les Frais de service (non remboursables) barrés, et Remboursé au client, qui est le chiffre qui quittera réellement votre compte.
4. Cliquez sur Confirmer.

Sway écrit à l'acheteur dans la minute. L'email donne le montant rendu, dit si la commande est désormais remboursée en totalité ou en partie, nomme les billets qui ne fonctionnent plus (tous, ceux que vous avez cochés, ou aucun après un remboursement partiel par montant) et rappelle que les frais de service ne sont pas remboursés. Le remboursement apparaît dans le fil Activité et dans le bandeau de la carte de résumé, et l'email rejoint le fil sous Confirmation de remboursement : En attente jusqu'à son départ, puis Envoyé. Un envoi qui échoue est retenté tout seul ; le fil n'affiche Échec, avec la raison, qu'une fois les tentatives épuisées. Une commande sans adresse d'acheteur ne reçoit pas d'email.

Sway refuse un remboursement quand TicketSwap détient un billet de la commande : tant qu'un billet est en vente rien ne peut être remboursé, et une fois l'un d'eux revendu seul le remboursement Par billets, sans le billet revendu, passe (une commande achetée sur TicketSwap même est remboursée par TicketSwap, pas ici).

Ce que laisse un remboursement partiel

Rendre une partie d'une commande ne la clôt pas. La commande reste Payé et le bouton reste disponible : vous pouvez donc rembourser à nouveau plus tard, à hauteur de ce qui reste.

Quels billets cessent de fonctionner dépend de la façon dont vous avez remboursé :

• Par billets n'invalide que les billets que vous avez sélectionnés. Les autres restent valides et scannent toujours à l'entrée.
• Tout rembourser, et Par montant une fois toute la valeur des billets rendue, invalident chaque billet de la commande et la font passer en Remboursé.
• Par montant pour moins que la valeur totale laisse chaque billet valide. L'argent est revenu chez l'acheteur, et il peut toujours entrer. Utilisez Par billets quand le but est d'empêcher quelqu'un d'entrer.

L'email de remboursement de l'acheteur suit la même règle : il nomme les billets qui ne fonctionnent plus, ou lui dit que ses billets restent valides.

Un pourboire ajouté par l'acheteur est rendu avec Tout rembourser, et le récapitulatif l'affiche comme Pourboire remboursé. Un remboursement Par billets rend les billets seuls : le pourboire reste sur la commande, qui reste Payé jusqu'à ce qu'un Tout rembourser le rende aussi. Par montant fonctionne de la même façon : les billets cessent de fonctionner dès que leur valeur est rendue, et la commande reste Payé tant que le pourboire y est.

Renvoyer un reçu ou une confirmation

Le même panneau porte deux blocs supplémentaires.

Sous Email, Renvoyer l'email de confirmation envoie à nouveau la confirmation de commande à l'acheteur. Il n'est présent que lorsque la commande a une adresse d'acheteur et n'a pas été remboursée ni annulée, puisqu'il n'y a plus rien d'utile à confirmer après cela.

Sous Export & Impression, Télécharger le reçu PDF télécharge un fichier de reçu, et Imprimer le reçu ouvre la fenêtre d'impression de votre navigateur sur un reçu mis en page dans la page. Les deux n'existent qu'en français et en anglais. Utilisez l'admin dans une autre langue et ils retombent, et même pas sur la même : le PDF téléchargé sort en français, la page imprimée en anglais. Aucun des deux n'exige le niveau de permission supérieur : quiconque peut ouvrir la commande peut en tirer un reçu.

Un reçu n'est pas une facture. Un acheteur qui en a besoin d'une utilise Besoin d'une facture ? depuis l'email de confirmation ou Mes commandes ; voir Demandes de facture, plus bas.

Acheteurs qui ont perdu leurs billets

Un acheteur qui ne retrouve plus ses billets n'a pas besoin de vous. Sway propose une page publique pour cela, Retrouver mes billets, accessible depuis Billets perdus ? dans le pied de page du site Sway. Il n'y a rien à activer : elle fonctionne pour toutes les commandes, sur tous les événements.

L'acheteur saisit l'adresse e-mail utilisée au paiement et clique sur Retrouver mes billets. La page répond toujours Vérifiez votre boîte mail, qu'une commande corresponde ou non à cette adresse. Elle n'affiche jamais de commande ni de billet à l'écran. Ce qui est trouvé est envoyé par e-mail à l'adresse de la commande, et seulement là. Un acheteur invité, sans compte Sway, est couvert : la recherche porte sur l'e-mail de l'acheteur enregistré sur la commande.

Ce qui est envoyé

• Commandes : les commandes payées et les commandes gratuites. Les billets Valide ou déjà Scanné comptent ; les billets remboursés et annulés non.
• Événements : seulement ceux à venir ou en cours. Un événement est terminé à son heure de fin, ou huit heures après son début s'il n'a pas d'heure de fin. Rien n'est envoyé pour un événement terminé, et l'acheteur doit passer par le support.
• Billets personnalisés : un e-mail de billets par détenteur, avec tous les billets de ce détenteur.
• Billets pas encore personnalisés : l'e-mail de commande, avec le lien pour les personnaliser et les télécharger.
• Billets cédés et de liste d'invités : envoyés à l'adresse propre du détenteur, si bien qu'un invité qui a perdu son billet le retrouve avec l'adresse à laquelle il a été émis.

Rien n'est régénéré. Les liens déjà présents dans la boîte de l'acheteur continuent de fonctionner.

Quand l'acheteur a utilisé une autre adresse

Sous le formulaire, Vous avez utilisé un autre e-mail, ou vous n'y avez plus accès ? ouvre une recherche par informations de paiement. L'acheteur choisit comment il a payé : Carte bancaire, Apple Pay, Google Pay, Bancontact, iDEAL ou PayPal.

• Carte, Apple Pay, Google Pay, Bancontact et iDEAL demandent les quatre derniers chiffres (de la carte, ou de l'IBAN) plus la Date d'achat ou le Montant de la commande en €. Le formulaire ne part pas sans l'un des deux.
• PayPal demande l'e-mail PayPal ou l'identifiant de transaction.

Le résultat est le même : les billets sont envoyés à l'adresse de la commande. Billet gratuit et Je ne sais pas ne peuvent pas être recherchés ainsi. Ils mènent à Contacter le support, dans la catégorie Billets perdus du formulaire d'assistance.

Garde-fous

Toutes les réponses sont identiques, la page ne permet donc pas de savoir qui a acheté des billets. Un contrôle de sécurité protège le formulaire et les essais répétés sont limités. Limites actuelles, susceptibles de changer :

Un acheteur qui dépasse une limite voit la même réponse Vérifiez votre boîte mail et ne reçoit rien : il doit patienter et regarder d'abord ses spams.

Demandes de facture

Sway n'émet jamais de facture pour un billet. C'est l'organisateur qui le vend, directement sur son propre compte Stripe, et c'est lui qui émet la facture quand un acheteur en demande une, depuis son propre outil de facturation ou de comptabilité.

Un acheteur qui a payé un billet peut en demander une depuis l'email de confirmation, depuis la page des billets vers laquelle il mène, ou depuis Mes commandes. La demande porte un nom de société ou d'organisation, un numéro de TVA facultatif, une adresse de facturation, l'email auquel envoyer la facture, et une référence facultative. L'acheteur peut la corriger tant qu'elle reste ouverte.

Chaque membre de l'événement qui peut gérer les commandes reçoit alors une notification, Facture demandée, dans l'onglet À traiter de la cloche.

Au-dessus de la liste, un bandeau affiche N demandes de facture à émettre tant qu'il en reste d'ouvertes, avec un bouton qui réduit la liste à exactement ces commandes-là. Comme les pastilles Offert et Prévente (voir plus haut), une ligne avec une demande porte sa propre pastille Facture demandée.

Ouvrir la commande affiche une carte Demande de facture avec tout ce que l'acheteur a envoyé, et un bouton pour le copier. Deux actions l'accompagnent, toutes deux exigeant le niveau de permission supérieur :

• Marquer comme émise, une fois que vous avez réellement envoyé la facture depuis votre propre outil à l'email donné par l'acheteur, ou par e-facturation. Cela fige la demande : l'acheteur ne peut plus la corriger, et elle sort du compte N demandes de facture à émettre.
• Rouvrir, pour dégeler une demande marquée par erreur, ou pour laisser l'acheteur la corriger à nouveau avant que vous ne la réémettiez.

Sway ne fait que porter la demande entre l'acheteur et vous : Sway n'émet, ne conserve ni n'envoie jamais la facture elle-même. Les détails sont supprimés 30 jours après que vous avez marqué une demande comme émise, ou un an après une demande que personne n'a traitée.

Où vit le reste